Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей

 

Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1) начинать день с позитивным настроением;

2) хорошо позавтракать и без спешки на работу;

3) начинать работу по возможности в одно и то же время;

4) перепроверить план дня;

5) вначале — ключевые задачи;

6) приступать к работе без раскачки;

7) согласовать план дня с секретарём;

8) утром заниматься сложными и важными делами;

Правила основной части дня:

1) подготовить хорошо все к работе;

2) фиксировать и своевременно корректировать сроки выполнения работы;

3) избегать действий, вызывающих обратную реакцию;

4) отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

5) избегать незапланированных импульсивных действий;

6) своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;

7) выполнять сериями небольшие однородные задачи;

8) рационально завершать начатое

9) использовать временные промежутки;

10) работать антициклично;

11) выкраивать спокойный час;

12) контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

1) завершить несделанное;

2) контролировать и самоконтролировать результаты работы;

3) спланировать мероприятия на следующий день;

4) уходить с работы домой всегда с хорошим настроением;

5) каждый день должен иметь свою кульминацию.

У разных людей — разные психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей — так это относительные, ритмичные колебания!

Контроль за результатами труда служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Все функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

– осмысление физического состояния;

– сравнение запланированного с достигнутым;

– корректировку по установленным отклонениям.

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех. Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль). В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

Особую роль в самоменеджменте составляют информация и коммуникация, вокруг которых постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации, с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией, т.е. рациональное чтение (рис. 5.3).

Это важно для руководителя, поскольку рационализация чтения означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

 

Рис. 5.3 — Схема процесса рационального чтения

 

Рациональное чтение базируется на следующих принципах:

1) определить нужно ли вообще этот материал читать, если да, то в каком объеме;

2) сконцентрировать внимание на нужной и полезной информации с целью максимизации ее использования;

3) просмотреть и изучить названия глав, разделов, предисловия, введения;

4) выявить информацию, которую необходимо прочитать более интенсивно;

5) не задерживать внимание на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом;

6) следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам;

7) отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Читать можно также быстрее, если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кратчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

– обзор — узнать, какую информацию несёт книга в целом;

– постановка вопросов — это критическое чтение;

– чтение — целевое и концентрированное восприятие;

– обобщение — необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен;

– повторение — завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени.