Предмет и цели деятельности Архива. Состав документов

 

Основными видами деятельности Архива являются:

· Обеспечение сохранности и государственный учёт документов, хранящихся в Архиве;

· Комплектование Архива документами архивного фонда Саратовской области;

· Использование и публикация архивных документов;

· Информационное обеспечение юридических и физических лиц, как на безвозмездной, так и на платной основе, в соответствии с действующим законодательством;

· Создание информационно-поисковых систем, без данных по документам, хранящимся в Архиве;

· Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы.

Архив не имеет в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли. Архив вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это служит и соответствует достижению целей, ради которых он создан, а также покрывать свои расходы за счёт иных поступлений, разрешённых законодательством.

Виды платных работ и услуг, выполняемых Архивом, определяются

Управлением по согласованию с Архивом и в соответствии с законодательством.

Находящиеся на хранении в Архиве документы образуют исторически сложившиеся комплексы архивных фондов. В состав документов Архива входят:

1. Архивные фонды и архивные документы Архивного фонда Саратовской области, в том числе содержащие служебную и государственную тайну, на любых видах носителей, подлежащие постоянному государственному хранению, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности:

органов государственной власти, в том числе органов юстиции, суда, прокуратуры, органов исполнительной власти, государственных учреждений, организаций, предприятий, действовавших и действующих на территории Саратовской области;

учреждений религиозных конфессий, действовавших на территории области/губернии, края/ до момента отделения церкви от государства;

предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности с преобладающей долей государственной собственности.

Архивные фонды и архивные документы, поступившие в Архив в установленном порядке:

органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к федеральной и муниципальной собственности;

негосударственных учреждений, организаций и предприятий, средств массовой информации;

юридических лиц, а также документы физических лиц личного происхождения, фамильные архивы, фотодокументы и другие документы, поступившие в Архив в установленном порядке.

1. Научная, проектная, технологическая, картографическая и другая документация, аудиовизуальные документы.

2. Копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории региона, хранящиеся в других российских и зарубежных архивах.

3. Учётные документы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов архива, в том числе входящие в состав справочно-информационного фонда и научно-справочной библиотеки Архива.

4. Документы Архивного фонда Саратовской области, находящиеся в муниципальной и частной собственности, поступают в государственную собственность области на хранение в Архив с согласия собственников указанных документов. При этом передача права собственности на документы оформляются соглашением/договором/, заключённым между собственником документов и Архивом, после экспертизы их ценности.

 

Ведение документации

 

Нормативные, организационно-распорядительные, и иные документы

(постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы, акты, письма и др.), которые готовятся в архиве, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» могут использоваться следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о завершении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

Для изготовления документов директора архива, его заместителя используются номерные бланки с гербом города Саратова. Структурные подразделения имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.

Характеристика общего бланка документа (Приложение 4).

Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4.

Устанавливаются следующие виды бланков:

- постановление;

- распоряжение;

- письмо;

- бланк резолюции (формат А6).

Бланки писем исполнены в чёрно-белом виде.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии.

Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков. Макеты бланков документов разрабатываются в управлении по организации работы с документами и представляются на утверждение заместителю директора архива.

При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие – на обычной бумаге одинакового формата, цвета и качества.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, имеет поля (мм):

левое – 30;

правое – 10;

верхнее – 20;

нижнее – 20.

На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюции используются два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный.

Проанализировав общий бланк документа, можно сделать вывод, что он составлен и оформлен, верно.

Характеристика организационно-распорядительной документации:

Для анализа можно использовать следующие распорядительные документы6

1. Устав организации (Приложение 5).

2. Распоряжение (Приложение 1).

3. Решение (Приложение 2).

4. Приказ.

Проекты постановлений, распоряжений имеют заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.

Во вступительной части кратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи излагаются кратко и последовательно, исключая возможность двоякого толкования. Распоряжение не всегда имеет вступительную часть.

В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения.

Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме: обязать, поручить и т.п., написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.

Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя, начальником по организации работы с документами.

В бланке распоряжения (Приложение 1) и бланке решения (Приложение 2) не правильно оформлен реквизит дата документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.01.2003. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 января 100г. Слово год не пишется целиком.

Характеристика информационно-справочной документации:

Для анализа можно использовать следующие документы:

- заявление;

- телефонограмма (Приложение 3);

- ответ на письмо.

Персональная ответственность сотрудников закрепляется в их должностных обязанностях.

Телефонограмма оформлена с некоторыми недочётами: в бланке нет наименования организации – автора телефонограммы, не указаны наименования должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.