Особенности нововведения в области применения информационных технологий

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ............................................................................................................................... 6

1. ОСОБЕННОСТИ НОВОВВЕДЕНИЯ В ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ........................................................................................................................ 8

1.1. Информационные технологии и значение их использования в условиях современного бизнеса...................................................................................................................................... 8

1.2. Инновации в области информационных технологий....................................... 12

1.3. Системный подход к управлению нововведением............................................ 16

1.4. Социальные аспекты инновационного менеджмента..................................... 21

2. ДИАГНОСТИКА ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ЗАО «ГОРИСЛАВ-ЦЕВ И К^О»..... 26

2.1. Начало........................................................................................................................ 26

2.2. Описание системы................................................................................................... 29

2.3. Выбор целей и ограничений.................................................................................... 39

2.4. Выбор критериев достижения целей..................................................................... 42

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ НОВОВВЕДЕНИЯ........................................ 43

3.1. Проектирование и моделирование вариантов.................................................... 43

3.2. Выбор варианта......................................................................................................... 47

3.3. Описание особенностей основных бизнес-процессов в документообороте. 49

3.4. Планирование нововведения................................................................................. 52

3.5. Экономический эффект от ввода информационной системы........................ 53

3.6. Меры по преодолению сопротивления нововведению..................................... 57

4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ УСЛОВИЙ ТРУДА И БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОПЕРАТОРА ПЭВМ.............................................................................................................. 64

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...................................................................................................................... 68

ПРИЛОЖЕНИЕ..................................................................................................................... 69

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ............................................................. 75

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В данной работе рассматривается инновационный проект по созданию и

внедрению на среднем торгово-сервисном предприятии новой информационной системы.

Инновация – это производство качественно иной экономической удовлетворенности. В условиях современного развития бизнеса в России уже недостаточно просто производить товары или услуги. Они должны улучшаться, становиться более экономичными. И предприятие не должно становиться больше, оно должно становиться лучше.

Рынок комплексных автоматизированных систем в России очень молод и существует только 2 – 3 года.

В период становления малого и среднего бизнеса не в каждой фирме такого класса был компьютер. Но в результате развития рынка компьютерной техники и снижения цен на технику, произошел процесс компьютеризации предприятий. Практически все современные малые и средние торговые предприятия ведут автоматизированный бухгалтерский учет и, так или иначе, используют ПК в повседневной работе. И все более возрастают требования к доступности и удобству использования информации, она начинает играть ключевую роль в современном бизнесе и позволяет планировать развитие организации и эффективно управлять ресурсами. И все более возрастает интерес к комплексным автоматизированным системам, как к средству систематизации и эффективной обработки информации о клиентах, поставщиках и всех хозяйственных операциях

И целью данной работы является создание проекта и описание мероприятий по внедрению системы для улучшения функционирования организации в целом, путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой. Это будет способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения движения информации внутри организации, большей доступности информации для сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию клиентов.

 

ОСОБЕННОСТИ НОВОВВЕДЕНИЯ В ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Начало

Фирма «Гориславцев и К» занимается продажей программных продуктов для ведения бухгалтерского учета, а так же справочно-правовых систем Консультант+, пользующихся спросом у различных фирм.

Программные продукты фирма получает от нескольких поставщиков, т.е. не занимается самостоятельной разработкой программ. В данной работе условимся, что программный продукт является конкурентоспособным, т. е. отвечает последним требованиям рынка, обладает ценными качествами, пользующимися спросом у потребителя.

Кроме продажи фирма занимается послепродажным обслуживанием клиентов. Обслуживание включает в себя установку, настройку программы под требования данного клиента, перенос, восстановление, поставку новых версий по льготной цене, обучение клиента работе с программой и дальнейшие консультации, а также устранение неполадок в работе программы.

А так же в обслуживание включается доставка и проведение обновления справочно-правовых систем, которое, по желанию клиента, может осуществляться еженедельно или ежедневно. 

Работой с программным продуктом занимаются офисные сотрудники: разработкой рекламной стратегии фирмы, поддержкой горячей линии для клиентов и обеспечением работы сотрудников на процентной оплате, занимающихся продажей программных продуктов и сотрудников со сдельной формой оплаты труда, занимающихся обслуживанием.

Фирма существует 3 года и успешно выдерживает условия жесткой конкуренции.

На рынке Санкт-Петербурга существует около 15 фирм занимающихся продажей этих же справочно-правовых систем, а, кроме того, есть две крупные фирмы, распространяющие другие справочно-правовые системы (Гарант и Кодекс).

Общероссийская сеть Консультант+ является наиболее мощной на российском рынке, координирует деятельность своих региональных дилеров и поощряет конкуренцию между ними.

Основной деятельностью фирмы является распространение справочно-правовых систем и их обслуживание, а широкий спектр программных продуктов для ведения бухгалтерского учета и дополнительные услуги по обслуживанию компьютерной техники клиентов, дают фирме преимущества в конкурентной борьбе.

Однако в современных условиях важнейшую роль играет информация, ее доступность и возможность проведения анализа полученной информации и скорейшего использования результатов в ежедневной деятельности фирмы.

 

 

Схема связи фирмы по реализации                                          программного продукта (текущее состояние)                              Рис.  3

Описание системы

Описание структуры фирмы.

Структура фирмы состоит из следующих отделов. Отдел продаж занимается поиском потенциальных клиентов и реализацией СПС Консультант+. Отдел прикладных программ (продажа и обслуживание программ для ведения бухгалтерского учета и финансового анализа, горячая линия по вопросам связанным с использованием этих программ, а кроме этого в рамках этого отдела было открыто подразделение предоставляющее клиентам дополнительные технические услуги). Отдел информационного обслуживания, предоставляющий клиентам обновление справочно-правовых систем и поддерживающий горячую линию по вопросам, возникающим у пользователей в процессе работы с ними и дополнительный заказ клиентами нормативных документов. Кроме выше перечисленного отдел занимается бесплатным обучением пользователей работе с системами.

Так же существуют отдел маркетинга и отдел рекламы. Информация обо всех хозяйственных операциях стекается в отдел бухгалтерского учета.

 

Системная карта текущего состояния фирмы.                           Рис. 4

 

Выбор целей и ограничений

Цель это характеристика создаваемой системы либо режим работы измененной системы. Цель должна быть достижима, и соответствовать миссии организации.

Необходимым условием является ее измеримость, определенность во времени и конкретность.

Основной целью этой организации является поставка на рынок высококачественного сервиса в области поставки и обслуживания СПС и программного обеспечения для ведения автоматизированного бухгалтерского учета.

 И целью данного нововведения является улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой. Это вполне соответствует общей цели организации и будет способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения движения информации внутри организации, большей доступности информации для сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию клиентов. Кроме того, усилится обратная связь, которая позволит с большей точностью оценивать эффективность всех проводимых рекламных и маркетинговых акций.

Всех этих целей возможно достичь путем создания единого информационного пространства внутри фирмы и построения эффективной системы учета и анализа хозяйственной деятельности организации.

Ограничения - это режимы работы системы, которых надо избегать, и чаще всего ограничения возникают из внешней для системы среды.

В данном случае основными ограничениями служат возможности используемого для написания базы данных программного обеспечения и стоимость разработки и внедрения этой системы. Следует так же учесть затраты на поддержание информационной системы в будущем, так как законодательство и другие факторы внешнего окружения находятся в состоянии непрерывного изменения заставляя организацию меняться и приспосабливаться. И как следствие требования к информационной системе внутри фирмы будут изменяться.

Таким образом можно выделить три основных группы ограничений:

1. бюджет фирмы;

2. возможности программного обеспечения;

3. временной интервал.

Основные принципы, которых необходимо придерживаться руководству фирмы при принятии решения (заданные с учетом ограничений)

1. При нововведении фирма должна переместиться из текущего состояния без значительного финансового ущерба.

2. Необходимо четкое представление о системе в будущем состоянии, для того, что бы наиболее точно подобрать средства достижения целей.

3. Сроки проведения инновации ограничены 6-8 месяцами. В противном случае этот процесс затянется и может выйти из–под контроля.

Цели требуют усилий, т. е. затрат. Затраты можно финансировать только из прибыли. Все затраты связаны с риском, поэтому требуют прибыли для покрытия рисков потенциальных убытков. Поэтому нововведение следует проводить только при устойчивом положении фирмы, т. е. в случае стабильного получения прибыли.

 

 

 

Дерево целей                                         Рис. 9

 

Выводы по главе

В данной главе фирма ЗАО «Гориславцев и К» была рассмотрена в качестве системы. Был проведен анализ, в результате, которого были выявлены основные проблемы и слабые стороны внутри системы.

q Слабая обратная связь.

q Большие издержки на документооборот.

q Недостаточная оперативность документооборота.

q Большой объем информации.

Была выявлена цель нововведения, отвечающая свойствам SMART, улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой.

Эта цель вполне соответствует миссии организации и отвечает ее главной цели поставке на рынок качественного сервиса.

Указаны основные ограничения достижения цели:

q Бюджет фирмы;

q Возможности программного обеспечения;

q Временной интервал.

И выбраны критерии достижения цели.

Планирование нововведения

Таблица 3.4

Тактический план развития

	1 этап. Подготовительный.
1-ый месяц	Назначение менеджера курирующего проект.
	Обеспечение информированности сотрудников
	Подбор сотрудников в группу проводящую разработку и реализацию проекта.
	2 этап. Проектирование и постановка задачи.
2-ой месяц	Внутренний аудит для выявлений проблем учета.
	Описание бизнес-процессов для постановки задачи и написания интерфейса.
	Создание структурной схемы организации.
	3 этап. Создание системы.
3-ий месяц	Создание оболочки.
	Тестирование и доработка.
	Перекачивание данных из БД Access и БД 1:С Бухгалтерия 6:0.
	Анализ остатков за период и проверка корректности переноса данных.
	4 этап. Внедрение системы.
4-ый месяц	Обучение пользователей.
	Плавный перевод пользователей на новую системы.
	Сбор отзывов пользователей и доработка системы по мере возникновения необходимости.
	5 этап. Поддержание работоспособности системы.
	Назначение лица или группы лиц ответственных за поддержание системы.

Стратегический план развития (срок 1 год)

Введение бухгалтерской подсистемы и обеспечение получения информации по оплате в режиме реального времени.

Создание налаженной системы регулярного напоминания должникам.

Создание эффективной системы учета работ.

Улучшение существующей системы поставок и сервиса.

Анализ полученного эффекта и планирование дальнейших изменений.

Проблема сопротивления

При внедрении любого нововведения менеджер сталкивается с сопротивление людей.

Лучшим решением по решению проблемы сопротивления будет создание мотивации. То есть необходимо со стороны руководства:

1. Обнаружить и показать неудовлетворенности текущим состоянием.

2. Обеспечить участие в нововведении.

3. Ввести систему поощрений.

4. Предоставить людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.

Рассмотрим, как можно использовать эти меры в нашей ситуации:

Þ Прежде всего, необходимо разъяснить сотрудникам, почему руководство недовольно текущим состоянием информационной системы в настоящее время и каким оно хочет его видеть в будущем. Подробно объяснить, почему принято решение создать новую систему собственными силами, а не какое-то иное решение. Лучше всего сделать это на общем собрании сотрудников фирмы, которое должно быть первым шагом к внедрению нововведения. Надо обнародовать цели и план развития, а так же разъяснить роль каждого сотрудника. Разъяснить, что будет проведена работа по обучению и заверить, что перемены не приведут к увольнению среди сотрудников. Это позволит уменьшить слухи, связанные с нововведением и как следствие снизить страх перед ним. Руководство должно обратиться к сотрудникам, с просьбой высказать свои мысли, идеи и пожелания. Заверить, что наиболее интересные будут отмечены и учтены в процессе проектирования и внедрения.

 

Þ Для вновь создающейся группы, ответственной за проект, требуются сотрудники в первую очередь их надо искать среди собственных сотрудников. Надо тщательно проанализировать имеющиеся кадры и предложить принять участие в проекте. Более всего это касается отдела прикладных программ и сотрудников работающих по сдельной форме оплаты. Необходимо объявить среди них свободный набор во вновь создаваемую группу. Отказ всегда должен быть четко мотивирован. Вероятно, потребуется и набор новых опытных программистов.

Þ Для избежания мифов о старых добрых временах надо регулярно информировать людей о ходе нововведения на собраниях, постоянно сравнивая новые результаты с предыдущими показателями. У людей должно быть ощущение движения вперед к общей цели.

Необходимо уделить дополнительное внимание корпоративным мероприятиям в этот период объявить какой-нибудь корпоративный конкурс или провести, например, футбольный матч между сотрудниками разных отделов. Это не потребует больших затрат, но напомнит людям, что все они составляющие одного целого.

Þ Переход на новую систему по возможности должен быть постепенным. Желательно по мере создания модулей системы тут же внедрять их на рабочих местах и обучать сотрудников работе с ними. По результатам обучения необходимо провести тестирование. То есть необходимо назначить одного из участников группы ответственным за обучение.

Проблема власти

В рамках проводимой работы по преодолению проблемы власти проводятся следующие конкретные действия:

1). Проведение всеобщего психологического тестирования при приеме на работу;

2). Проводить совместные культурно-массовые мероприятия;

3). Регулярное проведение планерок и отчетных собраний;

4). Открытое поощрение за успешную работу;

5). Доводить до всеобщего сведения появление вакантных мест и устраивать открытые конкурсы на их получение;

6). Организовать разделение сотрудников на группы, между которыми проходят соревнования;

7). Создать командный дух организации с помощью установления всеобщей мотивации.

Проводимые мероприятия будут иметь успех при четко определенной структуре власти фирмы.

Кроме того, необходимо заручиться поддержкой критической массы всех групп. Этого можно добиться путем проведения разъяснительной работы среди сотрудников.

 

Выводы по главе

В данной главе была проведен краткий анализ основных программных продуктов предназначенных для комплексной автоматизации учета и в результате сравнения по ряду критериев был выбран программный продукт фирмы 1:С,1:С Предприятие 7.7 SQL.

Было решено создавать систему при участии собственных программистов и не обращаться в стороннюю фирму, что позволит уменьшить затраты на нововведение. Кроме этого в процессе создания собственной системы сотрудники получат опыт в области системной интеграции, и фирма сможет предоставлять своим клиентам новую услугу.

Создается тактический и стратегический планы развития при внедрении нововведения и рассчитывается экономический эффект от внедрения нововведения

Предполагается рост производительности труда операторов как минимум на 55% и увеличение собираемых платежей на 3-4 %.

В этой главе разработаны рекомендации для менеджеров фирмы для преодоления сопротивления сотрудников фирмы нововведению и улучшения морального климата в коллективе во время переходного периода.

Коэффициент использования излучаемого светильниками светового потока зависит от типа КСС светильника (в нашем случае, это тип Г), от геометрических параметров производственного помещения (индекса помещения) и коэффициента отражения потолка, стен, рабочей поверхности или пола.

         Коэффициент запаса учитывает возможность уменьшения освещенности в процессе эксплуатации осветительной установки и для чистых производственных помещений равен 1,4. Световой поток находится в зависимости от типа и мощности используемой в светильнике лампы.

В системе комбинированного освещения нормированная освещенность рабочей поверхности равна Е_но. Коэффициент неравномерности освещения для люминесцентных ламп равен 1,1.

Количество ламп в одном светильнике ЛСПО1, который используется в нашем помещении, равно 2. Коэффициент использования излучаемого светильниками светового потока примем равным 0,8. Обладая всеми необходимыми данными можно рассчитать число светильников в осветительной установке по следующей формуле:

                               N= 200*48,6*1,4*1,1 = 1,79

                                           2*0,8*5220

 

Т. е. в помещении должно быть две лампы, размеры лампы ЛСПО1 следующие: ширина – 0,418, длина – 1,536. Поэтому лампы должны располагаться следующим образом:

                               

         

  

 

 

 

Рабочие места с ПЭВМ и ВТД по отношению к световым проемам должны располагаться так, чтобы естественный свет падал сбоку, преимущественно слева. Расстояние между столами в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов не менее 1,2 м.

Метрологическое обеспечение в области безопасности труда осуществляется на основе положений ГОСТ 12.0.005-84 «Метрологическое обеспечение труда в области безопасности труда. Основные положения» (М., 1984 г.), системы стандартов безопасности труда, санитарных норм и правил Минздрава СССР и др.

Контроль освещенности можно выполнить с помощью люксометра, например, Ю-116 или Ю-117, или аналогичными приборами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В обеспечении бесперебойной работы одну из главных ролей играет правильно организованная система эффективного управления ресурсами предприятия. В данной работе произведено исследование проблем возникших в результате роста и развития фирмы ЗАО «Гориславцев и К». По данным проведённого исследования была разработана информационная система на базе современных информационных технологий, в частности использовались программные продукты фирм 1С и Microsoft. В работе даны конкретные рекомендации по внедрению разработанной системы, проведен расчёт экономического эффекта от внедрения разработки. Внедрение системы позволит повысить производительность внутрифирменных коммуникаций, качественно улучшить сервис предоставляемый клиентам и тем самым вывести фирму на новый уровень развития.

Были даны рекомендации по преодолению проблемы сопротивления сотрудников фирмы нововведению.

Руководство ЗАО «Гориславцев и К», рассмотрев вышеизложенные предложения и рекомендации, приняло решение о внедрении данной разработки и планирует осуществить данную инновацию во втором полугодии 1999г.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

[2] Статистика науки и инноваций: краткий терминологический словарь/ Под ред. Л.М. Гохберга. М.:ЦИСН, 1996

[3] Инновационный менеджмент. Справочное пособие./ под ред. П.Н. Завилина, А.К. Казанцева, Л.Э. Миндели. С-Пб.: Наука, 1997

1.	Анисимов Ю.П. и др. Организация управления нововведениями: Учебное пособие. Воронеж, 1993.
2.	Багриновский К.А. Хрусталев Е.Ю. Новые информационные технологии ЭКО 1996 №7
3.	Балабанов И.Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. М.: Финансы и статистика, 1994.
4.	Баркан Д.И., Валдайцев С.В., Долбёжкин В.А. и др. Как создаются коммерчески успешные товары и услуги: маркетинг и нововведение. Л.: изд. «Аквилон», 1991.
5.	Глухов В.В. Основы менеджмента. СПб.: Специальная литература, 1995.
6.	Завлин П.Н., Ипатов А.А., Кулагин А.С. Инновационная деятельность в условиях рынка. Спб.: Наука, 1994.
7.	ИТ в России. / Компьютерра. 1997. №47
8.	Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента Пер. с англ. /общ. ред. Л.И. Евенко. М.: Дело, 1994.
9.	О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ. /Экономика и жизнь. 1995. №№25,26.
10.	Основы управления персоналом. /Под ред. Б.М. Генкина М.: Высшая школа, 1996.
11.	Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления: опыт лучших компаний. Пер. с англ. М.: Прогресс, 1997.
12.	Родакова М.С. Инновационный процесс в странах развитого капитализма. М., 1991.
13.	Статистика науки и инноваций: Краткий терминологический словарь / Под ред. Л.М. Гохберга. М.: ЦИСН, 1996.
14.	Статистика науки и инноваций: краткий терминологический словарь/ Под ред. Л.М. Гохберга. М.:ЦИСН, 1996
15.	Томпсон А.А., Стрикленд А. Д. Стратегический менеджмент М. 1998.
16.	Феокистов Г. Информационная безопасность общества Социально-политический журнал 1996 №5
17.	Фигурновский Н. Будущие за инкубаторами инновационного бизнеса. /Радикал. 1992. №44.
18.	Экономическая стратегия фирмы: Учебное пособие / Под ред. А.П. Градова Спб.: Специальная литература, 1995.
19.	Яковец Ю.В. Проект федерального закона «Об инновационной деятельности и государственной инновационной политике в РФ». М.: Изд. Российской академии госслужбы при Президенте РФ, 1997

Интернет ресурсы:

1. Сервер компании Microsoft. http://www/microsoft.com/rus/

2. Центр информационных технологий. http://www.citforum.ru/

3. Сервер журнала Эксперт. http://www.expert.ru/

4. Сервер компании 1С http://www.1c.ru/

5. Сервер компании SCALA http://www.scala.ru/