Документальный учет труда и его оплаты

В основе взаимоотношений работника и работодателя лежит трудовой договор.

Трудовой договор ‑ соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

В трудовом договоре, в том числе, отражаются условия оплаты труда работника: размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты, компенсации.

Трудовые договоры могут заключаться, в соответствии со ст. 58 ТК РФ:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор),

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. В некоторых случаях трудовой договор может заключаться с лицами, достигшими возраста четырнадцати и пятнадцати лет для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью (ст. 63 ТК РФ).

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Он договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора.

Процедура расчетов с персоналом по оплате труда начинается с учета личного состава предприятия. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. К ним, в частности, относятся:

1) первичные документы по учету кадров:

‑ форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

‑ форма № Т-2 «Личная карточка работника»;

‑ форма № Т-3 «Штатное расписание»;

‑ форма № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

‑ форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

‑ форма № Т-7 «График отпусков»;

‑ форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

‑ форма № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

2) первичные документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

‑ форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

‑ форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени»;

‑ форма № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;

‑ форма № Т-51 «Расчетная ведомость»;

‑ форма № Т-53 «Платежная ведомость»;

‑ форма № Т-54 «Лицевой счет»;

‑ форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;

‑ форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору издается приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме № Т-1, составляемый на основании заключенного трудового договора. Также на каждого работника на основании приказа о приеме на работу заводится личная карточка по форме № Т-2. Для учета использования рабочего времени каждым работником в организации ведутся табели учета рабочего времени форм № Т-12 или № Т-13. Табели применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. Табели ведутся в одном экземпляре, уполномоченным на это лицом и после оформления передаются в бухгалтерию.

Бухгалтерия ведёт по каждому табельному номеру (рабочему) лицевой счет по форме № Т-54. В нем ежемесячно регистрируются сведения о суммах выплаченных работнику в течение года: заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов. Здесь же приводятся сведения о количестве отработанного работником времени.

Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяются формы № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость» и № Т-53 «Платежная ведомость». При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (в формах № Т-49 и № Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.