Занятие 2. Системный подход к теории организации. Общие понятия теории систем

Занятие 2. Системный подход к теории организации. Общие понятия теории систем

С середины 70-х гг. прошлого века в менеджменте и теории организации сложился и получил большое распространение системный подход.

Этот подход рассматривает все процессы и явления, происходящие в организации (а также в менеджменте) в виде определенных целостных систем, обладающих новыми качествами и функциями, не присущими составляющим ее элементам. Изначальный недостаток различных теорий организации заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то важном элементе, а не рассматривают организацию (и/или управление) как результирующую, зависящую от многих различных факторов.

Все системы имеют устойчивую внутреннюю структуру и состоят из взаимосвязанных элементов (подсистем), обладающих специфическими функциями. Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Поэтому другой важной особенностью организаторских учений данного подхода является то, что они все в большей или меньшей мере исходят из наличия так называемого системного эффекта, выражающегося в том, что целое всегда качественно отлично от простой суммы составляющих его частей. Простая система ориентирована на достижение одной цели, а сложная система стремится к достижению нескольких взаимосвязанных целей. Поскольку все организации являются систе­мами, управление системой будет эффективным, если в процессе преобразований внутри организации соотношение количества и качества потребляемых ресурсов на выходе-входе системы будет увеличиваться. В противном случае управление организацией не является эффективным.

Общее понятие теории систем

Система — это целостное и сложное явление, состоящее из различных взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, действие и функции которых вносят свой вклад в характеристику желаемой цели системы (выхода системы). Такое определение содержит в себе многочисленные явления, начиная от системы вселенной и заканчивая организацией (или частью организации) в качестве системы. Все системы являются открытыми друг для друга, они взаимодействуют и зависят друг от друга.

Можно выделить следующие признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связи между ними, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление.

Соответственно система - это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности.

Любая система обладает следующими составляющими: входное воздействие, система обработки, конечные результаты и обратная связь (рис.1).

 

 

Рис.1.

 

Также можно выделить свойства систем:

1) система имеет потребность в управлении;

2) система стремится сохранить свою структуру;

3) в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем.

Система может иметь слишком большое количество элементов, в этом случае ее делят на подсистемы. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область.

Существует несколько классификаций систем, но основной является группировка их в трех подсистемах.

1. Техническая подсистема включает любые работоспособные изделия, имеющие
инструкции для пользователя (например, компьютеры, оборудование и т. д.). Соответственно
процесс принятия решения заранее строго определен и носит в основном формализованный
характер.

2. Биологическая подсистема включает флору и фауну, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы. Эволюционные процессы происходят медленнее, чем в технических подсистемах, что и является причиной ограниченности набора решений. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, но процесс принятия решений чаще носит непредсказуемый характер.

3. Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Эта подсистема обладает наибольшим разнообразием функционирования. Набор решений также в значительной части отличается, что обуславливается быстротой изменения сознания человека. Интересным фактом является то, что в социальной подсистеме нет выдающихся общепризнанных лидеров.

Характерные черты социальной системы:

- ясность определенных целей;

- всеобщая организационная иерархия;

- открытость системы;

- ясность проблем согласия, интеграции и порядка;

- возможность нахождения более осмысленных и рациональных решений. Взаимосвязь этих систем можно увидеть на рис.2.

 

 

 

Рис. 2.

Следовательно, социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая - техническую.

Также можно выделить другую классификацию систем.

1. Искусственные и естественные системы.

Искусственные системы создаются человеком для реализации задании целей. Естественные создаются природой или человеком для реализации целей мирового существования,

2. Открытые и закрытые системы.

Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее.

Открытые - характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются для удовлетворения потребностей своего персонала и учредителей.

3.             Детерминированные            и             стохастические            системы.
Детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным
правилам, с заранее определенным результатом.

Стохастические (вероятностные) характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней или внутренней среды и выходными результатами.

4. Мягкие и жесткие системы.

Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого — слабой устойчивостью.

Жесткие системы, как правило, авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Соответственно такие системы обладают большей устойчивостью к внешним воздействиям.

Каждая организация должна обладать всеми свойствами систем, с этим также связан выбор подходов к анализу и синтезу различных организованных образований. Существует три вида подходов:

1) системный     подход требует учета              всех     ключевых     элементов, влияющих на принятие решения;

2) комплексный подход требует составления приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных элементов;

3) аспектный подход требует учета отдельных ключевых элементов.

Виды социальных систем

Рассматривая деление систем на технические, биологические и социальные, следует отметить, что в курсе теории организации в основном рассматриваются социальные, так как основным элементом этих систем является человек.

Существуют следующие виды социальных систем: образовательные, политические, экономические, медицинские, правовые.

Социальные системы, реализующие себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Следовательно, в соответствии с видами систем можно выделить, социально-образовательные, социально-политические, социально-эко­номические и другие организации.

Организации охватывают разнообразные сферы деятельности людей в обществе, что создает условия для развития коммуникабельности, установления моральных норм, создания системы контроля, включающей систему поощрения и наказания индивидуумов.

В организации происходят объективные и субъективные процессы. К объективным (естественным) процессам относятся циклические процессы спада-подъема в деятельности организации, процессы, связанные с действиями законов организации. К субъективным (искусственным) относятся процессы, связанные с принятием управленческих решений.

В связи с процессом принятия управленческих решений в организации появляется понятие «лидер». Лидер - это физическое лицо, которое оказывает наибольшее влияние на работников отдела, бригады и т. д. воплощает групповые нормы и ценности и выступает в защиту этих норм. В организации есть формальные и неформальные лидеры. Формальный лидер - это человек, назначенный руководством, имеющий соответствующие права и обязанности. Неформальный лидер - признанный человек в организации либо из-за профессиональных качеств, либо как защитник интересов группы, либо по другим причинам, но не имеющий соответствующих прав и обязанностей. Соответственно, совмещение в одном человеке формального и неформального лидера является одной из целей руководства при назначении на определенную должность.

Основой организации является малая группа, которая включает до 30 человек, выполняющих связанные между собой функции и расположенных в территориальной близости.

Рис. 16.

Продуктовая структура. Департаментизация осуществляется по отдельным продуктовым группам (например, производство мебели и производство сантехники). В свою очередь, структура каждой продуктовой группы строится по линейно-функциональному принципу (рис.).

 

		Рис. 17.

 

 

Продуктовые структуры отличаются большим количеством уровней, расширением и усилением роли среднего звена, а также определенной полицентричностью. В качестве центров второго уровня в организации выступает руководство соответствующих продуктовых групп. Основные структурные связи: вертикальные и горизонтальные в пределах отдельных продуктовых групп. Горизонтальные связи между разными продуктовыми группами минимизированы. Продуктовая структура ведет к умножению количества функциональных служб и общему усложнению структуры организации. Использование ее целесообразно только в условиях крупных диверсифицированных компаний, выпускающих разные группы продуктов, технологически не связанные между собой.

Аналогичными продуктовой являются структура, ориентированная на потребителя, и структура, ориентированная на рынок. Деление структуры организации на соответствующие блоки осуществляется исходя из ориентации на конкретные типы потребителей (например, промышленные предприятия и население) или на определенные региональные рынки.

Продуктовая структура, а также структуры, ориентированные на потребителя и на рынок, являются структурами дивизионального типа. Завершенный вид дивизиональная структура приобретает в компаниях-гигантах. В таких компаниях резко расширены функциональные службы. Расширение идет как по вертикали (службы компании, отделений, заводов, производств), так и по горизонтали (у разных блоков свои службы). На верхнем уровне иерархии сосредоточены в основном стратегическое управление, общая координация, контроль (особенно финансовый), формирование кадровой политики. Множество остальных функций, особенно оперативных, находится в компетенции руководства отделений. При этом отделения обладают большой самостоятельностью в регулировании собственной деятельности. Таким образом, можно говорить о сложившейся полицентричности дивизиональной структуры.

Формируется многоуровневая структура. Тем самым высшее руководство отдаляется не только от рядовых работников, но и от руководителей как низшего, так и среднего звена. Преимущественное развитие получают вертикальные связи. Горизонтальные связи, наоборот, могут быть ослаблены. Связи между отдельными продуктовыми или иными блоками в рамках одного отделения могут быть минимизированы, а межотделенческие связи — практически утрачены. Естественно, что эффективное использование такой сложной многоуровневой структуры с широко развернутой системой функциональных служб возможно только на

 крупнейших предприятиях, имеющих в своем составе несколько мощных, технологически не связанных между собой производств или региональных центров (рис.).

 

 

 

Рис.18.

Матричная структура, департаментизация обеспечивает формирование специальных проектных групп, ориентированных на реализацию соответствующих целевых проектов и программ. Как правило, такие группы являются временными образованиями, рассчитанными на период реализации проекта.

Состав проектных групп формируется из работников постоянных структур подразделений организации: функциональных служб, научных отделов, проблемных лабораторий и т.п. Таким образом, проектные группы оказываются в двойной подчиненности: перед руководителем проекта (а может быть, и штабом по реализации проекта) и руководителями соответствующих функциональных служб (рис.).

 

 

Занятие 2. Системный подход к теории организации. Общие понятия теории систем

С середины 70-х гг. прошлого века в менеджменте и теории организации сложился и получил большое распространение системный подход.

Этот подход рассматривает все процессы и явления, происходящие в организации (а также в менеджменте) в виде определенных целостных систем, обладающих новыми качествами и функциями, не присущими составляющим ее элементам. Изначальный недостаток различных теорий организации заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то важном элементе, а не рассматривают организацию (и/или управление) как результирующую, зависящую от многих различных факторов.

Все системы имеют устойчивую внутреннюю структуру и состоят из взаимосвязанных элементов (подсистем), обладающих специфическими функциями. Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Поэтому другой важной особенностью организаторских учений данного подхода является то, что они все в большей или меньшей мере исходят из наличия так называемого системного эффекта, выражающегося в том, что целое всегда качественно отлично от простой суммы составляющих его частей. Простая система ориентирована на достижение одной цели, а сложная система стремится к достижению нескольких взаимосвязанных целей. Поскольку все организации являются систе­мами, управление системой будет эффективным, если в процессе преобразований внутри организации соотношение количества и качества потребляемых ресурсов на выходе-входе системы будет увеличиваться. В противном случае управление организацией не является эффективным.

Общее понятие теории систем

Система — это целостное и сложное явление, состоящее из различных взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, действие и функции которых вносят свой вклад в характеристику желаемой цели системы (выхода системы). Такое определение содержит в себе многочисленные явления, начиная от системы вселенной и заканчивая организацией (или частью организации) в качестве системы. Все системы являются открытыми друг для друга, они взаимодействуют и зависят друг от друга.

Можно выделить следующие признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связи между ними, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление.

Соответственно система - это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности.

Любая система обладает следующими составляющими: входное воздействие, система обработки, конечные результаты и обратная связь (рис.1).

 

 

Рис.1.

 

Также можно выделить свойства систем:

1) система имеет потребность в управлении;

2) система стремится сохранить свою структуру;

3) в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем.

Система может иметь слишком большое количество элементов, в этом случае ее делят на подсистемы. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область.

Существует несколько классификаций систем, но основной является группировка их в трех подсистемах.

1. Техническая подсистема включает любые работоспособные изделия, имеющие
инструкции для пользователя (например, компьютеры, оборудование и т. д.). Соответственно
процесс принятия решения заранее строго определен и носит в основном формализованный
характер.

2. Биологическая подсистема включает флору и фауну, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы. Эволюционные процессы происходят медленнее, чем в технических подсистемах, что и является причиной ограниченности набора решений. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, но процесс принятия решений чаще носит непредсказуемый характер.

3. Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Эта подсистема обладает наибольшим разнообразием функционирования. Набор решений также в значительной части отличается, что обуславливается быстротой изменения сознания человека. Интересным фактом является то, что в социальной подсистеме нет выдающихся общепризнанных лидеров.

Характерные черты социальной системы:

- ясность определенных целей;

- всеобщая организационная иерархия;

- открытость системы;

- ясность проблем согласия, интеграции и порядка;

- возможность нахождения более осмысленных и рациональных решений. Взаимосвязь этих систем можно увидеть на рис.2.

 

 

 

Рис. 2.

Следовательно, социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая - техническую.

Также можно выделить другую классификацию систем.

1. Искусственные и естественные системы.

Искусственные системы создаются человеком для реализации задании целей. Естественные создаются природой или человеком для реализации целей мирового существования,

2. Открытые и закрытые системы.

Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее.

Открытые - характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются для удовлетворения потребностей своего персонала и учредителей.

3.             Детерминированные            и             стохастические            системы.
Детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным
правилам, с заранее определенным результатом.

Стохастические (вероятностные) характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней или внутренней среды и выходными результатами.

4. Мягкие и жесткие системы.

Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого — слабой устойчивостью.

Жесткие системы, как правило, авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Соответственно такие системы обладают большей устойчивостью к внешним воздействиям.

Каждая организация должна обладать всеми свойствами систем, с этим также связан выбор подходов к анализу и синтезу различных организованных образований. Существует три вида подходов:

1) системный     подход требует учета              всех     ключевых     элементов, влияющих на принятие решения;

2) комплексный подход требует составления приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных элементов;

3) аспектный подход требует учета отдельных ключевых элементов.

Виды социальных систем

Рассматривая деление систем на технические, биологические и социальные, следует отметить, что в курсе теории организации в основном рассматриваются социальные, так как основным элементом этих систем является человек.

Существуют следующие виды социальных систем: образовательные, политические, экономические, медицинские, правовые.

Социальные системы, реализующие себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Следовательно, в соответствии с видами систем можно выделить, социально-образовательные, социально-политические, социально-эко­номические и другие организации.

Организации охватывают разнообразные сферы деятельности людей в обществе, что создает условия для развития коммуникабельности, установления моральных норм, создания системы контроля, включающей систему поощрения и наказания индивидуумов.

В организации происходят объективные и субъективные процессы. К объективным (естественным) процессам относятся циклические процессы спада-подъема в деятельности организации, процессы, связанные с действиями законов организации. К субъективным (искусственным) относятся процессы, связанные с принятием управленческих решений.

В связи с процессом принятия управленческих решений в организации появляется понятие «лидер». Лидер - это физическое лицо, которое оказывает наибольшее влияние на работников отдела, бригады и т. д. воплощает групповые нормы и ценности и выступает в защиту этих норм. В организации есть формальные и неформальные лидеры. Формальный лидер - это человек, назначенный руководством, имеющий соответствующие права и обязанности. Неформальный лидер - признанный человек в организации либо из-за профессиональных качеств, либо как защитник интересов группы, либо по другим причинам, но не имеющий соответствующих прав и обязанностей. Соответственно, совмещение в одном человеке формального и неформального лидера является одной из целей руководства при назначении на определенную должность.

Основой организации является малая группа, которая включает до 30 человек, выполняющих связанные между собой функции и расположенных в территориальной близости.