Автоматизированные информационно-поисковые системы

План лекции:

1. Развитие АИПС в конце 1980-х – 2010 гг.

2. Крупнейшие АИПС государственных архивов Республики Казахстан

1. Развитие АИПС в конце 1980-х – 2010 гг. В условиях научно-технического прогресса и, в частности, быстрого развития электронной техники во всех сферах информационной деятельности наряду с традиционными методами справочно-информационного обслуживания широко используются автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС), созданные на базе электронно-вычислительных машин. Эта тенденция характерна и для архивных учреждений.

Компьютерные технологии позволили поставить на принципиально новую основу весь комплекс работ, связанных с архивной информацией, начиная от отбора на хранение и заканчивая организацией доступа и использования ретроспективной информации. Со временем данное направление оформилось в комплекс мероприятий по автоматизации и информатизации архивного дела. Автоматизация поиска информации в архиве стала одним из направлений данных мероприятий. В настоящее время в нормативных документах АИПС трактуется как неотъемлемая часть системы научно-справочного аппарата архива. Для определения данной составляющей СНСА

также используется термин «автоматизированный НСА» (далее – АНСА). Он

представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных (далее – БД) автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА строится на принципах традиционной системы научно-справочного аппарата архива и реализует все его функции, предоставляя широкие возможности для более оперативного и многоаспектного поиска архивных документов.

Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА – описания документов на уровне фонда, дела, документа.

Первыми разработками архивистов в данной области были всесоюзные автоматизированные информационно-поисковые системы по темам «Документы Великого Октября» и «Памятники архитектуры и градостроительства», в которых принимали участие и сотрудники казахстанских архивов. Лишь с начала 90-х годов, когда в архивах появились персональные ЭВМ, началась самостоятельная разработка АИПС. Началом процесса создания автоматизированных информационных и информационно-поисковых систем в архивных учреждениях можно считать 1992 г. 27 ноября 1992 г. постановлением Совета Министров Республики Казахстан (№ 444) была утверждена «Программа информатизации Республики Казахстан на 1991 – 1995 гг. и на период до 2000 г.» В архивной отрасли первым шагом в ее реализации стало создание типовой АИПС «ИПС-Архив».  В состав целей ее создания также входило:

усовершенствование научно-справочного аппарата;

повышение эффективности поиска;

углубленное информационное обеспечение конкретных пользователей документной информации.

Базовой площадкой для проведения научных, проектных и опытно-эксплуатационных работ над системой был определен ЦГА РК. В 1996 г. работа была завершена, в 1997 г. – сдана в эксплуатацию. Данный проект позволил в опытном режиме определить возможности внедрения информационных технологий в одном отдельно взятом архиве и в архивной отрасли в целом; выявить конкретные проблемы, недостатки, препятствующие данному процессу; более точно сформулировать необходимые требования для будущих разработок; выработать дальнейшие пути повышения эффективности использования технических достижений в архивном деле страны.

В 2000 г. республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и документации утвердил «Концепцию развития архивной отрасли на 2001 – 2005 гг.)», один из разделов которого посвящается внедрению информационных технологий в архивную сферу. Целью автоматизации названы создание в каждом архиве автоматизированной информационной системы, которая бы состояла из цельной централизованной БД и набора программных средств по автоматизации основных направлений работы архива (комплектование, личные фонды, учет, обеспечение сохранности документов, научно-техническая обработка документов, научно-справочный аппарат, использование). По состоянию на 2007 г. данная программа была в целом реализована, начался процесс внедрения в государственные архивы разработанной автоматизированной системы.

2. Крупнейшие АИПС государственных архивов Республики Казахстан. К настоящему времени в государственных архивах страны АИПС, АНСА заняли важное место в работах по поиску и использованию ретроинформации. Наиболее масштабно работа по развитию данной формы НСА ведется в республиканских архивах. В ЦГА КФДЗ РК созданы БД на фотодокументы архива; фонодокументы; документальные фильмы; альбомные фотоснимки.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что такое АИПС, АНСА? В чем их отличие от традиционного НСА?

2. Когда в советских архивах появились первые АИПС?

3. Какие руководящие документы принимались для развития информатизации и автоматизации архивной отрасли Республики Казахстан?

4. Какие АИПС и БД созданы в ЦГА РК?

6. Назовите известные Вам АИПС и БД в других госархивах страны.