Зразки оформлення документів

НАВЕДЕННИХ ЗАВДАНЬ

Зразок 1

Міністерство освіти і науки україни Донецький національний університет

ЗАТВЕРДЖУЮ: Ректор Донецького національного університету В.П.Шевченко 28 грудня 2001 р.

НОМЕНКЛАТУРА

СПРАВ

№ 13

м. Донецьк

на 2002 р.

ВІДДІЛ АСПІРАНТУРИ І ДОКТОРАНТУРИ

13

 

Ін-декс спра-ви	Заголовок справи	Кіл-сть справ, томів	Термін зберігання та номер статті	Примітка
13-1	Накази, інструктивні листи Міносвіти України з питань діяльності аспірантури і докторантури. Копії	1	Доки мине потреба Ст. 19 а
13-2	Накази ректора з питань діяльності аспірантури і докторантури. Копії	1	Доки мине потреба Ст. 19а, б
13-3	Витяги з рішень Вченої Ради університету з питань діяльності аспірантури і докторантури.	2	Доки мине потреба Ст.18 а
13-4	Номенклатура спеціальностей наукових працівників	1	Постійно Ст. 513
13-5	Затверджений річний план прийому до аспірантури, докторантури. Документи з питань зарахування до аспірантури і докторантури	1	Постійно Ст. 572 а
13-6	Річний статистичний звіт про роботу аспірантури, докторантури (ф. 1 НК)	1	Постійно Ст. 575 а
13-7	Книга обліку аспірантів з зазначенням їх наукових керівників 2001-2002 рр.	1	10 р. ст. 670
13-8	Книга обліку пошукачів з зазначенням їх наукових керівників 2001-2002 рр.	1	10 р. ст.670
13-9	Протоколи засідань комісій з питань прийому кандидатських іспитів	6	Постійно Ст. 790 а
13-10	Особові справи аспірантів	367	75 р. ЕПК ст.499 а
13-11	Особові справи пошукачів прикріплених до кафедр університету	259	75 р. ЕПК ст.737 а	Перед захистом дисертацій справи поновлю- ються
13-12	Особові справи пошукачів, які склали кандидатські іспити в університеті	417	75 р. ЕПК ст. 737 а
13-13	Особові справи пошукачів, які не склали кандидатські іспити	98	1 р. ст.501	Після вилучення особових документів.Не затре-бувані доку-менти- 50 р.
13-14	Особові справи аспірантів, що не пройшли за конкурсом	147	1 р. ст. 501	Після вилучення особових документів Не затре-бувані доку-менти-50 р.
13-15	Журнал обліку видачі посвідчень про складання кандидатських іспитів аспірантами та по шукачами 2000-2002 рр.	1	75 р. ЕПК ст.743 а
13-16	Листування з Міносвітою України, організаціями, установами з питань діяльності аспірантури і докторантури	1	5 р. ст. 528
13-17	Листування з міністерствами, відомствами, організаціями, установами з питань формування контингенту, прийому і підготовки аспірантів і докторантів (вхідна кореспонденція)	1	5 р. ст. 628 631
13-18	Листування з установами, організаціями про прийом, підготовку аспірантів (вихідна кореспонденція)	1	3 р. ст. 558
13-19	Журнал реєстрації вихідної кореспонденції	1	3 р. ст.106 б
13-20	Журнал реєстрації бланків суворої звітності та звіт про використання гербових бланків листів початок 01.01.2000р.	1	3 р. Ст.106 б
13-21	Описи справ, які передані до архіву	1	Пост. Ст.. 109 а
13-22	Акти про знищення документів і справ	1	3 р. ст. 109б
13-23	Затверджена номенклатура справ	1	3 р. ст. 109 б

 

Зав.аспірантурою та

докторантурою                                                         Н.Я.Смирнова

01.11.2001 р.

 

ПОГОДЖЕНО Протокол ЕК Університету Від 01.11.2001 р.№3

ПОГОДЖЕНО Зав.архівом університету С.Т.Іванова “ 16”листопада 2001 р.

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2002 р. у структурному підрозділі

 

За строками зберігання	Усього	У тому числі
		Таких, що переходять	З позначкою ЕПК
Постійного	10
Тривалого (понад 10 р.)	4		4
Тимчасового  (до 10 р.)	111	4
Разом	1311	4	4

 

Технічний інспектор                                             В.Н.Ковальова

04.01.2003

Підсумкові відомості передано до канцелярії університету

Зав.аспірантурою

та докторантурою                                                                                                                                                                                                                                                                          Н.Я.Смирнова

04.01.2003

Зразок 2

Міністерство освіти і науки України Донецький національний університет   Вчена Рада університету

ЗАТВЕРДЖУЮ Ректор Донецького національного університету В.П.Шевченко 28 січня 2006 р.

 

АКТ

Від 10.01.2006 р. № 4

 

Про виділення до знищення

справ (документів), що не

підлягають зберіганню

 

На підставі Номенклатури справ Донецького національного університету на 2002 р. відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № 6164 Донецького національного фонду

 

 

№ з\п	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або крайні дати справ	Номер описів (номенкла-тур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, части-ни) за номенкла-турою або номер справи за описом	Кіл-сть справ (томів час-тин	Строк зберіган-ня справи (тому, частини) і номери статей за перелі-ком	Примітка
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Накази ректора (проректора) про затвердження складу Вченої Ради університету, змін та уточнень складу спец. Рад факультетів. Копії	01.01. 2000 р. 31.12. 2000 р.	05 за 2002	05-2	1	Доки мине потреба ст.19 г	Оригі-нали збері-гають-ся в канце-лярії
2	Бюлетені таємного голосування Вченої Ради університету	01.01. 02 31.12. 02	“-“	05-10	6	3 р. ст. 656
3	Журнал реєстрації прийнятих до захисту кандидатів.	01.01. 01 31.12. 02	“-“	05-13	1	3 р. ст. 660
4	Журнал реєстрації конкурсних документів	01.01. 02 31.12. 02	“-“	05-14	1	3р. ст. 106 б

 

Разом 9 справ за 2000-2002 роки

 

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за 2002рік затверджено, а особового складу погоджені з ЕПК Донецького обласного державного архіву (протокол від 25.12.2005 р. № 14)

Член ЕК університету,

Ст.інспектор канцелярії                                                           С.Ф.Гуріна

 

ПОГОДЖЕНО Протокол ЕПК Донецького облдержархіву Від 25.01.2006 № 1

СХВАЛЕНО Протокол ЕК ДонНУ від 14.01.2006 р. № 1

 

Документи кількостю 9 справ вагою 8 кг. здано коменданту головного корпусу для передачі до Цеху з переробки вторинної сировини заготконтори м. Донецька за приймально-здавальною накладною від 30.01.2006 р. № 34.

 

Технічний інспектор                                                       В.Н.Кисильова

30.01.2006 р.

Зразок 3

Міністерство освіти і науки України Донецький національний університет

ЗАТВЕРДЖУЮ: Ректор Донецького національного університету В.П.Шевченко 28 грудня 2001 р.

НОМЕНКЛАТУРА

СПРАВ

№ 10.1

м. Донецьк

на 2002 р.