Лекция 9. Контроль и анализ как функции менеджмента

Основные понятия, включенные в систему тренинг-тестирования:

соответствие планам; соответствие уровню руководителя; соответствие личным качествам руководителя; эффективность; объективность; гибкость; экономичность; натуральные нормативы; затратные нормативы; капитальные нормативы; доходные нормативы; программные нормативы; нематериальные нормативы; целевые нормативы; предварительный контроль; текущий контроль; заключительный контроль; главная проблема контроля; накопление общих сведений о предприятии; анализ производственных и материальных потоков; анализ экономического положения; анализ системы управления; анализ персонала предприятия; объективные источники; субъективные источники; статические методы; динамические методы.

 

Понятие и этапы контроля

Цель контроля:

· с одной стороны, является выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;

· с другой стороны, обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Объектом контроля являются:

· средства и предметы труда;

· персонал;

· производственные и управленческие процессы.

Для осуществления контроля необходимо:

1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы; и самый несчастный руководитель - это тот, который знает, что в его организации или подразделении что-то происходит не так, как надо, но не знает, кто за это несет ответственность.

Процесс контроля имеет следующие этапы.

1. Установление нормативов, которые:

· с одной стороны, можно рассматривать как критерии эффективности деятельности;

· с другой - как определенные планом результаты, характеризующие деятельность на каждом этапе достижения цели.

Нормативы должны удовлетворять следующим требованиям:

1) возможность проверки;

2) измеримость.

2. Определение эффективности деятельности путем сопоставления нормативов с действительностью. При этом следует учитывать, что чем дальше от непосредственного производственного процесса находится исполнитель, тем труднее установить нормативы его деятельности и тем труднее, а зачастую и нужнее, эту деятельность контролировать.

3. Корректировка отклонений от планов и нормативов, которая может осуществляться путем:

· пересмотра или модификации целей и планов;

· перераспределения или уточнения заданий;

· выделения дополнительного персонала или других ресурсов;

· совершенствования систем подбора, стимулирования и обучения кадров;

· увольнения сотрудника.

Информационная сторона контроля

С информационной точки зрения систему управленческого контроля можно представить как систему с обратной связью в виде схемы (см. рис. 9.1).

 

 

В приведенной схеме обратная связь выполняет две основные функции:

1) обнаружение ошибок при движении к цели;

2) инициирование корректирующих воздействий.

Требования, предъявляемые к системам контроля

Основными требованиями, предъявляемым к системам контроля являются:

1) соответствие планам - систем контроля должна соответствовать деятельности, которую она контролирует;

2) соответствие уровню руководителя – контроль, осуществляемый главным инженером, будет отличаться от контроля, осуществляемого мастером участка;

3) соответствие личным качествам руководителя - информация о состоянии контролируемого объекта должна подаваться руководителю в удобном для него виде;

4) эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации именно об отклонениях в контролируемом процессе;

5) объективность, достигаемая за счет того, что контроль опирается на измеримые критерии и нормативы;

6) гибкость - система контроля не должна давать сбои при изменении планов и нормативов;

7) экономичность - контроль должен окупать затраты на него.

Эффективность и экономичность системы контроля достигается за счет определения и контроля критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой:

· либо ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов;

· либо параметры, лучше других, отражающие ход выполнения плана.

Это дает возможность руководителю контролировать большее количество подчиненных, т.е. расширять диапазон управления.