Создание и общая характеристика книги.

Открыть меню кнопки Пуск сочетанием Ctrl+Esc или клавишей Win между Alt и Ctrl, из перечня действий выбрать Создать документ Office. В открывшемся окне на вкладке Общие выбрать Новая книга. [ В последней версии Excel через контекстное меню папкис фамилией студента выбрать пункт Создать, выбрать Лист Microsoft Excel; будет создан ярлык листа, его надо открыть двойным щелчком мыши]. Нажать F12 (команда «Сохранить как...») и сохранить книгу под своим именем в своей папке.

Присвоить книге пароль для открытия, для этого через меню Сервис-Параметры-Безо­пасность в поле Пароль для открытия файла ввести пароль (сочетание букв, цифр), нажать ОК и ввести пароль еще раз для подтверждения. После этого необходимо снова сохранить файл – уже как текущее сохранение – сочетанием клавиш Shift+F12.

В последней версии Excel пароль вводится по схеме: F12 (команда «Сохранить как...») à кнопка «Сервис» à пункт «Общие параметры» à строка «Пароль для открытия»....

В новой книге по умолчанию открывается какое-то количество листов – 3, 5, др. Этот па­раметр можно изменить через меню Сервис-Параметры-Общие в поле Листов в новой книге. В последней версии Excel: Файл à Параметры à Общие à Число листов.

Всего в книге может быть открыто 255 листов, новые листы открываются через контекстное меню ярлыка листа пунктом Добавить или Вставить. Ознакомьтесь с другими пунктами контек­стного меню листа. Присвойте текущему листу имя Данные. Задайте цвет ярлыку листа.

Рабочий лист разбит на ячейки (Cells), которые расположены на пересечении столбцов (Columns) и строк (Rows). Столбцы обозначены буквами (латинскими: одной, двумя или тремя), на листе 2⁸ = 256 столбцов; строки – цифрами, на листе 2¹⁶ = 65536 строк.

В последней версии Excel число столбцов больше 16384, а число строк – 1048576.

Для перемещения в позицию самого крайнего (правого) столбца нажмите сочетание клавиш Ctrl+à, для перехода на са­мую последнюю строку надо нажать Ctrl+ â. Для возврата в первую ячейку (начало листа) - нажать Ctrl+Home. Вместо этих клавиш можно нажимать следующие: [End, à]; [End, â]; [End, Home]. Запятая означает, что клавиши нажимаются последовательно (это не сочетания!).

Перемещаться по ячейкам можно с помощью функциональных клавиш и сочетаний: En­ter, Tab, Shift+Enter, Shift+Tab, à, ß, â, á. Проверьте их действие на листе.

Ввод данных в ячейки завершаетсянажатием клавиш Enter, Tab, Shift+Enter, Shift+Tab. Обратите внимание, куда перемещается выделение ячейки.

Каждая ячейка имеет адрес. Адрес состоит из двух координат: имени столбца (буквы: от 1 до 2 или 3) и номера строки. Адрес отражается в адресной ячейке (поле имени), которая располага­ется над именем столбца А (на рисунке указан адрес ячейки С3). В последней версии Excel адрес последней (правой нижней) ячейки такой: XFD1048576, - знаков очень много, но координат – всего две!

Для перемеще­ния в любую ячейку можно использовать следующие способы:

- с помощью клавиш перемещения курсора;

- с помощью команды меню Правка-Перейти, в окне указать адрес; эта же команда задается сочетанием клавиш Ctrl+G; в последней версии Excel пункт меню Правка отсутствует;

- указав адрес ячейки в поле имени (на рисунке указан адрес С3) и нажав Enter.

Для работы с отдельными данными в ячейках необходимо сначала выделить ячейки, а затем производить действия над ними.

Способы выделения с помощью мыши:

- столбец - щелчок на его заголовке или комбинация клавиш <Ctrl+Пробел>;

- строка - щелчок по № строки или комбинация клавиш <Shift+Пробел>;

- несколько столбцов или строк – протаскивание мыши по диапазону обозначений выде­ляемых объектов (по именам столбцов или номерам строк);

- всех ячеек рабочего листа - щелчок по кнопке, расположенной на пересечении адрес­ных полос.

Для снятия выделения надо щелкнуть мышью по любой ячейке внутри листа.

Выделение блока ячеек (блок – прямоугольная область смежных ячеек): щелкнуть мы­шью по левой верхней ячейке, а затем нажать клавишу Shift и щелкнуть по правой нижней ячейке (по диагонали). Можно то же самое получить, протянув курсором с нажатой левой клавишей мыши по блоку ячеек.

Необходимо потренироваться, выделяя те или иные ячейки, блоки ячеек, столбцы и строки. При всей простоте этих действий они требуют определенных навыков.

Ввод данных.

Повторим еще раз: для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку, набрать данные (число, строка текста или формула) и нажать Enter, Tab, Shift+Enter, Shift+Tab (или щелкнуть кнопку с зе­леной галочкой рядом со строкой формул). Введя в ячейки цифру 5 и слово текст, посмот­рите, как они позиционированы относительно границ ячейки (рисунок слева). Число распола­гается справа, а текст - слева. Это главные при­знаки числа и текста!

Если завершать ввод данных нажатием кнопки с зеленой галочкой, остается выделен­ной ячейка, куда были введены данные. Это удобно, если надо в дальнейшем производить операции с этой ячейкой (например, строить из нее прогрессию).

Редактирование данных (особенно формул) лучше всего производить в строке формул. Имеется возможность редактировать данные в ячейке – надо нажать функциональную кла­вишу F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке. Но после корректуры – нажать Enter.

Ввести в ячейку А3 значение 22.25, а в ячейку А4 – 22,25. Какой разделитель дробной части является правильным? Тот, который набран в числе, то есть в том значении, которое смещено в ячейке вправо. (Правильный разделитель дробной части – запятая).

Ввести в ячейку А5 дату, например, 22.09.10 – она при вводе преобразуется в дату с 4 цифрами обозначения года (по умолчанию). Если расширить столбец А, то будет четко видно, что дата смещена к правой границе ячейки, т.е. она – тоже число.

Применим к ячейке А5 сочетание клавиш Ctrl+1 (Формат ячеек, этот пункт можно вы­звать в контекстном меню ячейки). Щелкнем по слову Общий (формат, на вкладке Число). Вместо введенной даты появится число 40443 (то есть дата и в самом деле число!). В Excel все даты хранятся именно в виде чисел, которые представляют собой число дней, прошедших с начала прошлого века (с на­чала 1900 года). Такой способ хранения (единый ноль отсчета) позволяет производить с датами арифметиче­ские действия и сравнивать их. А формат представления даты (вид на экране) можно выбрать из большого набора шаблонов. На рисунке слева возможные форматы ото­бражения даты (только часть форматов!) приведены в столбце Тип:.

Введем в ячейку А6 дату: 15.03.90, а в ячейку А7 формулу: =А5-А6. (Для ввода адреса ячейки в формуле надо щелкать по ячейке). После нажатия Enter наложим на эту ячейку Общий формат (рисунок справа). Получим разность дат – количество дней между ними. Если считать, что в ячейку А6 введен день рождения, то в ячейке А7 будет число уже прожитых дней на момент той даты, которая введена в ячейку А5.

Проверка данных

В Excel имеется возможность формирования запрета на ввод "недопустимых значе­ний". Например, в ячейку А10 надо ввести числовое значение, большее или равное 10. Если будет введено число, меньшее 10, должно быть выдано сообщение об ошибке.

Выделяем ячейку А10, выбираем команду меню Данные-Проверка («Проверка данных» в последней версии). Появится диалоговое окно с тремя вкладками (рисунок). На первой вкладке Параметры надо задать тип данных и их значения в окнах Условие проверки. На второй и третьей вкладке нужно задать значе­ния (сообщения), ко­торые будут появляться при вводе и если нарушится ука­занное условие.

Попробуйте ввести разрешенное и запретное число и посмотрите результат.