Первое «Р» – Place / Location (место)

Общие требования к помещению (месту проведения мероприятия). Их можно изложить в виде своеобразной формы («памятки») (рис. 5).

Помещение в котором желательно (возможно) проведение мероприятия	Помещение организации Выставочный центр / конференц-центр Помещение в гостинице На открытом воздухе Другое
	да	нет
Возможность использования помещения в назначенный день
Возможность проведения «генеральной репетиции»
	хорошо	плохо
Качество помещения и то, насколько оно соответствует тому имиджу, который вам необходимо создать и поддержать
Наличие (или возможность разместить): подиума для презентации и для выступающих; места для: столов и стульев; стола регистрации; гардероба; обеденных столов, столов для фуршета; проведения переговоров в узком кругу
Наличие и близость мест для парковки
Наличие аудиовизуального оборудования
Технический сервис (поддержка работы оборудования и технический персонал)

-126-

Наличие телекоммуникаций (телефоны, Интернет, компьютеры, факс)
Соответствие уровня услуг уровню организации
Отопление, кондиционирование воздуха
Обеспечение охраны помещения и посетителей
Возможность размещения гостей в ночное время (гостиница)
Страхование
Проведение других мероприятий конкурентами в то же время в том же помещении
Специальные скидки на аренду помещения в период низкой интенсивности мероприятий
Услуги по поддержанию чистоты в помещении

Рис 5. Общие требования к помещению. Памятка.

Дадим комментарии но некоторым вопросам, прямо или косвенно связанным с местом проведения мероприятия.

Страхование помогает снизить риски и возместить часть затрат в случае возникновения непредвиденной ситуации (повреждение части выставочной экспозиции при транспортировке, установке, демонстрации; отмена мероприятия по не зависящим от организаторов причинам).

Успех мероприятия в значительной степени может зависеть от правильности организации пространства – размещения экспозиции, стендов, стульев, столов для гостей, участников и выступающих. Сам тип мероприятия определяет, какое именно и каких размеров требуется помещение. Например, помещение в 500 кв. метров можно использовать:

-127-

– для проведения приема с официантами, обходящими стоящих гостей и предлагающими им напитки и закуски (фуршет); в этом случае может быть приглашено примерно 600 гостей (0,83 кв. метра на человека);

– для проведения конференции, на которой все участники рассаживаются рядами, а перед ними устанавливается подиум для президиума; в таком случае число гостей должно быть не более 500 (1 кв. метр на человека);

– для проведения бизнес-завтрака или бизнес-ланча, на котором участников рассаживают за столами; тогда это помещение может вместить в себя максимум 400 человек (1,25 кв. метра на человека). Эти данные приведены без учета установки подиума для президиума (председатель организации, главный выступающий, главный гость; в таком случае полезная площадь помещения уменьшается).

Оформление помещения – важная составляющая мероприятия; должны быть соответствующим образом оформлены:

– зал (комната, арендуемая площадь), где проходит основная часть мероприятия: устройство сцены/подиума, стены (флаги, плакаты, щиты и т.д.);

–- помещения, смежные с главным (перед входом в него): тумбы, указатели, флаги, щиты;

– подъезды, подходы к зданию, в котором проходит мероприятие: наружная реклама, информация о мероприятии, декоративное оформление входа в здание.

При организации мероприятия надо правильно рассчитать количество и качество угощения (питания):

– прием с кофе и чаем – в среднем 1,5–2 чашки на человека плюс печенье, прочая выпечка;

– коктейль-прием – 3 коктейля на одного человека плюс обязательно безалкогольные напитки;

– приемный день – планируется из расчета 6 человек в час: чай, кофе и выпечка, печенье;

– бизнес-ланч (ужин): если время мероприятия не очень продолжительное, то должно быть максимум 3 блюда, а также белое и красное вино к каждому блюду.

-128-

Все выступающие на мероприятии такого рода, а также гости должны быть обеспечены минеральной водой.

Контрольный список вопросов при заключении договора с кейтеринговой компанией на обеспечение угощения гостей и участников мероприятия:

1) предыдущий опыт кейтеринговой компании по предоставлению таких услуг, рекомендации (ссылки);

2) ожидаемое число гостей;

3) возможность скидки в случае малого числа заказов у компании («не в сезон»);

4) выбор меню с учетом рекомендаций компании и фиксация цен;

5) горячие или холодные блюда в зависимости от сезона и времени проведения мероприятия;

6) возможность специального меню, учитывающего религиозные, культурные традиции приглашенных, а также ассортимент диетических блюд;

7) согласование максимального количества еды и напитков;

8) принятие решения о возможности включения в меню алкогольных напитков;

9) учет программы мероприятия с тем, чтобы время угощения гостей/участников хорошо в нее вписывалось;

10) договоренность о том, что со стороны кейтеринговой компании будет назначено одно контактное лицо по работе с вами;

11) письменное подтверждение всего вышеупомянутою.