Организация документооборота. Текущий архив учетных документов.

Бух.документы находятся в движении от момента выписки до сдачи их на хранение в архив. После их составления они поступают в бухгалтерию организации для дальнейшей обработки. В бухгалтерии документы отражаются в учете и используются в контрольных целях после чего они сдаются в архив.

Путь, который проходят документы называется документооборотом.

Основными этапами д/о являются:
1) состав и оформление
2) движение документов по отделам и рабочим местам
3) передача документов в бухгалтерию организации
4) сдача документов в архив.

На третьем этапе после поступления их к работникам бухгалтерии документы проверяются на правильность их составления и оформления, т.к. многие их них составляются оперативными работниками без участия работников бухгалтерии.

Проверяются документы в бухгалтерии так же с точки зрения законности совершения хоз. операции.

1) Проверка законности хоз. операции, оформленной документами (проверка «по существу») заключается в выяснении соблюдения законов, нормативных актов, их хоз. целесообразности.

2) При проверке документов по форме (формальной проверке) следует установить полноту и правильность заполнения всех реквизитов, наличие в документе соответствующих подписей, четкость и ясность текста и цифр, правильность указания даты составления документов, четкость проставления измерителей.

3) Арифметической называется проверка правильности подсчета, таксировки (количество * цену), сложение сумм при подведении итога.

Документы, оформленные с нарушением установленных правил (без надлежащего разрешения, с незаполненными реквизитами, без подписи и т.д.), возвращаются исполнителям для дооформления.

Документы, свидетельствующие о совершении незаконных хоз. операциях или содержащие следы подделки подписи, подчистки цифр не могут служить основанием для б/у.

После всего документы группируют.

После отражения во всех хоз. операций по документам на синтетических и аналитических счетах документы сдаются в архив.

Бух. архив организации находится в специальном помещении или закрытых шкафах.

Документы их бух. архива выдаются только с разрешения главного или старшего бухгалтера. Изъятие документов по требованию судебно-следственных и других органов происходит на основании письменного распоряжения этих органов с разрешения руководителя организации.

Документы, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, должны храниться вместе подшитыми в одну папку и в конце отчетного периода переплетены. На папке указывается месяц, квартал, год, к которому относятся документы, шифр синтетического счета. Номера документов с №… по №… включительно, их количество и другие справочные сведения.

В бухгалтерском текущем архиве хранятся документы за текущий год, поскольку они нужны для различного рода справок. В начале года документы за прошлый год передаются из бух.текущего архива в общий архив организации, т.е. в постоянный архив, где они находятся в течение сроков, определяемых текущим законодательством. Обычно документы хранятся до 5 лет, а некоторые, например, по з/п, хранятся 75 лет.

Для каждого конкретного документа в организации должна быть установлена схема д/о. Такая схема д/о составляется главным бухгалтером организации. Она обычно разрабатывается в виде графиков, в которых устанавливаются отделы, через которые проходит документ, сроки от выписки до подшивки их в архив.

18. Инвентаризация, ее виды, порядок проведения, регулирование результатов инвентаризации.

Инвентаризация – метод БУ, который обеспечивает контроль за сохранностью хозяйственных средств и за полным соответствием данных учета фактическим остаткам.

Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

1. при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

3. при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

4. при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

5. в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6. при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

7. при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Виды инвентаризаций

1. по объему - полная и частичная;

2. по методу проведения - выборочная и сплошная;

3. по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

· Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

· Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

· При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

· Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

· Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

· Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

· Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

· Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.