Анализ проблем организации документооборота и использования документационных систем мон днр

 

Функции обеспечения документооборота выполняет Сектор документационного обеспечения (СДО). Организация управления документооборота в Министерстве типична для органов местного самоуправления.

В настоящее время работы проблемы СДО заключаются во внедрении и использовании современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, в МОН ДНР этот вопрос носит не координируемый характер. Основные объективные проблемы, которые необходимо решить в процессе внедрения современных ИТ-решений в исследуемом органе управления, являются, организационными:

• повышение компьютерной грамотности широкого круга работников;

• блокирование каналов и способов некорректного использования в личных целях;

• устранение пробелов в организации работы органа;

• тщательное планирование и контроль развертывания и эксплуатации автоматизированных систем;

• правильный выбор исполнителя проекта автоматизации, а также оптимальных аппаратной и программной платформ.

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения проблемы СДО. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов.

В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий данный орган государственной власти сможет значительно сэкономить бюджет, привлечь на службу лучшие кадры, повышать эффективность исполнения своих функций, укреплять стабильность в обществе, расширять базу дальнейшего прогресса. [3]

В скором времени планируется разработка структуры информационной системы, которая охватывает несколько функций управления и содержит наборы данных, одновременно используемые различными службами и подразделениями и заканчивая потребителями информационной системы. Очевидно, что создание такой информационной системы требует длительного периода времени и значительных финансовых затрат, поэтому управление государственного архива предложило временную альтернативу - использование программы «1С: Документооборот», но вопрос так и остался не решенным.

Так же одной из проблем организации документационного обеспечения является рост объема документопотока, который можно разделить на объективные и субъективные причины роста. Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, освоение новых районов, строительство и восстановление новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят: бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, возрастание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью; незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, в результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов; неквалифицированное документирование распорядительной деятельности; несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.; отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов; некомпетентность управленческого персонала в решении оперативных задач; отсутствие в управленческом аппарате регламентации образования документации приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию; широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере; использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме. [4]

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, выделяется как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Основополагающую роль в решении проблем сектора ДО должен сыграть Закон о документации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДО. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение.[5]