Обязанности администратора контрактов

Администрирование контрактов - это специализированная управленческая функция, необходимая для эффективного управления теми проектами, которые выполняются по контракту с заказчиком. Эта деятельность связана с правовыми аспектами и имеет своей целью защиту компании от непредвиденных рисков как до заключения контракта, так и во время выполнения проекта. Поддержка, оказываемая менеджеру проекта высококвалифицированным и организованным администратором по контрактам, жизненно необходима для стабильной успешной деятельности компании, имеющей дело с крупными контрактами на продажу.

Функции по администрированию контрактов могут выполняться как командой проекта, так и персоналом генерального директора организации. Директор по администрированию контрактов имеет полномочия проводить аудит контрактной документации проекта и определить требования к ведению отчетности, которые позволят своевременно раскрывать операционные и контрактные проблемы, возникающие в отдельных проектах. Директор по администрированию контрактов также может обеспечить проведение экспертной оценки для разрешения контрактных проблем, лежащих вне компетенции администратора по контрактам какого-либо проекта.

Администратор по контрактам проекта отвечает за ежедневное администрирование: 1) контракта (контрактов), в соответствии с которым(и) выполняется один или несколько проектов; 2) всех субподрядов с внешними фирмами на оборудование, материалы и услуги, необходимые для того, чтобы выполнить требования проекта.

Подготовка предложения

Администратор по контрактам должен:

• в случае необходимости участия внешнего субподрядчика убедиться, что согласие о твердой цене субподряда достигнуто на основе условий и положений, не противоречащих требованиям заказчика;

• совместно с юридическим и финансовым отделами проанализировать все юридические и коммерческие условия, предлагаемые заказчиком;

• до представления заказчику предложения проанализировать его на предмет учета всех имеющихся и потенциальных рисков.

Переговоры по контракту

Обязанности администратора по контрактам предписывают:

• по поручению менеджера проекта проводить все переговоры по контракту;

• вести подробные протоколы всех мероприятий;

• удостовериться, что результаты всех обсуждений и соглашения, достигнутые во время переговоров, зафиксированы в письменной форме, причем стороны осознают, что эти данные будут включены в контракт на фазе его определения;

• проследить, чтобы темы переговоров не выходили за рамки, установленные Комитетом по анализу предложений (или эквивалентным органом).

Определение контракта.

Администратор по контрактам должен ускорить подготовку, анализ со стороны руководства и подписание/оформление контракта следующим образом:

• прояснить и согласовать с заказчиком структуру контракта;

• установить порядок следования документов, включенных в контракт посредством ссылок;

• установить дату представления руководству контракта (до его заключения) в окончательном виде для анализа;

• совместно с менеджером проекта принять участие в окончательном совещании руководства по условиям контракта до его фактического подписания.

Фаза планирования проекта

Администратору по контрактам надлежит:

• договориться о способах связи с заказчиком и определить круг обязанностей менеджера проекта, администратора по контрактам и других лиц;

• внести в план и расписание проекта требования контракта и контрольные события, а также взаимные обязательства сторон;

• установить процедуры представления контрактной документации заказчику;

• установить порядок ежемесячной отчетности об исполнении контракта перед заказчиком и руководством.

Фаза выполнения проекта

Задачи администратора по контрактам на этой фазе:

• отслеживать и доводить до завершения все действия по контракту и проекту, призванные обеспечить выполнение контрактных обязательств обеими сторонами - как компанией, так и заказчиком;

• обеспечить передачу всей контрактной документации заказчику и осуществление всех уведомлений, требуемых контрактом;

• фиксировать все случаи невыполнения заказчиком своих обязательств по контракту и определять степень их влияния на стоимость и календарный план проекта;

• выявлять и документировать изменения содержания проекта, задержки по вине заказчика и форс-мажорные обстоятельства. В частности, выполнять следующие функции:

- своевременно обнаруживать вышеописанные ситуации и уведомлять о них заказчика;

- получать от заказчика подтверждение изменения содержания проекта, задержки по вине заказчика или форс-мажорных обстоятельств;

- в сотрудничестве с менеджером проекта и командой проекта подготовить для заказчика предложение о содержании изменений и их влиянии на стоимость и/или расписание (календарный план);

• оказывать содействие в ведении переговоров и определении порядка внесения изменений в контракт;

• принимать участие в совещаниях по анализу состояния проекта и контракта и готовить требуемые отчеты;

• организовать совместно с заказчиком анализ протоколов совместных совещаний, чтобы удостовериться, что они точно отражают ход подобных совещаний;

• удостовериться, что о завершении каждого указанного в контракте контрольного события заказчик уведомлен в письменной форме и что он получил соответствующий этому событию контрактный документ. Потребовать от заказчика письменного подтверждения данного факта;

• если заказчик настаивает на получении дополнительной информации или на проведении дополнительных работ, проконтролировать рассмотрение этих требований для скорейшего решения вопроса.

Фаза завершения проекта

Администратор по контрактам должен:

• в тот момент, когда выполнены все контрактные обязательства, убедиться, что заказчик своевременно в письменной форме уведомлен об этом факте;

• обеспечить подготовку всей формальной документации, необходимой для приемки продукта заказчиком, в соответствии с требованиями контракта;

• способствовать завершению всех действий компании и заказчика по закрытию контракта и получению окончательного платежа;

• выставить счет на окончательный платеж;

• всегда, когда возможно, получать от заказчика подтверждение о выполнении компанией контрактных обязательств и об освобождении ее от дальнейших обязательств, за исключением тех, которые связаны с гарантийным обслуживанием (если таковые имеются).

Ведение проектной/контрактной документации

Перед тем как распустить команду проекта, администратор по контрактам обязан собрать и поместить в архив следующую документацию (она может потребоваться в юридических целях и для внутреннего управления в организации):

• папку контрактной документации, которая должна содержать:

- первоначальный запрос на предложение и все его модификации;

- всю корреспонденцию, проясняющую те или иные пункты первоначального запроса на предложение;

- копию предложения и копии всех поправок к нему;

- записи по переговорам;

- подписанные оригиналы контракта, а также всех документов и спецификаций, включенных в контракт посредством ссылки;

- все модификации контракта (дополнительные соглашения);

- хронологически упорядоченную корреспонденцию (письма, факсы, записи телефонных переговоров, протоколы совещаний), которой обменивались стороны за все время жизненного цикла программы;

- акты сдачи-приемки;

- счета и платежные поручения;

- окончательные версии документации;

• финансовую информацию, необходимую для аудита (по завершении контракта), если таковой предусмотрен условиями контракта или регламентирующими постановлениями;

• историю проекта (хронологически упорядоченное изложение всех событий - отраженных и не отраженных в контракте);

• записи о потраченных в ходе проекта ресурсах и времени, которые смогут служить некими стандартами при оценке выполнимости требований других заказчиков в будущем.