Работа с данными в режиме таблицы

 

Просмотр данных.

Самый простой способ просмотра данных - это открыть таблицу в режиме таблицы. Режим таблицы оказывается полезным для проверки данных. Для того, чтобы просматривать данные одной из таблиц, необходимо открыть базу данных, выбрать корешок Таблицы и дважды щелкнуть мышкой по имени нужной таблицы.

 

Изменение макета таблицы.

Для лучшего представления данных на экране можно менять макет таблицы, выполняя команду меню Формат, например, менять ширину столбца, в котором установлен курсор, командой Формат/Ширина столбца, увеличивать высоту строк командой Формат/Высота строки, выбирать нужный шрифт командой Формат/Шрифт, удалять линии сетки командой Формат/Сетка.

Кроме того, можно изменить порядок расположения столбцов при их просмотре. Для этого следует выделить нужный столбец, щелкнув по его имени в области маркировки столбца, и перетащить область маркировки в новое место.

Можно также убрать часть столбцов с экрана, выделив один или несколько столбцов и выполнив команду Формат/Убрать столбцы. Иногда во время просмотра данных может понадобится удерживать один из столбцов все время на экране, в то время как остальные столбцы будут прокручиваться в окне вправо и влево. Для этого нужно выделить один столбец или группу смежных столбцов и выполнить команду Формат/Зафиксировать.

 

Изменение данных.

В режиме таблицы можно вставлять в таблицу новые записи, изменять данные, удалять записи.

 

Добавление новой записи.

Если таблица пустая, Microsoft Access при ее открытии показывает единственную пустую строку. Если в ней имеются записи, то Microsoft Access выведет пустую строку после последней записи с данными. Перейти к пустой строке можно командой Запись/Перейти/Новая запись. Переход в следующий столбец осуществляется клавишей Tab. Чтобы сохранить новую запись в БД, следует выполнить команду Файл/Сохранить запись. Для отмены добавления записи в БД нужно дважды нажать клавишу Ecs.

Чтобы восстановить текущую запись, необходимо сначала выполнить команду Правка/Восстановить текущее поле, а затем команду Правка/Восстановить текущую запись.

Для выделения и изменения данных можно щелкнуть в ячейке, содержащую запись, непосредственно слева от первого символа, который нужно изменить, и расширить область выделения, чтобы включить в нее все изменяемые символы.

Для замены данных можно использовать команду Правка/Заменить.

Для копирования и вставки данных можно использовать буфер обмена. Командой Правка/Копировать или Правка/Вырезать следует поместить в буфер выделенные ячейки или строки таблицы и командой Правка/Вставить вставить данные из буфера в новом месте таблицы.

Для удаления одной иди нескольких строк необходимо выделить нужные строки и нажать клавишу Del.

 

Сортировка и поиск данных

 

При открытии таблицы Microsoft Access выводит строки в последовательности, определенной значениями первичного ключа этой таблицы.

В Microsoft Access имеется возможность сортировки данных в режиме таблицы. Для этого нужно установить курсор в столбец, по которому производится сортировка, и выбрать кнопку По возрастанию или По убыванию.

Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Щелкнуть по кнопке Изменить фильтр или выполнить команду Записи/Изменить фильтр.

2. В бланке фильтра расположить поля, по которым нужно провести сортировку, и указать для каждого поля вид сортировки: по возрастанию или убыванию.

3. Чтобы увидеть результаты, выполнить команду Записи/Применить фильтр.

 

Чтобы выполнить простой поиск по одному полю, необходимо выделить это поле, выполнить команду Правка/Найти и в образце поиска указать значение данных, которое нужно найти. В образце можно использовать шаблоны: символ * вместо строки произвольных символов любой длины и символ? вместо одного произвольного символа.

Для поиска по нескольким полям или отбора выводимых значений следует использовать окно фильтра. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть таблицу и открыть окно фильтра командой Записи/Изменить фильтр.

2. В бланке фильтра ввести поля, порядок сортировки и указать условия отбора. При задании условий отбора в окне фильтра можно использовать те же возможности, что и при создании запросов.

3. Щелкнуть по кнопке Применить фильтр, чтобы увидеть результаты сортировки.

Чтобы сохранить определение фильтра, следует выполнить команду Файл/Сохранить как запрос и присвоить запросу имя. Чтобы использовать созданный ранее фильтр, при открытии таблицы можно открыть окно фильтра и выполнить команду

Файл/Загрузить из запроса.