Контроль расхода нефтепродуктов, запасных частей и других материалов.

Заправку машин необходимо производить закрытым способом с применением специального оборудования, Это позволяет: уменьшить простои машин; предотвратить потери ГСМ и их загрязнение; снизить затраты труда и средств; улучшить условия труда и обслуживающего персонала; повысить культуру эксплуатации МТП.

Основными документами для заправки топливом трактора, автомобиля, комбайна и другой самоходной машины являются путевые листы, в которых заправщик отмечает наименование топлива и количество его выдачи, о чем свидетельствует своей подписью.

Основным документом учета отпуска нефтепродуктов на нефтескладе и пунктах заправки является лимитно-заборная карта (приложение 6) которую оформляют на каждый трактор, автомобиль, комбайн или самоходную машину.

При каждой заправочной операции на протяжении месяуа заправщик записывает в лимитно-заборную карту дату и количество выдаваемого топлива и смазки (в пределах установленного лимита), ставится подпись получателя (тракториста или водителя). Если лимит исчерпан, то необходимо дополнительное разрешение.

Путевые листы сдаются в бухгалтерию ежедневно или по пятидневкам. Заправщик в конце месяца составляет отчето движении горючего и смазочных материалов, к которому прилагает лимитно-заборные карты. Бухгалтерия хозяйства по каждому трактористу-машинисту и водителю ведет учет фактически израсходованного топлива и положенного по норме, определяет экономию и перерасход.

Нефтепродукты для других производственных нужд учитывают по лимитно-заборным картам или чекам – накладным. Учет количества отпущенного горючего при заправке и запись в путевых листах производится в литрах. При значительном удалении работы тракторов и комбайнов от стационарного пункта они заправляются передвижными агрегатами: МЗ-3094Т (при наличии 10-15 тракторов); МЗ-3095Т (16-18); МЗ—39054 (для 20-25 тракторов).

Водитель заправочного агрегата совместно с бригадиром тракторной бригады, механиком или главным инженером на основании размещения тракторов на территории хозяйства составляют график движения заправочного агрегата или маршрутный лист.

Водитель-заправщик ежедневно отчитывается перед заведующим нефтескладом, который на основании лимитно-заборных карт списывает с него нефтепродукты и относит их на трактористов-машинистов (комбайнеров).

При приеме и хранении нефтепродуктов проводят их учет в весовых и объемных (с последующим пересчетом в весовые) единицах измерения. Пластичные (консистентные) и твердые нефтепродукты учитываются только в весовых единицах.

При отпуске нефтепродуктов (бензина, дизтоплива) нефтесбытовая организация в сопроводительных документах указывают: вес отпущенного нефтепродукта (т,кг),его объем (л) и плотность, замеренные при отпуске с нефтебазы, и стоимость. Сопроводительный документ (товарно-транспортная накладная) сдается в бухгалтерию с отметкой заведующего нефтескладом о получении.

Ежемесячно на нафтескладах, стационарных пунктах и постах заправки проводят инвентаризацию остатков нефтепродуктов. По результатам инвентаризации комиссии при участии работников бухгалтерии составляет акт о фактических остатках нефтепродуктов наконец месяца и передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Запасные части, материалы, ремонтный фонд, готовую продукцию, топливо хранят на складах.

В зависимости от вида материальных ценностей применяются закрытые теплые и холодные склады, навесы и открытые площадки, подземные склады.

Запасные части, инструмент и некоторые материалы хранят в закрытых, сухих, вентилируемых помещениях с определенной температурой и влажностью. Запасные части размещают на полочных или полочно-клеточных стеллажах в специальной таре. Детали группируют по наименованиям и маркам машин и детали каждого вида помещают в отдельные ячейки.

При поступлении на склад запасные части и материалы проходят количественную и качественную проверку.

Количественная приемка выполняется сверкой фактических материалов с данными сопроводительных документов. При обнаружении расхождений составляют акт для предъявления претензий поставщику.

Качественная приемка проводится органами технического контроля и предусматривает проверку соответствия полученных запасных частей или материалов техническим требованиям и стандартам. На забракованную продукцию составляют акт, который направляют поставщику.

Отпуск запасных частей со склада ведется требованиям, расходным ведомостям и ведомостям дефектов. В конце каждого месяца все документы, по которым материальные ценности отпускались со склада, сдаются в бухгалтерию для учета расхода запасных частей и материалов и списания их со склада.

Нормативный запас материалов и запасных частей на складе должен быть в количестве, соответствующем квартальной потребности (твердое топливо – 1,5 – месячного, жидкое топливо – 0,5…1,0 – месячной потребности). В суммовом выражении этот нормативный запас составляет: для тракторов и комбайнов 5%, для автомобилей и сельскохозяйственных машин 4% их балансной стоимости.