Метод наблюдения (метод личного наблюдения)

Метод наблюдения – любое наблюдение состоит из следующих этапов:

1. подготовка к наблюдению;

2. проведение наблюдения;

3. обработка данных наблюдения;

4. анализ результатов и проектирование более рационального трудового процесса;

Этот метод заключается в присутствии в течение определенного времени при совершении работы и наблюдение за ней путём измерений, а так же непосредственно наблюдения за изучаемыми объектами. При этом наблюдения не представляет собой беспорядочный набор случайных впечатлений, это процесс целенаправленный, который должен быть подчинен задачам исследования. Метод наблюдения требует ясно поставленной цели и хотя бы определенного минимума знаний о наблюдаемом объекте.

Очень распространенным методом наблюдения является метод личного наблюдения, когда исследователь лично присутствует при операциях того или иного процесса, фиксирует данные своего наблюдения, а иногда принимает участие в самой работе. Непосредственно изучение делопроизводства организации специальными методами дает наиболее полное представление об исследуемом объекте. Наблюдения осуществляются индивидуально или коллективно. Коллективное наблюдение ведется несколькими лицами, между которыми проводится разделение исследуемых объектов.

 

Метод моментного наблюдения, долгосрочное наблюдение, непрерывное наблюдение

 

Обследование может проводится однократно и повторятся спустя некоторый период. Также наблюдение может проводится непрерывно на протяжении предусмотренного отрезка времени, что зависит от поставленных задач и особенностей организации. Поэтому по времени наблюдения различают: долгосрочные, непрерывные, краткосрочные.

Краткосрочное наблюдение может проводится однократно (такое наблюдение называется моментным) или периодически, повторяясь через некоторые промежутки времени. Моментные наблюдения применяются ограничено и только при изучении однотипных, часто повторяющихся операций. Например, операции по регистрации документа, экспедиционные работы, которые производятся, как правило, в центральных делопроизводственных службах (это функции работников СДОУ).

Стабильность операций в этих службах позволяет путем метода моментных наблюдений при незначительной трудоемкости выявить затраты времени больших групп работников и загрузку или использование технических средств. Моментными наблюдениями пользуются при возможности ограничится средними показателями. Метод моментных наблюдений предполагает, что есть возможность визуально различить те или иные операции и их количественные характеристики. Это относится к ограниченному числу сотрудников аппарата управления. Этот метод в практике оргпроетирования применяется не часто. Метод моментных наблюдений предполагает, что фактические данные собираются в случайные моменты времени. Точность результатов или степень приближения к фактическому приближению дел определяется количеством наблюдений. При выборе видов работ интересующих исследователей эти виды работ должны быть визуально наблюдаемыми. Удельный вес этих работ не должен быть слишком мал (не менее 20%).

Метод моментных наблюдений дает возможность оценить величину затрат рабочего времени (ЗРВ) без их непосредственного измерения. В основе метода лежит теория вероятностей. Непрерывная фиксация времени не требуется, в процессе наблюдения ведется учет количества моментов. Метод удобен тем, что позволяет охватить одновременно очень много объектов.

 

Метод сплошного наблюдения

 

По степени охвата изучаемого объекта различают наблюдение сплошное и выборочное. Метод сплошного наблюдения является наиболее полным, дает наиболее достоверные данные, но проведение сплошного наблюдения требует более длительного времени и больших затрат труда.

К сплошным непрерывным наблюдениям относятся:

· фотография рабочего времени

а) самофотография

б) индивидуальная фотография

в) групповая фотография

ФРВ целесообразна тогда, когда в обязанности сотрудников аппарата управления входит выполнение нескольких видов работ, для их изучения составляются короткие циклы (напр. 1 день). ФВР проводится гласно, сотрудники д.б. мотивированы и предупреждены. ФРВ необходимо документировать, для этого составляются: карта ФРВ, наблюдательный лист, баланс рабочего времени

· хронометраж

а) непрерывный

б) выборочный

Этот вид наблюдений используется для изучения циклически повторяющихся элементов работы сравнительно небольшой продолжительности. Хронометрировать целесообразно вспомогательно-технические операции, как ручные, так и машинно-ручные. Х применяется при установлении нормативов времени на выполнение отдельных элементов операции, для проверки и уточнении норм времени, рассчитанных по нормативам, для выявления причин невыполнения норм. Составляется специальный документ – хронокарта

· фотохронометраж

Используется при нормировании

 

19.4. Метод выборочного наблюдения (типическая, серийная выборка)

Когда сплошное наблюдение не может быть проведено, прибегают к выборочному наблюдению.

Учитывая огромные массивы документов, многие операции можно назвать массовыми, у нас есть стабильность производственных процессов, все это делает более эффективным использование выборочного метода в изучении делопроизводства.

При выборочном наблюдении исследуют специально выбранные участки, операции на основании которых можно охарактеризовать всю их совокупность в целом. Это требует проведения отбора изучаемых частей объектов на основе принципов, обеспечивающих получение достоверных данных.

Выборочный метод является наиболее экономичным. Такой метод является практически достоверным. Кроме того, позволяет произвести выборочное наблюдение объекта с большей тщательностью.

Существует несколько способов отбора единиц для изучения. Выборка может осуществляться случайно, при этом все единицы совокупности имеют одинаковую вероятность попадания в выборку – такой отбор является индивидуальным.

Если перед началом отбора объекты разбивают на группы, а из каждой группы производится выбор единиц, такая выборка называется типическая.

Из каждой группы может отбираться в случайном порядке целые серии единиц, которые будут подвергаться сплошному наблюдению. Такая выборка называется серийной.

Для анализа делопроизводства наибольшее значение имеет типическая выборка.