Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию в деятельности организации составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период — год, полгода, квартал, декаду. Она выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планом, программой.

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов:

· государственной статистической отчетности;

· ведомственной отчетности:

· внутриучрежденческой отчетности.

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации.

 

2. Составление и оформление отчетных документов

Отчет — это документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период времени, выполнения мероприятий, поручений, заданий, который представляется руководителю структурного подразделения, учреждения или вышестоящего органа.

Отчеты составляются на основании утвержденных унифицированных форм и в соответствии с нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свобод нон форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам. При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование организации; название документа; дата, номер, место составления: заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения. К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения; отчеты организации в целом — руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета; отчет о работе сотрудника подписывается самим составителем. Отчет о работе утверждается руководителем организации или вышестоящего органа. Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

Раздел №7. Организация работы с документами в офисе.

Тема 7.1. Унифицированные системы документов ГСДОУ.

Тема 7.1.1. Унифицированные системы документов ГСДОУ. Служба ДОУ, её задачи, функции.

Требования и основные положения ГСДОУ.

Унифицированные системы управленческой документации.

Служба ДОУ, её задачи, функции.

План:

1.Требования и основные положения ГСДОУ.

2.Восемь унифицированных систем управленческой документации.

3.Служба ДОУ,её задачи, функции ДОУ как структурное подразделение.

Требования и основные положения ГСДОУ.

Требования по организации делопроизводства изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по Делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различных аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая установила общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы основных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает индивидуальную инструкцию по делопроизводству. которую утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчёта численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

 

 

Государственная система

документационного обеспечения

управления (ГСДОУ)

Особое место в нормативной базе занимает Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), введенная в действие приказом Главархива от 25 мая 1988 г. № 33. ГСДОУ разработана почти 20 лет назад, и за это время многое изменилось в законодательной базе и в технологиях работы с документами. Тем не менее в части, не противоречащей действующему законодательству, Государственная система документационного обеспечения управления все еще определяет совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности в органах государственного с управления и в организациях в части документирования, организации документооборота и работы с документами, включая регистрацию и контроль исполнения документов, а также составление номенклатуры дел

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, со­кращение количества и повышение качества документов, создание условий эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, со­вершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ включает в себя Основные положения, а также нормативные и методические документы по вопросам ДОУ.

Основные положения ГСДОУ (их полное название — «Го­сударственная система документационного обеспечения управ­ления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»), в свою очередь, состоят из пяти разделов.

1. Общие положения.

2. Документирование управленческой деятельности (в это^1 разделе определяется состав управленческих документов, содержатся рекомендации по составлению их текстов и оформлению основных и дополнительных реквизитов документов).

3. Организация работы с документами (в этом разделе раскрываются вопросы организации документооборота, регистрации и контроля исполнения документов, оперативного хранения документов, разработки номенклатуры дел и правильного формирования дел, а также подготовки документов для передачи в архив).

4. Механизация и автоматизация работы с документами (данный раздел больше других нуждается в переработке, потому что не отражает современного уровня развития компьютерной и оргтехники).

5. Служба документационного обеспечения управления (в дан ном разделе содержатся описание целей и задач службы ДОУ, а также рекомендации по комплектованию службы ДОУ кадрами и нормированию их труда).

У основных положений ГСДОУ есть приложения, в которых - помещены следующие перечни и формы документов:

· перечень межотраслевых унифицированных систем документации;

· перечень государственных стандартов:

· перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации;

· примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

· примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать;

· правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;

· форма номенклатуры дел структурного подразделения:

· форма номенклатуры дел организации:

· перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов;

· перечень типовых сроков исполнения документов

· форма обложки дел постоянного и долговременного хранения;

· типовые задачи, функции и права службы документации в организации.

Многие перечни устарели, а формы документов, приведенные в приложении к ГСДОУ. были заменены другими формами (напри­мер, форма номенклатуры дел организации и форма номенклатуры дел структурного подразделения, приведенные в ГСДОУ, несколь­ко отличаются от аналогичных форм, приведенных в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Однако, как отмечают ве­дущие отечественные документоведы (в частности, доктор истори­ческих наук А. Н. Сокова), разработанная в конце 1960-х гг. Единая государственная система делопроизводства (этот нормативно-методический документ является предшественником ГСДОУ) в принципиальных положениях сохраняет свою значимость до настоящего времени.

Тем не менее напомним, что ГСДОУ считается действующей лишь в части, не противоречащей современному законодательству, т.е. вроде бы, если есть какие-либо противоречия между положе­ниями ГСДОУ и относительно новыми национальными стандар­тами (например, ГОСТ Р 6.30—2003). приоритетными должны считаться требования стандартов. Однако согласно Федеральному закону от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули­ровании» стандартизация в нашей стране основана на принципе добровольности применения утвержденных стандартов, так что можно прийти к выводу, что специалисты службы ДОУ могут руководствоваться в своей деятельности лишь требованиями за­конов и постановлений Правительства Российской Федерации, а также подзаконными актами.