Третий этап: запуск и осуществление, контроль над реализацией

Главное условие эффективной реализации проекта — успех первых двух этапов! Запуск проекта и контроль над его исполнением — взаимосвязанные действия.

Основные моменты, на которые нужно обратить внимание на третьем этапе:

Персональная ответственность руководителя проекта: его гибкость, принципиальность, организаторский талант.

Распределение обязанностей в соответствии со статусом и квалификацией исполнителей в команде.

Параллельная работа и выполнение должностных обязанностей участников проекта в коллективе.

Организация эффективной обратной связи с партнёрскими организациями, являющимися исполнителями в корпоративном проекте.

Фактор риска, который может сказаться на запуске проекта, — несвоевременное финансирование, не зависящее от руководителя проекта. Об этом нужно думать заранее и включать в начало графика те мероприятия, которые малозатратны, а ещё лучше —осуществляются без финансирования.

Четвёртый этап: завершение и анализ эффективности

Последний этап включает в себя следующие процессы:

• Анализ проделанной работы и составление отчётов: информационного, финансового (по предложенным грантодателем схемам в установленные сроки); (отчёт может быть один или несколько промежуточных – плюс основной по итогам работы).

• Демонстрация результатов заинтересованным структурам.

Эффективность проекта зависит от двух составляющих:

Организация деятельности (хорошая работа на всех 4-х этапах, реалистичные задачи, правильно подобранные формы и методы работы).

Человеческий фактор (хорошо подобранная команда, опытный руководитель).

Хороший проект должен быть ясным (четко, кратко сформулированная проблема, отсылающая к статистическим данным и опыту руководителя), точным (аккуратность в употреблении терминологии и понятий, сведений, всех цифровых данных), убедительным (ссылка на статистические данные, письма поддержки, дополнительные материалы, подтверждающие необходимость проекта).

И последнее: мы рассмотрели работу над всеми этапами деятельности по проекту. Но его схема (или структура) будет зависеть от требований грантодателя или тематики конкурса. У каждого из конкурсов свои цели и задачи, но в структуру обязательно включаются следующие основные позиции.

СХЕМА ПРОЕКТА

1. Название;

2. Цели;

3. Задачи;

4. Аннотация;

5. Обоснование значимости;

6. Содержание (этапы и графики с полной программой работ, формы и методы);

7. Ожидаемые результаты;

8. Исполнители (резюме на каждого с указанием его деятельности в проекте);

9. Смета с постатейным комментарием.

Приложения

Сюда можно включить любую информацию, которая могла бы дополнительно охарактеризовать вас и вашу организацию. Например, публикации в прессе, копии документов, подтверждающие вашу готовность к осуществлению проекта, рекомендации и письма поддержки.

3. Структура и содержание проекта

Организационно-творческая работа по продви­жению социокультурных проектов в подавляющем большинстве случаев зависит от специалистов соци­ально-культурной сферы. При этом требуется умение предоставления заявок на финансирование социо­культурных проектов по определенному образцу.

 Чрезвычайно актуальными становят­ся разработка и внедрение в практическую деятель­ность типовых (стандартизированных) форм заявок на финансирование социокультурных проектов, которые могут выглядеть следующим образом:

1. Титульный лист («визитная карточка» проекта) – одна страница текста с информацией об организато­ре-исполнителе и о проекте, включающая:

• название проекта, которое должно быть кратким, образным и ярким, привлекать внимание и отражать суть предполагаемой деятельности (например, «Будущее не ждет!», «Уходящие ремесла» и т.д.);

• данные об организации-исполнителе: название, юридический и фактический адреса, телефон/факс, электронная почта, номер расчетного счета;

• данные об организациях-партнерах (государ­ственных или общественных организациях, поддерживающих программу, или принимающих участие в ее реализации): наименование, адрес, вклад в проект, возможная мотивация;

• данные о руководителе проекта (иногда и данные о бухгалтере проекта): Ф.И.О., дата рождения, звания, ученая степень, должность, юридический ад­рес, основное место работы руководителя) в соответствии с уставом организации, телефон/факс, электронная почта;

• радиус (география) действия программы: регион, город, микрорайон города, поселение и т.п.;

• срок и продолжительность реализации проекта (как правило, не более 2–3 лет);

• стоимость проекта: требуемый объем, финанси­рования (запрашиваемая сумма) с указанием долей имеющихся источников финансирования (собственный вклад организации или средства, привлеченные из других источников).

2. Аннотация проекта –    не более двух страниц текста, представляющего собой краткое, концентрированное изложение проекта, предельно конкретно, сжато и выразительно отражающее смысл его основных разделов. В ней содержится информация о заявителе, его прежних достижениях, излагается актуальность проекта, его цели, задачи, форма реализации и содержание деятельности, ресурсы организации, запрашиваемая сумма, т.е. повторяются все части заявки (по нескольку предложений на каждую часть).

Аннотация является фундаментом, на котором строится весь проект, каркасом для описания задач и обоснования бюджета, краткой формулировкой предложений для решения поставленных задач и удовлетворения заявителя.

По сути, аннотация представляет собой перечень ответов на вопросы:

• Кто?

• Для кого?

• Почему?

• Что сделать?

• Как сделать?

• С каким результатом?

• Сколько денег необходимо?

3. Цели и задачи проекта

Следует обратить внимание на то, чтобы цели были связаны с проблемами, а задачи представляли собой конкретные и поддающиеся измерению спосо­бы изменения ситуации (решение проблемы), характе­ристика которой давалась ранее.

Цель – общее описание предполагаемых резуль­татов и ожиданий, наивысшая точка достижений, к ко­торой стремится организация в ходе реализации про­екта.

Цель должна быть реалистичной и соотноситься с проблемой, задачами, видами деятельности и бюдже­том проекта. Предполагаемые цели должны соответ­ствовать самому высокому уровню результата, т.е. су­щественно улучшить ситуацию, изложенную в описа­нии проблемы.

Фактически цель – уникальное решение пробле­мы организацией, обладающей необходимыми знани­ями, опытом, ресурсами, действия по устранению не­гативного явления или его причин.

Задачи – конкретное описание того, что будет выполнено и достигнуто, частные результаты, этапы на пути к достижению цели. С точки зрения оформления текста заявки задачи лучше формулировать и пере­числять в виде списка, а не излагать в повествовательной форме.

Задачи формулируются в виде утверждений о дей­ствиях в ориентированных на результат, основанных на эффективности работы и поддающихся измерению терминах. Если в проекте перечислен ряд задач, то все они должны быть связаны между собой и быть необхо­димыми и достаточными для достижения цели проекта.

4.Методы реализации проекта

Этот раздел содержит описание форм и содержа­ния деятельности (перечень мероприятий), необходи­мых для получения желаемых результатов с помощью имеющихся ресурсов. Финансирующей организации должно быть ясно: что будет сделано; кто, как, когда и в какой последовательности будет осуществлять дей­ствия; какие ресурсы будут при этом использованы. Формулируя эти позиции, важно проследить смысло­вую и содержательную взаимосвязь логической цепоч­ки «проблемы – цели – задачи – методы».

5.Календарный план действий – подробное описание всех видов деятельности и мероприятий с указанием сроков.

Основной критерий – соответствие цели, зада­чам, и методам проекта, реалистичность, выполни­мость. Неопытность организации проявляется в неуме­нии распределить время на планирование, подготови­тельную роботу, проведение самого мероприятия и оценку, и отчетность.

При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты:

• наличие плана-графика реализации проекта или поэтапного описания проекта (это можно сделать как в текстовом формате, так и в виде таблицы);

• реалистичность, выполнимость плана в заявленные сроки;

• наличие ответственных за проведение каждого мероприятия с перечнем видов деятельности и ресур­сов, необходимых для его проведения;

• соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности (количественные и качественные показатели).

6.Бюджет (смета расходов)

В сложившейся практике финансирования некоммерческих проектов и программ наиболее типичными являются следующие статьи бюджета:

• оплата труда;

• консультации и контрактные услуги;

• аренда помещений, коммунальные услуги;

• аренда и покупка оборудования;

• расходные материалы (канцелярские принад­лежности, книги, проезд на транспорте и т.п.);

• прочие расходы (телефонные разговоры, прове­дение конференций, совещаний, организация и про­ведение исследований).

7.Ожидаемые результаты – конкретные результаты (являются критериями оценки эффективности проекта), которые предполагается достичь в ходе реализации проекта, в количественном и качественном выражении.

Основные характеристики результатов:

• соответствие цели, задачам проекта;

• измеряемость (количественные и качественные показатели);

• реалистичность результатов;

• достижимость результатов.

8.Мониторинг и оценка проекта

Мониторинг и оценка используются не только по итогам проекта, но и в текущей деятельности для опре­деления прогресса. Определяется, как и кем (органи­зацией или независимым экспертом) будет проводить­ся промежуточная и обобщающая оценка, какова роль систем мониторинга в управлении проектом и т.д.

План оценки должен быть хорошо разработан, описаны ее инструменты, критерии оценки должны быть адекватны результатам, количественные и ка­чественные индикаторы (исходные данные для сопо­ставления) должны быть убедительными и обосно­ванными.

Основной смысл этого раздела – показать, как будет осуществляться контроль за продвижением ра­боты по проекту и соответствием деятельности цели и задачам.

9. Приложения

К заявке обязательно прикладываются следую­щие документы:

• копия устава организации;

• копия свидетельства о регистрации;

• учредительный договор (если есть);

• информация о присвоении кодов в Госкомстате;

• информация о банковском счете;

• копия баланса за последний отчетный период, проверенного налоговой инспекцией, или отчет по аудиторской проверке (если проводилась);

• информация об участниках проекта;

• биографии (резюме) основных исполнителей проекта;

• сопроводительное письмо руководителя орга­низации;

• письма поддержки (если имеются);

• материалы, подтверждающие опыт организа­ции в данной деятельности (ксерокопии газетных мате­риалов, аудио- и видеоматериалы, печатные издания, брошюры, буклеты).

Нам еще предстоит осознать, что одно из новых явлений – фандрайзинг в сфере культуры – не просто деятельность по привлечению дополнительных средств в культуру, а составная часть новых принципов работы и существования организаций культуры в обществе – их тесного общения между собой и сотрудничество с внешним миром, открытости и прозрачности, партнерства и взаимопомощи.

Приложение 1

Структура проекта праздника

Обоснование вида праздника

Предварительно осуществляется:

а) анализ ресурсов: территории (город, район, микрорайон), организации;

б) характеристика проблем (инициатора праздника – органа власти, учреждения, населения и т.д.);

В частности, ресурсами праздника могут быть:

· Культурная традиция (религиозные праздники, дни профессий и т.д.)

· Святыни (народные, религиозные)

· Легенда (клас­сический пример культурной интерпрета­ции легенды — шотландская история с лохнесским чудовищем, которая стимулирует полумиллионный турис­тский бум в течение многих лет, и это при том, что Лох–Несс — скучное и малоинтересное место)

· Нравственная ценность – праздник любви, праздник мужской доблести.

· Юбилейная дата – писателя, поэта, день основания города, фирмы, день рождения – товара, фирмы, услуги.

· Достижение, успех

· Уникальное ремесло, промысел

· Известная личность

· Литературный герой.

2.Цели и задачи праздника (организаторов, учредителей, спонсоров), которые определяются в различных коммуникативных системах, и, прежде всего:

• по отношению к населению, территории;
•  по отношению к инициатору (организатору, персоналу).

Возможные группы целей: пиаровские; рекламные; воспитательные (в т.ч. воспитание чувства солидарности у жителей региона, формирование корпоративной культуры персонала и т.д.); фандрайзинговые (привлечение и конвертирование ресурсов); зрелищно–развлекательные и т.д.

3. Тема праздника – определяется в соответствии с основными проблемами и базовыми ресурсами инициатора.

4. Аудитория праздника. Определение и характеристика: целевых, контактных групп; участников; гостей праздника.

Содержание праздничных событий

Содержание события (сюжет, тема, предмет, ресурсы, исполнители)	Целевые группы	Задачи	Продолжительность
1	2	3	4

Основные события праздника: открытие праздника, представление гостей; основной ритуал, культурная программа, развлекательные мероприятия и т.д. Их задачи многоплановы: события являются «информационным поводом» для СМИ – если они интересны, журналисты с удовольствием о них расскажут; события – это предмет интереса для участников, зрителей и гостей.

План участия основных категорий аудитории праздника

Категория участников праздника	Формы участия
Гости
Дети и родители
Туристы
Молодежь
Молодожены
Влюбленные и т.д.

7. Атрибутика праздника. Атрибут – предметный символ акции. Он является: товарным знаком праздника (брендом), рекламным атрибутом, коммерческим продуктом (помогает окупить праздник, позволяет заранее спланировать массовое предпраздничное рыночное производство).

 – Примерная атрибутика праздника: кукла, игрушка; блины (на масленицу); головной убор; еда или напиток (если им будет дано символическое значение). Например, для «праздника хрусталя» атрибутами могут стать хрустальные украшения для женщин, хрустальные запонки и заколка для галстука – у мужчин, рюмка хрустально–чистой воды или водки. Девиз праздника – «Талант, Чистота и Звонкость». Девиз помогает мотивировать набор атрибутов, обновлять ритуал, сохранять преемственность.

Атрибуты имеют почти все старинные церковные праздники: Рождество – с елкой и новогодними подарками, Пасха – с куличом и крашеными яйцами. Самым богатым маркетинговыми ресурсами товарным атрибутом Нового года является елка, которая стимулирует серию покупок: украшений, подарков, сластей и др. Здесь заложена линия наращивания потребностей в новых товарах. Недаром мода на елки, разрушив все границы стран и верований, прочно укоренилась в мире. На новогодние подарки у немцев уходит до половины свободных денег. Но этот атрибут не воспринимается рекламным трюком, так как он освящен традицией и идеей Рождества.