Рамочные элементы композиции и работа редактора с ними.

Классификация способов изложения и видов текста.

Структура повествования. Виды повествования.

Редактирование сообщения.

· название (и сокращённое наименование);

• фактический и почтовый адреса;
• адрес электронной почты;
• контактные телефоны;
• адрес сайта.

+ что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

· минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;

· если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;

· отдельно нумеруется каждое приложение;

· в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);

· в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;

· в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;

· обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

· вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);

· содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);

· резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

· используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;

· чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;

· только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;

· избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;

· пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;

· избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;

· проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».

2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».

3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу.

· «С уважением,» «Искренне ваш»;

· «С наилучшими пожеланиями»;

· «С надеждой на продолжение сотрудничества»;

· «Всегда рады оказать вам услугу»;

· и т. д.

Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации.

«К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;

· «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;

· «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Редактирование описания.