Запросы на Добавление записей

С помощью запроса на добавление записей можно скопировать выбранные записи и поместить их в другую таблицу. Можно также использовать запрос на добавление для переноса данных в используемую БД из другого источника (из какой-либо другой таблицы).

Выполнение запроса на добавление записей можно начать (также как и в других запросах-действиях) с запуска запроса-выборки – для того чтобы убедиться, что копируются необходимые записи.

Если необходимо добавить записи к таблице в другой БД, сначала следует присоединить таблицу-источник к базе, содержащей целевую таблицу, с помощью команд Файл → Внешние данные → Связь с таблицами. Для отбора добавляемых записей нужно составить запрос на выборку. Затем надлежит выполнить составленный запрос и оценить результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Вид → Режим таблицы. После этого необходимо вернуться в режим Конструктор и активизировать команду Запрос → Добавление.

В открывающемся окне диалога нужно в поле Имя таблицы выбрать имя таблицы, к которой требуется присоединить данные из результирующего набора записей запроса. Закрытие диалогового окна кнопкой ОК приводит к тому, что Access добавляет в бланк запроса строку Добавление.

В строку Добавление автоматически (или вручную) вставляются имена тех полей целевой таблицы, которые совпадают с именами полей запроса. Далее следует осуществить запрос. Для этого надо выполнить команду Запрос → Выполнить или щелкнуть по кнопке Выполнить на панели инструментов. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет добавлено к целевой таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

Однако при переключении на запрос-выборку и обратно Access не сохраняет соответствия имен полей. Если перед запуском соответствующего запроса на добавление записей вы хотите выполнить запрос-выборку, приходится заново задавать соответствия имен двух таблиц.

Добавленные по ошибке записи легко находятся и удаляются. Тем не менее, можно сэкономить время, если сделать резервную копию таблицы, в которой будет осуществляться добавление записей.

Построение запроса на добавление записей:

- в запросе на выборку указать таблицу, из которой будут добавляться данные;

- отобрать данные, которые будут добавляться в другую таблицу;

- в окне Конструктор выбрать меню Запрос → Добавление...;

- указать имя таблицы, в которую будут добавляться записи;

- заполнить условия добавления записей.

 

Упражнения

В БД Супермаркет реализовать следующие действия:

1. Создать запрос на обновление, который снижает цену товаров, продающихся в молочном отделе, на 10 %.

2. Увеличить на 50 % оклад конкретно указанного сотрудника с помощью запроса на обновление Надбавка к зарплате.

3. Организовать запрос на обновление Повышение заработной платы, который в зависимости от указанного процента повышения зарплаты будет обновлять размеры окладов.

4. Создать запрос на создание таблицы, который организует новую таблицу Расчет зарплаты с полями Ф.И.О., Оклад, Премия (20 % от оклада), Аванс (40 % от оклада), Подоходный налог, Пенсионный взнос, К выдаче.

5. Создать запрос на создание таблицы, который организует новую таблицу Подакцизные товары с полями Номенклатура, ЕдИзмерения, Цена.

6. Создать запрос на создание таблицы, который выгружает данные о поставках товаров за месяц, указанный пользователем, в таблицу Данные за месяц.

7. Создать запрос на удаление, с помощью которого можно будет удалять сведения о поставках поставщика, указанного пользователем БД.

8. Создать запрос на удаление, чтобы с его помощью можно было удалить из таблицы Товары записи по тем товарам, у которых размер акциза (20 % от цены) в рублях превышает 5000 рублей.

9. Создать запрос на удаление, который удаляет все сведения о сотруднике старше 70-ти лет (использовать функцию DateDiff).

10. Создать запрос на удаление, который удаляет из БД о поставках сведения, касающиеся конкретно указанного интервала времени (использовать оператор Between).

11. Создать новую таблицу Продукты питания с полями, аналогичными таблице Товары. С помощью запроса на добавление Добавление продуктов, добавить записи из таблицы Товары, которые касаются только отделов с продуктами питания.

12. Создать новую таблицу Офис с полями КодСотрудника, Ф.И.О., Оклад. С помощью запроса на добавление Офисные работники добавть записи из таблицы Сотрудники, которые касаются только сотрудников, работающих в отделах Администрация и Бухгалтерия.

 

Контрольные вопросы

1. Перечислите виды запросов на изменение и охарактеризуйте каждый.

2. Что является результатом запуска запроса на изменение?

3. В чем особенности структуры бланка Конструктор запроса на обновление?

4. В чем особенности структуры бланка Конструктор запроса на удаление?

 

Тема 10. Отчеты в Access

 

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из БД в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

1) предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

2) могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных запросах.

Методы работы с отчетами аналогичны методам работы с формами.

 

Разделы отчета

Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных.

Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид → Колонтитулы.

При создании отчета можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале отчета, и примечание, выводимое в конце отчета. Добавить в отчет эти разделы можно с помощью команд Вид → Заголовок/примечание отчета.

Линейки с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице.

Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку.