Получаем иностранную валюту в банке.

Целевое использование получаемой иностранной валюты, которую юридические лица и физлица — предпринимателями могут получить со своего текущего счета, — обеспечение расходов сотрудников за границу и представительские расходы (проведение встреч, мероприятий за рубежом, связанных с хозяйственной деятельностью предприятия).
        Чтобы снять с валютного счета наличные деньги в кассу для обеспечения расходов в загранкомандировке, Вам нужно подать в банк согласно постановления ЦРБ ДНР следующий пакет документов:

1. заявление на выдачу наличных;

2. доверенность уполномоченному лицу на получение наличной инвалюты в кассе банка;

3. расчет где вы должны указать ФИО сотрудников, которые направляются в загранкомандировку и непосредственно расчет затрат.

Оформляем валюту в кассе.

Для начала выписываем приходный кассовый ордер (типовая ф. № КО-1). В графе «Сумма цифрами» предлагаем указывать цифрами сумму в инвалюте, а через дробь — эквивалент к рос.руб за курсом ЦРБ на дату поступления в кассу предприятия. А в графе «Сумма (прописью)» фиксируют сумму в инвалюте, в рублях и сам курс, по которому проводили перерасчет.
      Выдаем как и обычно наличную иностранную валюту командировочным по расходному кассовому ордеру (типоваяф.№КО-2).
      Не забудьте зарегистрировать валютные ПКО и РКО в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведут по аналогии с рублевым, как мы и договаривались по каждой отдельной валютой. В конце дня все кассовые операции с инвалютой следует отразить в кассовой книге (типовая ф. № КО-4).
      Данные по кассовой книги — основание для отражения предприятием операций в инвалютам на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Для этого используется субсчет 302 «Касса в иностранной валюте», а при необходимости на каждый вид валюты открывают субсчета второго порядка (302/1 «Касса в долларах США», 302/2 «Касса в евро» и др.).

Оформляем возврат наличной валюты в банк.

Сотрудник, вернувшийся из командировки подает Отчет об использованных средствах, выданные на командировку или под отчет.
         К отчету следует приложить пакет документации (транспортные билеты, гостиничные счета, чеки, квитанции) в оригинале. Будьте внимательны! Вместе с Отчетом сотрудник обязан возвратить сумму наличных средств, которая осталась неиспользованная. В дальнейшем иностранную валюту оприходуют в кассе через ПКО, который, в свою очередь, записывают в журнал. Передавая инвалюту в банк, выписывают РКО и вносят в тот же журнал. И, конечно, движение купюр записывают в кассовую книгу для инвалюты (для каждой — отдельный экземпляр!).

Возврат денег в кассу

Неиспользованные подотчётным лицом средства в обязательном порядке должны быть возвращены в кассу предприятия. Соответственно, как и любая другая операция с денежными средствами организации, эта операция должна быть отражена в соответствующих документах. Закон строго регламентирует порядок проведения данной процедуры, поэтому подотчётному лицу нужно лишь следовать инструкциям соответствующего закона.

Порядок возврата средств в кассу:

1. В первую очередь подотчётное лицо должно составить авансовый отчёт. В этом документе нужно отразить сумму, которая не была израсходована. Для подтверждения расходов необходимо также приложить и прикрепить к документу имеющиеся фискальные чеки и накладные. Авансовый отчёт должен быть заверен главным бухгалтером компании и руководителем предприятия.

2. Бухгалтер должен составить кассовый ордер в соответствии с инструкцией, заполнив все поля документа. Заполнять бланк можно как вручную, так и с использованием компьютера. Обязательно проставьте порядковый номер приходного кассового ордера и дату его составления. В пункте «дебет» указываем счёт 30.

3. Требуется в документе указать сумму поступивших средств. Ода должна быть равной сумме неизрасходованного остатка. В свою очередь, израсходованная часть средств должна быть подтверждена чеками и квитанциями.

4. Кассовый ордер нового образца содержит строки, в которых нужно указать фамилию, имя и отчество подотчётного лица, который возвращает неизрасходованные средства. Чуть ниже укажите основание для составления ордера. В данном случае основанием является возврат в кассу неизрасходованных средств. В следующем поле нужно указать возвращаемую сумму прописью, с большой буква. Все незаполненные поля должны быть прочёркнуты.

5. Отрывная часть кассового ордера должна быть заверена печатью руководителя или бухгалтера, и после получения средств от подотчётного лица, должна быть передана ему.

6. В журнале приходных кассовых операция обязательно зарегистрируйте выписку кассового ордера.

Процесс возврата средств в кассу требует особого внимания бухгалтера. В случае, если в кассовом ордере была допущена ошибка, он должен быть уничтожен, и вместо него необходимо составить новый. Возвращаемая в кассу сума никак не влияет на необходимость составления кассового ордера.