Обобщение материала на итоговом пленаре

Представление материала работы группы проводится в виде краткого доклада:

· с помощью флип-чарта, на который вынесена ключевая информация.

· с помощью презентации в электронном виде.

Докладчик выбирается из числа участников. Это дополнительное действие по присвоению участниками содержания карты будущего.

Ведущий сессии в ходе итогового пленара (а иногда и во время промежуточных):

· составляет схему обсуждения, фиксируя общее и различие в представлениях групп, прорывные идеи, поле проектных инициатив.

· интегрирует и обобщает итоги работы отдельных групп, формирует единую картину в контексте целей и задач мероприятия.

В ряде случае в ходе пленара может проводится голосование за предложенные инициативы и проекты изменений, образы будущего или отдельные его элементы. Также ведущий может предложить участникам ранжировать инициативы и проекты изменений.

Например, для того, чтобы быстрее сформировать программу работ и дорожную карту, используется ранжировние по трем критериям: самый быстрый – проект или инициатива, которую быстрее всего можно реализовать; самый дешевый – проект или инициатива реализация которых не требует средств; самый эффективный – проект или инициатива, внедрение которых окажет максимальное внимание на приближение желаемого будущего.

В ходе итогового пленара могут быть запланированы выступления экспертов, вопросы участников друг другу, борьба – противопоставление образов будущего или программ изменений.

Быстрая сборка

Быстрая сборка предполагает обработку итогов сессии в течение одного-двух дней после ее окончания, и не включает дополнительных материалов. Ключевые цели такой сборки:

· быстрое представление результатов во внешнюю среду для старта инициатив.

· распространение материала участникам сессии, чтобы собрать с них обратную связь и включить в дальнейшую работу в области форсайта.

Самое важное в быстрой сборке полно и достоверно отразить содержание работы в группах и его обобщение на итоговом пленаре. Вместе с тем, в быструю сборку целесообразно включать:

· описание структуры сессии (целей, задач, сценария).

· краткое описание хода работы в группах (контекст обсуждения).

· схема развития объекта и представлений о нем, заложенные в сессию.

· предложения-маркеры и слова-маркеры, позволяющие участникам идентифицировать результат работы и отнестись к нему.

· визуализацию материалов работы, позволяющую участникам увидеть своё содержание.

· обобщения сборщиков, которые позволяют демонстрировать результат сторонним лицам, не принимавшим участие в сессии.

Форма представления быстрой сборки согласуется с заказчиком.

Основная сборка

Основная сборка включает в себя две составные части:

· подготовка концентрированного упакованного содержания для дальнейшей работы.

· подготовка официальных отчетных документов.

Основная сборка включает в себя помимо материалов сессии:

· верификация данных (например, проверка количественных оценок по трендам, проверка наличия технологий, форматов, нормативных актов и т.д.).

· материалы предварительной аналитики, проведенной командой форсайт сессии.

· обработку материалов предварительных и постсессионных интервью и рабочих встреч.

· сравнение итогов проведенной сессии с результатами аналогичных форсайтов, стратегических сессий, прогнозами футурологов и визионеров.

· детализация проектных инициатив.

Помочь в создании отчета могут эти рекомендации

· Обсуждайте с коллегами логику документа: какие выводы Вы хотите отразить, какова цепочка рассуждений, ведущая к этим выводам;

· Проговорите с кем-нибудь Ваш методический подход, проверьте понятно ли Вы излагаете, не осталось ли что-то не проговоренным как само собой разумеющееся;

· Запишите удачные фразы;

· Запишите конкретные факты, которые Вы выявили в ходе работы;

· Накидайте абзацами (не связанными) текст в разделы документа;

· Загляните в техническое задание на проект и ваши обязательства клиенту.

И, конечно, старайтесь больше обсуждать в рабочей группе и с посторонними, просто так и давать посмотреть материалы. Чем больше Вы говорите, тем быстрее сформируется понимание, что и как надо написать.

Финальный отчет кроме прочего должен соответствовать нормативным требованиям к подобного рода документам, которые определяются типом заказчика и характером оформления договорных отношений. Вместе с тем, есть ряд общий правил подготовки финального отчета:

· оформление документа должно соответствовать предъявляемым требованиям, что касается титульного листа, шрифтов, полей, заголовков, оформления схем, таблиц, приложений, глоссария и т.д.

· в языке документа должны сохраняться образы, метафоры, сравнения, графические приемы, которые уже известны заказчику, обсуждены с заказчиком, понятны ему и приняты им.

· документ должны быть составлен в терминологии заказчика.

· в документе должны быть выверены все даты, цифры, имена, наименования.

· документ должен быть проверен на орфографию и синтаксис.

В самом лучшем случае основная сборка становится законченным продуктом. Например: Атлас новых профессий.