Программные средства управления проектами

Все большую популярность в мире приобретают технологии проектного управления, призванные помочь руководителям проектов координировать деятельность исполнителей, обеспечивать выполнение работ в срок, в рамках бюджетов, планировать риски и выполнять другие, не менее важные функции.

Одним из необходимых инструментов проектного управления является программный продукт, без которого невозможно осуществлять полноценное планирование и оперативные расчеты.

В любой организации проектное управление происходит на нескольких уровнях, соответственно и программный продукт должен быть выбран такой, чтобы он облегчил управление на всех уровнях управленческой цепочки, где его применяют.

В общем виде можно выделить три уровня, на которых происходит управление проектами:

· руководители - высшее руководство (стратегический уровень), на уровне которого происходит определение целей и задач предприятия, принимается решение о финансировании, оценивается приоритетность проектов;

· функциональные менеджеры, профессионалы, занимающиеся планированием и контролем проектов;

· операционный уровень - менеджеры проектов, ответственные на местах.

Естественно, при выборе программного продукта нужно исходить из требований всех уровней управленческой иерархии.

Например, для высшего руководства важны такие характеристики программного продукта как легкость в применении, процедуры для планирования "сверху вниз", возможность получать обобщенные отчеты. Для руководителей на функциональном уровне важнее мощность временного, стоимостного и ресурсного планирования, анализа рисков, средства контроля реализации проекта, а на уровне операций значение имеют простота использования, наглядность и легкость изучения.

Как правило, системы управления проектами делятся на системы начального уровня – для небольших фирм с локальными целями, и на профессиональные системы управления проектами – для координации крупных проектов и мультипроектного управления, поэтому и использовать их можно по-разному. Для одних - это инструмент компьютерного моделирования проектов и просчета последствий принимаемых решений до их реализации, для других – средство отображения показателей и получения отчетности. Выбор программного продукта зависит, прежде всего, от сложности целей и задач проекта.

Число различных фирм, предлагающих программные продукты по управлению проектами, постоянно растет, и сейчас их число достигло нескольких сотен. В России наиболее популярными пакетами являются такие программные продукты, как Microsoft Project, Spider Project, Primavera и некоторые другие.

Microsoft Office Project — это комплексное решение корпорации Майкрософт по управлению корпоративными проектами, которое включает в себя семейство программных продуктов:

· MS Office Project Standart (стандартная версия) — однопользовательская версия для небольших проектов,

· MS Office Project Professional (профессиональная версия) — корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server,

· технологию MS Office Project Web Access (веб-портал, позволяющий подключаться к данным о проектах и ресурсам, хранящимся на сервере Office Project Server, и осуществлять совместную работу над проектами. Все, кому нужен доступ к данным сервера Office Project Server, но не требуются возможности планирования Project Professional — могут использовать Office Project Web Access с помощью веб-клиента для просмотра, обновления и анализа данных);

Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite, разработчик "Компания Спайдер Проджект") -  пакет управления проектами, спроектированный и разработанный с учетом практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Этот пакет - единственный из популярных в России программных продуктов отечественной разработки.

Пакет Spider Project, в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности:

· Возможность автоматического назначения ресурсов, исходя из их квалификации.

· Неограниченное количество работ, ресурсов, иерархических структур работ и ресурсов.

· Возможность создания и использования в проектах различных баз данных, в том числе нормативных расценок и расходов материалов на единицу объема, производительностей и загрузки ресурсов на типовых работах и т.д.

· Возможность создания и одновременной работы с неограниченным числом версий проектов.

· Встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ.

· Возможность моделирования не только затрат, но и доходов, не только расхода, но и производства ресурсов. Подсчет Cash Flow для всех статей затрат, а также для любых материалов проекта.

 

Программные продукты по управлению проектами компании Primavera Software Inc. (была куплена фирмой Oracle). В 2005 г. перед выпуском версии 5.0 было объявлено об унификации названий всех многочисленных программных модулей. Теперь профессиональное программное обеспечение для управления проектами называется просто — Primavera.

Последняя версия - Oracle's Primavera P6  – профессиональная версия, предназначенная,  в основном для автоматизации процессов управления больших и сложных проектов в соответствии с требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь предназначена для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического пути, выравнивания ресурсов, анализа «что – если» и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ.

Все программные модули Primavera обеспечивают хранение и обработку данных по всем проектам компании в едином хранилище данных, построенном на базе СУБД Oracle или Microsoft SQL Server.

 

Грамотно внедренный программный продукт дает возможность специалистам предприятия:

· структурировать, описывать состав и характеристики работ, ресурсов, доходов и расходов проекта; ­

· рассчитывать расписание исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений; ­

· определить критические операции и резервы времени для исполнения других операций проекта; ­

· рассчитывать бюджет проекта и распределять запланированные затраты во времени; ­

· рассчитывать распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании; ­

· определять оптимальный состав ресурсов проекта и распределить во времени их плановую загрузку; ­

· анализировать риски и необходимые резервы для надежной реализации проекта; ­

· определить вероятность успешного исполнения директивных показателей; ­

· вести учет и анализ исполнения проекта; ­

· получать необходимую отчетность по проекту.