Состав функций и процедур СДОУ

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

 

К технологическим функциям следует отнести:

· осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

· регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

· ведение информационно-справочной работы по документам организации;

· машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

· копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

· разработка и проектирование бланков документов;

· подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

· подготовка к докладу руководству поступающих документов;

· организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

· регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

· организация хранения документов в структурных подразделениях;

· организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

· повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

· организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

· организация делопроизводства по обращениям граждан;

· разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

· контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

· контроль за сроками исполнения документов;

· осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

· обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

· обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

· разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

· проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

· проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Состав Организационно-Распорядительных документов (ОРД)

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие документы (контракты, договоры).

Содержание процедуры составления ОРД

К числу основных операций технологического процесса составления типовых документов можно отнести следующие:

1. составление шаблонов документов и хранение их в базе;

2. разработка проекта документа в структурном подразделении;

3. поиск шаблона заполнение его реквизитами с переменной информацией;

4. выдача на печать;

5. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

6. редактирование и корректировка документа;

7. печать и подписание документа;

8. утверждение документа руководством;

9. размножение (копирование) документов;

10. регистрация и рассылка документов.

Содержание процедуры получения и передачи потоков документов

Технология приема-передачи потока документов:

1. прием документов

2.первичная обработка

a. проверка правильности поступления

б. проверка целостности доставки

3. сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые

(если документ не регистрируется, тогда проставляются доты поступления и передаются адресату)

4. проставление регистрационного номера и даты

5. проставление индекса документов

Структура индекса:

-классификатор документов,

-классификатор подразделений,

-номенклатура дел.

6.открытие регистрационной карточки при больших ПИ

7.ргистрация в регистрационном журнале при малых ПИ

-РЖ входящих документов

-РЖ исходящих документов

-РЖ внутренних документов

8. передача руководству на рассмотрение

 

7. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов

Под контроль берутся наиболее важные документы:

· документы государственного значения;

· приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций;

· приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия).

 

В контроле исполнения можно выделить следующие три этапа: текущий контроль исполнения; мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении дисциплины исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения документов в различных подразделениях в установленные сроки.

Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив

Заключительной процедурой, выполняемой в СДОУ, является процедура формирования дел и сдачи их в архив. Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения управления. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Формирование дел - это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирование дел предшествует операция составления "Номенклатуры дел".

I. Формирование "Номенклатуры дел".

Структура архива организации выстраивается согласно "Номенклатуре дел". Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. При выполнении данной группы операций специалист-делопроизводитель определяет полный состав создаваемых документов, состав вопросов, по которым создаются документы и определяет перечень признаков формирования "Дел". К числу основных признаков выделения "Дел" относят следующие:

• вид документа;
• тип вопроса;
• географический;
• корреспондентский,
• авторский и т. д.

II. Составление и хранение "Дел".

Организация хранения документов в "Делах" должна отвечать нескольким требованиям: оперативности поиска, полноты выдачи документов по запросу, надежности хранения.

При выполнении этого комплекса операций осуществляется отбор документов в "Дела". К основным принципам отбора относятся:

• исполнение документа;
• правильность заполнения;
• определенный период составления.

III. Сдача в архив.

После этапа хранения документов в "Делах" в подразделениях предприятия в течение года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка "дел" по срокам их хранения:

• кратковременного хранения;
• долговременного хранения;
• постоянного хранения.

Документы кратковременного хранения уничтожаются, а работа с документами долговременного и постоянного хранения продолжается.