Задачи, решаемые в ходе совещаний

Наиболее типичными задачами, которые решаются в ходе совещаний, являются:

• распределение заданий;

• контроль за работой подчиненных;

• координация процесса выполнения
работ;

• обмен мнениями;

• получение информации;

• выявление и анализ проблем, возникающих в работе;

• принятие решений.

Успешное достижение целей совещания возможно лишь тогда, когда и при подготовке, и при проведении совещания руководи­тель создает оптимальные условия для решения перечисленных выше задач.

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ

На эффективность проведения совещаний оказывает влияние не только то, что происходит во время него. Как руководитель, так и участники должны готовиться к совещанию заранее. От качест­ва подготовительной работы в значительной степени зависит и качество работы в ходе совещания, и качество принимаемых ре­шений.

Ответьте на вопросы приведенной ниже рабочей формы в отноше­нии последнего совещания, работой которого вы руководили. Отве­чать надо однозначно: "да" или "нет". Если вы не можете дать одно­значного ответа, то придерживайтесь следующего правила: в том случае, когда вы склонны ответить "скорее да, чем нет", выбирайте ответ "да" и ставьте галочку против соответствующего вопроса. Если вы склонны ответить "скорее нет", не ставьте никакого значка. Пусть вас не смущает, что в ряде случаев вы будете говорить о тен­денциях, а в реальной жизни все не так однозначно.

Вопросы	•
ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ
Располагали ли вы достаточным объемом информации для успешного достижения целей совещания?
Были ли подготовлены проекты наиболее вероятных решений?
Был ли составлен примерный план обсуждения каждого вопроса повестки дня?
Были ли проконтролированы решения, принятые на предыдущих совещаниях?
Было ли предварительное обсуждение основных вопросов повестки дня в более узком кругу?
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ
Четколи были определены основные цели и 'задачи совещания?
Составили ли вы четкий план, вкотором было указано, какие вопросы и н каком порядке предполагается рассмотреть?
Установили ли вы временные рамки совещания и сколько времени потребуется на рассмотрение отдельных пунктов повестки дня?
Определили ли вызаранее, какие формы работы участников совещания (выступление каждого из присутствующих, "мозговой штурм", выступает только руководитель, а остальные представляют справочную информацию по мерс необходимости и т. п.) будут использованы?
УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ
Подготовили ли вы список людей, которые должны принять участие в совещании?
Требовалось ли предварительное информирование участников совещания о его повестке и предполагаемых решениях?
Если участникам совещания необходимо к нему специально готовиться, то приняли ли вы меры, чтобы они своевременно были проинформированы об этом?
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ ПО ИТОГАМ РАБОТЫ СОВЕЩАНИЯ
Ясно ли вам было, какие ресурсы потребуются для реализации решений, которые предполагалось принять на совещании?
Проработали ли вы вопрос о том. кто может быть назначен ответственнымза реализацию принятых решений?

Продумали ли вы возможные сроки выполнения решений, которые предполагалось принять на совещании?
Продумали ли вы. какой должна быть форма контроля за ходом выполнения принятых решений?
КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА РАБОТЫ, ПРОДЕЛАННОЙ НА СОВЕЩАНИИ
Были ли достигнуты основные цели совещания?
Не присутствовали ли на совещании "лишние" люди?
Были ли участники совещания достаточно к нему подготовлены?
Ясно ли для вас. что следует изменить в порядке проведения совещания в будущем для повышения его эффективности?

Комментарии

Какие направления работы, связанные с подготовкой, проведением и оценкой эф­фективности совещаний, собрали больше всего отрицательных ответов?

Для анализа причин просчетов, которые часто допускаются в этой важной сфере деятельности, заполните предлагаемую ра­бочую форму.

Рабочая форма

Укажите, какие из выявленных просчетов не являются результатом тех или иных внешних обстоятельств, а допущены вследствие лично ваших ошибок.

Какие причины, по вашему мнению, лежат в основе указанных вами просчетов?

В блокнот руководителя