Сопоставление записей требуемых стандартом МС исо 9001:2008 с записями, ведущимися в отделе

 

Для сравнения записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в ОСЗН была составлена таблица.

 

Таблица 2 - Сопоставление записей требуемых стандартом с записями предприятия.

№ пункта стандарта	Записи требуемые МС ИСО 9001:2008	Записи ведущиеся в отделе
5.6.1	Записи об анализе со стороны руководства должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
6.2.2 д	Организация должна поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках и опыте.	дипломы об образовании
7.1 г	Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла продукции и продукция соответствуют требованиям.	Журнал регистрации социальных паспортов
7.2.2	Записи результатов анализа и последующих действий, вытекающих из анализа, должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.2	Входные данные, относящиеся к требованиям к продукции, должны быть определены, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.4	Записи результатов анализа проекта и разработки и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.5	Записи результатов верификации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.6	Записи результатов валидации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.3.7	Записи результатов анализа изменений и любых необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.4.1	Записи результатов оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки (поставщиков) должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.5.2г	Осуществление валидации процессов производства и обслуживания продукции в соответствии с установленными организацией требованиями	Акты проверки отделений
7.5.3	Осуществление валидации продукции и ее регистрации для обеспечения прослеживаемости продукции	Журналы регистрации обращений граждан
7.5.4	Если собственность потребителя утеряна, повреждена или признана непригодной для использования, потребитель должен быть об этом извещен, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Не ведутся в связи со спецификой
7.6а	Регистрация метрологической базы, используемой для калибровки или поверки устройств для мониторинга и измерений (при отсутствии международных или национальных эталонов)	Не ведутся в связи со спецификой
7.6	Регистрация правомочности предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что оборудование не соответствует требованиям	Не ведутся в связи со спецификой
7.6	Результаты калибровки и поверки устройств для мониторинга и измерений	Не ведутся в связи со спецификой
8.2.2	Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей должны быть определены в документированной процедуре.	Отчеты о работе отдела Акты проверок Департамента
8.2.4	Свидетельства соответствия критериям приемки должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Социальный паспорт
8.2.4	Записи должны указывать лицо (а), санкционировавшее (ие) выпуск продукции.	Должностные инструкции
8.3	Записи о характере несоответствий и любых последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения, должны поддерживаться в рабочем состоянии.	Отчеты о работе отдела
8.5.2	Записи результатов предпринятых корректирующих действий.	Отчеты о работе отдела
8.5.3	Записи результатов предпринятых предупреждающих действий.	Отчеты о работе отдела

 

Как показывает таблица, в ОСЗН ведутся все записи требуемые стандартом за исключением тех, в которых нет необходимости.

 

Рекомендации и выводы

 

Анализ системы управления документацией и записями в Отделе Социальной Защиты Населения по АТУ Первореченского показал, что начальник отдела помимо своей основной деятельности занимается делопроизводством отдела и это уменьшает скорость обработки документов и управления документацией в целом. В связи с этим рекомендуется ввести должность секретаря или делопроизводителя.

В отделении по работе с предприятиями и учреждениями рекомендуется доработать уже имеющиеся журналы регистрации входящих и исходящих документов, а так же разработать журнал регистрации внутренней документации. У распорядительной документации отсутствует форма листа согласования документов, которую так же необходимо разработать (Приложение В).

С целью определения и понимая взаимодействия и обмена информации сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями в должностные инструкции рекомендуется ввести раздел «Взаимодействие» (приложение А).

Форма акта проверки отдела является неудобной в заполнении, Рекомендуется изменить форму акта проверки отдела (Приложение В).

Для разработки маршрутов движения документов рекомендуется ввести частичный электронный документооборот. Использование маршрутов позволило бы определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Отдел.

Для быстрого и правильного документирования работы отдела рекомендуется разработать альбом форм документов (Приложение В).

Заключение

 

В ходе написания выпускной квалификационной работы была достигнута цель, а так же выполнены поставленные задачи. Были рассмотрены такие вопросы как: что такое управление документацией; управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000; роль документации при создании СМК. Анализируя систему управления документацией и записями в ОСЗН, было изучено управление документацией в ОСЗН, после чего была построена структура документации.

На основе организационной структуры были построены схемы потоков входящих, исходящих и внутренних документов. Рассматривая этапы разработки внутренней документации, была составлена блок схема этапов разработки распорядительных документов. Была изучена документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией; описания процессов работ, документация обеспечения организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержания стратегических планов предприятия. Так же изучена документация оценки удовлетворенности потребителей и результатов анализа со стороны руководства.

В ходе анализа записей ведущихся в отделе была оставлена таблица сопоставления записей требуемых МС ИСО 9001:2008 и записей ведущихся в отделе. После анализа системы управления документацией и записями были сделаны выводы и даны рекомендации, а так же был разработан альбом форм документов и для должностной инструкции был разработан пункт «Взаимодействие».

Система управления документацией и записями в отделе позволяет более эффективно выполнять существующие виды работ. Управление документопотоками в целом способствует организации процессов отдела.

Повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в отделе делопроизводство и насколько профессионально ведется документация.

Библиография

 

1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.

2. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

.   Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.

.   ГОСТ Р ИСО 9000:2001. „Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. - М.: Изд-во стандартов. -105

.   ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998

.   Гузилова Г.В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г.В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2008. -- № 2. -- С. 21-36

.   Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2005. 359 с.

.   Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. - 271 с.

.   Енковская В. Систематизация приказов (распоряжений) // Секретарь-референт. -2007.-№8. - С20-23

.   Инструкция по делопроизводству ОСЗН Приморского края-2006 г

.   Ларин М.В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М.В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. - М., 2008. -- № 3. -- С. 25-31.

.   МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»

.   Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления, М., 2004.

.   Рысков О.И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О.И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2006. -- № 4. -- С. 8-14

.   Притикова В. Современное делопроизводство // Делопроизводство и документооборот.-2009-№3-32-34

.   Т.М. Полховская, Ю.П. Адлер, И.Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. - 2004. - № 5

.   Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Делопроизводство и документооборот.-2008. №5-С 2-6

.   Шпер В. Роль документации при создании эффективной системы менеджмента качества [Электронный ресурс] / В. Шпер. - Электрон. дан. - Режим доступа: http:// quality.eup.ru

Приложение А