Документооборот і його організація.

Документооборот — це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Основні етапи документообороту

Ø Складання і оформлення документа

Ø Прийняття документа бухгалтерією

Ø Рух документа по відділах

Ø Передача документа на засоби обчислювальної техніки і повернення назад

Ø Передача документа до архіву.

 

Для забезпечення рівномірного руху документів розробляють графік документо-обороту, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота кожної ланки, вказуються конкретні виконавці і т.інше.

Зберігання документів.

 

Строки зберігання документів і звітності встановлюються Головним державним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

  Наприклад:

1. Головні книги та особові рахунки робітників і службовців, баланси та звіти зберігаються постійно.

2. Акти документальних ревізій — 5 років.

3. Документи, що послужили підставою для облікових запи­сів — 3 роки і т.д.

 

 

Тема: Інвентаризація, її значення та види.

Порядок проведення інвентаризації.

Ø Наказом або розпорядженням керівника призначається інвентаризаційна комісія, до складу якої входять:

1. Спеціаліст по даній групі товарів.

2. Представник бухгалтерії.

3. Представник адміністрації.

4. Матеріально відповідальна особа.

Ø Інвентаризацію проводять на 1 число, для полегшення звірки фактичних даних з обліковими.

Ø Інвентаризаційна комісія представляє матеріально відпові­дальній особі наказ або розпорядження на проведення інвен­таризації.

Ø Матеріально відповідальна особа складає товарно-матеріаль­ний звіт на момент інвентаризації і дає підписку про те, що всі документи по надходженню та вибуттю цінностей включені в даний звіт і ніяких неоприбуткованих та неописаних цінностей у нього немає.

Ø При наявноті каси інвентаризацію починають із зняття залишків у касі.

Ø Інвентаризацію проводять по кожному місці зберігання цін­ностей в присутності матеріально відповідальної особи.

Ø Результати фіксують в інвентаризаційних відомостях або актах (3 примірники під копірку).

Ø Якщо протягом дня інвентаризація не закінчена, приміщення закривають та пломбують, при цьому ключ залишається у мате­ріально відповідальної особи, а пломбіратор у голови комісії.

Ø Після завершення інвентаризації на основі інвентаризаційних відомостей та облікових даних складається порівняльна відомість.

Ø Після проведення інвентаризації проводиться вибіркова перевірка цінностей, яка оформляється актом повторної перевірки.

Ø При виявленні розбіжностей з даними обліку проводиться повторна інвентаризація.