Автоматизация документооборота

Управленческая деятельность в любой организации основана на

переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает

наличие технологии преобразования исходных данных в

результативную информацию. Появление компьютерных технологий

не просто изменило характер работы очень многих людей, качест-

Информационные системы делового администрирования 175

венно другими стали и производственные отношения, повысились

квалификационные требования, раси1ирился круг решаемых задач и

выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней:

управлять - значит приводить к успеху других, приводить к успеху с

использованием новых, прогрессивных технологий.

В середине 1990-х гг. в связи с распространением компьютерных

технологий и ростом количества электронных документов возник

спрос на полнофункциональные универсальные системы, которые

настраивались бы на решение любых задач. Но в этот же период времени

поставщики операционных систем и традиционных офисных

приложений стали включать в свои продукты типовые функции до-

кументоориентированных систем: версионность, выписка-возврат

документов и пр. Многие пользователи стали задаваться вопросом:

"Зачем покупать систему управления документами, когда все и так

есть в самой операционной системе, например в Windows?" Вот

именно этот сакраментальный вопрос и стал камнем преткновения,

вызвав задержку широкого внедрения столь необходимых систем

управления электронными документами.

Безусловно, можно работать и без развитой системы управления

электронными документами (СУЭД). Такой вариант приведен на рис.

3.9. В качестве среды распространения документов в этом случае, как

правило, применяется общеизвестная программа Microsoft Outlook. С

ее помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа

используется и для пересылки необходимых образов документов,

получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению

ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

1. Разнесенность классификаторов и словарей. Поскольку в подобной

структуре нет единого базового компонента, структурные

подразделения организации вынуждены локально формировать собственные

системы классификаторов, а также словарей и нормативов.

2. Отсутствие автоматизированных корпоративных справочников.

Ввиду того что MS Outlook применяется только для пересылки

электронных версий документов, отсутствует возможность подключения

каких-либо специализированных справочников, действующих

в едином поле организации. Единственное, что можно сделать, - это

распространить одинаковые адресные книги, содержащие адреса

электронной почты сотрудников.

176 Глава 3

MS Outlook

Среда

Распространения

Документов,

Электронная почта

<:УЛ

Финансовый блок

Классификаторы С J Словари, нормативы

Рис. 3.9. Типовой вариант работы с документами без применения СУЭД

3. Регистрация документов проводится вручную. Все необходимые

сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки,

не обрабатываемые автоматизированными системами.

4. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый

документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным

исполнителем. Однако это не самое лучшее решение - документ

(особенно при согласовании) должен обходить сотрудников по цепочке,

определяемой регламентами, принятыми в организации.

5. Затруднено проведение контроля за исполнением. Едва ли доступной

операцией становится автоматизированный контроль за своевременным

исполнением документа, если речь идет только о пересылке

документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе

в данной схеме можно только дополнительным письмом,

отправленным также вручную.

6. Затруднен мониторинг версионности документа, слоэюен процесс

согласования. При подобной схеме работы у каждого исполнителя

в цепочке может создаваться "своя" версия документа. Даже ее-

Информационные системы делового администрирования 177

ли все версии собрать воедино, разобраться в сформированном хаосе

будет очень сложно.

1, Невозмоэюность автоматизированного поиска документов.

Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

Производители систем управления документами быстро поняли

тенденции рынка, и у продуктов появились дополнительные возможности:

коллективная работа, управление потоками данных (workflow),

работа с образами документов, интеграция с системами OCR, электронной

почтой, Интернетом. Системы управления документами стали

тесно срастаться с системами управления знаниями.

Сегодня крупным организациям, учреждениям, предприятиям

нужны мощные современные интеллектуальные системы, которые в

то же время должны быть как можно менее заметны. Развитие внутренних

и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что системы

управления документами и знаниями скоро станут необходимыми и

обязательными для любой крупной и средней организации.

В этой связи более целесообразной организацией документооборота

представляется схема, приведенная на рис. 3.10.

Электронные

Документы

Производство

Бухгалтерия

Маркетинг

Справочники,

Классификаторы

Словари,

Нормативы

Сервис

х

Система управлений

электронными):|окументами

Служба

безопасности Руководство

Финансовый

Блок

Управление