Процессный подход к управлению предприятием

Менеджмент включает в себя определение целей и задач предприятия, построение организационной структуры и создание систем управления, а также управление деятельностью предприятия путем выполнения управленческих функций. Стандарт требований ИСО 9001 настаивает на применении процессного подхода при разработке, внедрении и улучшении результативности СМК с целью повышения удовлетворенности потребителей.

В менеджменте доминируют два основных подхода к управлению организацией: функциональный и процессный.

Подход -форма и методы работы, применяемые в управленческой деятельности;

В соответствии с логикой функционального подхода, вся организация рассматривается как набор самостоятельных подразделений, выполняющих конкретные работы (функции). Эти подразделения пронизываются вертикальными связями иерархической системы подчиненности. Отличительная особенность такого подхода – акцент на оценке, анализе и оптимизации работы подразделения. При этом предполагается, что оптимизированная работа каждого подразделения однозначно приведет к намеченным целям и оптимальной работе организации в целом. На практике же часто получается так, что хорошая работа отдельных подразделений не приводит к ожидаемому результату для организации в целом, траектория потока работ является сложной и запутанной. К недостаткам функционального подхода можно отнести:

¨ ориентацию руководителей на увеличение численности персонала и усложнение организационной структуры;

¨ узкую специализацию отдельных сотрудников и подразделений;

¨ слабое делегирование полномочий и ответственности, усложнение системы согласований;

· снижение эффективности ориентации деятельности подразделений на конечный результат.

Применение процессного подхода при построении организационной структуры и создании систем управления подразумевает акцент на процессы, выполняемые организацией для достижения главных целей, ориентированных на потребителя. При этом подразделения рассматриваются не как структурные единицы со своими обособленными целями, а как участники единого бизнес-процесса. Процессный подход следует рассматривать как функцию управления потоком работ, передающихся внутри организации от одного исполнителя (подразделения) к другому. В результате организация имеет качественный продукт, представляющий ценность для потребителя. Реализация процессного подхода предполагает обеспечение измерений входных и выходных показателей конкретного процесса и реализацию для каждого процесса и всей системы замкнутого цикла управления.

Одним из основных требований к СМК является применение процессного подхода к управлению организацией, что представляет собой основу функционирования системы управления. Во введении ГОСТ ИСО 9001–2001 указывается:

 

Применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться процессным подходом.

 

Выполнение требований к применению процессного подхода включает три основных направления деятельности:

¨ применение системы процессов;

¨ определение (идентификация) конкретного процесса;

¨ менеджмент конкретного процесса.

Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс

 

Процесс (3.4.1) – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые используют «вход» для получения намеченного результата.

Примечание. Входами к процессу обычно являются выходы других процессов. Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности.

Система управления процессом должна иметь замкнутый цикл, т.е. должен быть реализован принцип управления с обратной связью. Такое управление включает следующие функции по преобразованию входов в выходы:

¨ установление целей процесса, его характеристик и необходимых ресурсов;

¨ разработка системы сбора информации о показателях качества процесса;

¨ анализ уровня качества принятия управленческого решения;

¨ разработка корректирующих действий;

¨ разработка системы непрерывного улучшения качества процесса.

При управлении процессом используются следующие термины.

Менеджер процесса – должностное лицо, несущее ответственность за менеджмент процесса (планирование, обеспечение, управление и улучшение), имеющее необходимые полномочия и ресурсы для принятия решения на любом из перечисленных этапов.

Цель процесса – цель по достижению установленных характеристик процесса и его результатов, которой добиваются по завершению процесса или его цикла.

Вход процесса – исходные объекты (сырье, продукция, комплектация, информация, услуга и т.д.), которые преобразуются в выходы процесса при выполнении работ в рамках процесса.

Выходы процесса – продукция, информация или услуга, ради которой существует процесс.

Характеристика процесса – отличительное свойство процесса. Характеристика может быть присущей (как правило, это постоянная характеристика, вытекающая из требований к процессу) или присвоенной (цена процесса или его название, код).

Ресурсы – средства для проведения процесса (оборудование, персонал, помещение, транспорт, финансы, документы и т.д.) Это вход процесса.

Показатели качества процесса – характеристики (информация), по которым можно судить об эффективности и результативности выполнения процесса.

 

Результативность (3.7.10) – степень в которой реализованная запланированная деятельность и получены запланированные результаты.

Эффективность (3.2.15) -соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

 

Потребитель – пользователь результатов процесса; степень его удовлетворенности может служить оценкой эффективности процесса.

Модель – графическое, табличное, текстовое, символьное описание процесса либо их взаимосвязанной совокупности.

Процедура – документ, описывающий последовательность операций, ответственность и взаимодействие исполнителей, порядок принятия решений по улучшению процесса.

Функция – направленная деятельность элемента организационной структуры, представляющего собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.

Результат управления процессом зависит от следующих факторов:

¨ знание закономерностей протекания процесса;

¨ наличие необходимых ресурсов (в том числе человеческого ресурса);

¨ точность, достоверность, полнота и своевременность информации. Лучше, если запланированные и полученные результаты могут быть измерены в одинаковых единицах;

¨ предвидение и оценка взаимодействия внешних факторов;

¨ профессионализм менеджера, причем чем сложнее процесс, тем глубже должны быть знания того, кто им управляет.