Инструментарий и технологии совершенствования команды

2.1. Работы по строительству команды. Работы по строительству команды включают в себя действия менеджера или индивидуумов, предпринятые в первую очередь для того, чтобы улучшить работу команды. Много действий, таких как вовлечение членов команды неуправленческого уровня в процессы планирования или создания основных правил для устранения конфликтов, может улучшить работу команды в качестве побочного действия. Работы по строительству команды могут варьироваться от пятиминутной повестки дня в рамках регулярного оперативного обзора до расширенного профессионального технически оснащенного обмена опытом, осуществленного для улучшения внутренних связей среди ключевых стэйкхолдеров.

Имеется большая библиография по строительству команды. Команда управления проектом должна в общих чертах быть знакома со спектром работ по строительству команды.

2.2. Навыки общего ( General) менеджмента. Навыки общего менеджмента являются особенно важными для совершенствования команды.

2.3. Системы вознаграждений и поощрений. Системы вознаграждений и поощрении являются формальными управленческими действиями для установления желаемого поведения. Для эффективности такие системы должны сделать четкой, чистой и доступной связь между исполнением и награждением. Например, менеджер проекта, который будет поощрен за достижение стоимостных целей проекта, должен иметь, достаточный уровень контроля над подбором кадров и обеспечением.

Проекты часто должны иметь свои собственные системы вознаграждения и поощрения, так как системы исполняющей организации могут быть неподходящими. Например, стремление работать сверхурочно в целях соответствия строгому расписанию должно поощряться, а нужда в сверхурочной работе в результате плохого планирования - не должна.

Системы вознаграждения и поощрения также должны учитывать культурные различия. Например, развитие соответствующего механизма вознаграждения команды в контексте культуры, возвышающей индивидуализм, может оказаться очень сложным.

2.4. Расстановка. Расстановка включает в себя размещение всех или почти всех самых активных членов команды в одном месте для улучшения их действий командой. Расстановка широко используется в больших проектах, а также может быть эффективна и в маленьких.

2.5. Обучение. Обучение включает в себя все работы, созданные для повышения навыков, знаний и способностей команды проекта. Обучение может быть формальным (обучение в классе, обучение с компьютерной основой) или неформальным (информация от других членов команды).

Если члены группы испытывают недостаток технических или управленческих навыков, то такие навыки можно развить в ходе проекта, или следует предпринять шаги по соответствующему "перекадрированию" проекта. Прямые и косвенные издержки на обучение в общем оплачиваются исполняющей организацией.

Результаты совершенствования команды

3.1. Улучшение исполнения. Прямым результатом совершенствования команды является улучшенное исполнение проекта. Улучшения могут произойти по многим причинам и повлиять на многие направления деятельности, например:

Улучшение индивидуальных навыков может позволить индивидууму выполнять свою предписанную работу более эффективно.

Улучшение в поведении команды (например, умение справляться с конфликтами) может позволить членам команды проекта отвести гораздо больший процент своих усилий на занятия технической деятельностью.

Улучшение как индивидуальных навыков, так и командных возможностей может способствовать поиску и разработке лучших путей выполнения работ проекта.

Оценки выполнения деятельности. Персонал проекта в общем должен обеспечивать входные данные

Вопрос №7.28

Управление контрактами (К) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: понятие К., его виды и способы определения цен.

К. -письменн. договор или соглаш-е со взаим-ми обяз-вами договар-ся сторон. Работа с К.- составная часть РМ, включает:

1. выбор потенциал. партнеров для реализации пр-та.

2. подготовка К.-тной документации.

3. провед-е переговоров и подпис-е К.

4. внесение изменений в контрактную док-цию.

5. контроль за ходом исполнения К.

6. претензионная работа - рассмотрение исков, судебное разреш-е споров.

7. завершение работ по контракту и его закрытие.

Типовой К. содержит:

1. предмет договора - определяется в составе тендерной док-ции., срок строительства определяется на основе исходных условий и может быть уточнен по итогам торгов., сроки приемки очередей определяются сторонами.

2. Стоим-ть работ – опр-ся в пределах исх-х усл-й из тенд-й док-ции., разл-т К. с тв. (паушальной) ценой и К. с возм-м изд-к. Изм-е ст--ти - по договорен-и сторон. Объемы работ и фин. Ср-ва опр-ся с разбивкой по календ. периодам в соотв-и. с планом.

3. порядок расчетов – опр-ся в договоре, как прав, зак-к выдел. Подр-ку в установл. порядке аванс и обесп-т своеврем. и непрерыв. фин-е работ. Размер, сроки перечисл-я, порядок погаш-я, условия промеж-х расчетов за выполн-е работ в пределах 95% их стоимости устанавл. при заключ. К. Окончательный расчет – в месячный срок после принятия объекта. Если доп-ны задержки с авансом, оплатой вып-х работ подр-ку возмещают убытки.

4. взаимные обязательства сторон.

5. ответственность сторон.

6. прочие условия.

7. реквизиты сторон.

Классификация К. по 2-м признакам:

А. По способу установления цены.,

Б. По характеру взаимоотнош. участников пр-та и раздел-ю ответственн. м/у ними.

А. 1. К1 – с тв. ценой – контрактор обязуется осущ. поставку мат-в, провед-е работ и оказ. услуг за опред. цену, не возм-ую в случ. изм-я затр. Прим-ся: 1 в случ, когда П тщат-но прораб-н.,

2. работы по пр-ту выполн. в четкой последовательности.

3. подрядчик может осущ. жесткий контроль работ.

4. наличие ресурсов у подрядчика, чтобы нести соотв. риск.

2. К. с возмещением издержек

К2 – с фиксиров. ценой ед прод-ции. Прим-ся, когда:

1. не дост-но дет-я разработка пр-та для определ-я его цены.

2. в круп П, когда зак-к хочет осуществ. контроль за работами.

3. зак-к хочет более жестко контр-ть. выбор пост-в и суб-подр

4. нежелание подрядчика принимать риск из-за особ-й пр-та.

К3 – с ценой = фактич. затраты + фиксированный %. Заказчик обесп-т возм-е контрактору (К-тор) понесенных при вып-и К. затрат. К-тор получае оговор-й % быть начато без подготов-й в полн. объеме ПСД. В ПСД вносятся изм-я по ходу строит-ва. Этот тип К.: а.)не гар-т достижение заранее назнач. Ст-ти пр-та., б.) хар-ся высокой степ-ю риска для зак-ка. Особое внимание менеджер уделяет контролю за затр-и труда и мат-в, чтобы у К-тора не было возможности намеренно увелич. затраты. Заказчик обязуется возместить в виде оплаты доп. расходы.

К4 - с ценой = фактич. затраты + фиксированная доплата. – предусматривает возмещение К-тору возмещения затрат при выполнении К. и получение дополнительной фиксированной суммы в качестве прибыли. Прибыль - % от сметных затрат. Характеризуется: а.) высокая степень риска для руковод-ля пр-та., б.) К-тор имеет минимальный риск. Как в К3 – менеджер контролир. средства.

К5 - с ценой = фактич. затраты + переменный %. – фиксация начального % вознаграждения в К. Этот начальный % определяется: сметная стоимость * % вознаграждения. Окончат. % вознаграждения вычисл. на основе начального с учетом возможных штрафных санкций или премий. Этот расчет производится на базе сооставл. фактич. и сметной стоимости пр-та, могут быть варианты:

1.факт. и сметная стоимость в рамках заданного интервала – вознагражд. не меняется

2.факт. стоимость превышает заданный интервал – вознаграждение уменьшается в соответствии с заранее заданным штрафным коэффициентом.

К6 – с определением цены по окончательным фактическим затратам – предусматривает оплату заказчиком понесенных при выполн. работ затрат, оплату услуг подрядчика опред. предварительно, оплата поощрительной премии. Подрядчик гарантирует заказчику, что согласование с ним max. стоимость пр-та не будет превышена. Если окончательн. факт. затраты окажутся меньше этой величины, то разница этих стоимостей разделяется м/у заказчиком и подрядчиком в оговоренной пропорции, которая ограничивает степень риска в работе каждой стороны.

К7 – с гарантированными max. выплатами. – основывается на предельной цене, плановых затратах, плановой прибыли, пл. цене, на % соотношении на каждый рубль, который сможет сэкономить подрядчик. Если же подрядчик превосх. заранее обусловленную стоимость, то полностью перекрывает издержки. Подрядчик не получает компенсации за изменения, вносимые заказчиком, если они в сумме превышают определенный % от сметной стоимости. Должны быть четко разгранич. зоны контроля и ответственности м/у заказчиком и подрядчиком. Для подрядчика высок риск, поэтому не стремится заключать.

Б. Классифик. по характеру взаимоотношений участников пр-та и раздел. ответств.

1. Традиционные – это соглашения м/у заказчиком и генеральным подрядчиком о строительстве объекта по законченному проекту. Устанавливается твердая цена.

2. Проектно-строительные – ответственность подрядчика за проектирование и строительство. Заключаются по принципу возмещения издержек., выполняются, как правило, известными фирмами, комплексный К. Стоимость определяется как фактич. издержки + фиксированная доплата. Вознаграждение оговаривается заранее в К.

3. Работа “под ключ” – полня ответственность ген. подрядчика за ввод объекта в эксплуатацию. Фиксированный срок строительства при заданном качестве. Заключается по принципу - Фактические затраты + % от прибыли. Может содержать дополн. кребования. Координация деятельности -силами строительной фирмы и пр. менеджера.

4. Управленческо – строительный К. – применяют заказчики, кот. стремятся заручиться помощью и поддержкой квалифицированного лица или фирмы по выполнению услуг управления.

Тип К.	Вознаграждение	Цена контракта
К1	М = (R+R1)*E	B = (1+R+Ri)*E
К2	M = (R+R2)*E	B = (1+R+R2)*E
К3	M = (R*A) = R*E	B = (1+R)*E
К4	M = R*E	B = (1+R)*E
К5	M = R (2E – A) = R*E	B = (1+R)*E
К6	M = R*E + N(E-A) = R*E	B = (1+R)*E
К7	M = (R + R3)*E	B = (1+R+R3)*E

Е – оценка К-тором стоимости работ на момент получения К.

М – вознаграждение исполнителя, предусмотренное в К.

В – планируемая цена работ на момент подписания К.

А – фактич. стоимость расходов исполнителя по выполн. предусмотр работ.

V – недооценка (пере-) стоимости работ при планировании.

С – дополнительные расходы по работам по просьбе заказчика.

N – согласованная пропорция разделения м/у исполнителем и заказчиком полученной экономии при К6.

Р – фактич. выплаты заказчика исполнителю.

F – полная прибыль исполнителя.

R – базисный % вознаграждения сверх планируемого при К. с фиксиров. доплатой.

R1 - % премиального вознаграждения для К. определенного типа R1 – K1, R2 – K2..

Вопрос №7.29.

Управление контрактами и обеспечением проекта как одна из функций PM: способы заключения контракта Контракт (К) – это письменный договор/соглашение со взаимными обязательствами договаривающихся сторон. Типовая форма К разработана Междунар. Федерацией инженеров-консультантов.

Содержит 3 части: 1)Общие условия (одинаковы д/ всех видов К)

2)Условия частного применения (отражается специфика К)

2.1. описание работы – содержание работ и распределение обязанностей

2.2. коммерч. условия: цена, способ ее формирования, условия стимулир-я подрдчка

2.3. условия платежей: кто, как и когда производит оплату работ

2.4. календарный график работ

2.5. изменения, т.е. условия внесения и оплаты изменений

2.6. субподряды, т.е. требования к субподрдчкам и работа с ними

2.7.гарантии, т.е. обязанности партнеров обеспечивать стандарты качества Пр

2.8. страхование: объекты и способы страхования

2.9. налоги: включаемые и невключ. в цену налоги и способы их возмещения

3)Изменения и форс-мажор

Типовая форма К в России включает: 1.Определения

2.Предмет, 3.Стоимость работ, 4.Обязательства подрдчка

5.Обязательства закзчка, 6.Сроки выполнения работ

7.Платежи и расчеты, 8.Производство работ

9.Охрана работ, 10.Обстоятельства непреодолимой силы

11.Приемка предмета К, 12.Гарантии

13.Лицензии, 14.Имущественная ответст-ть сторон

15.Расторжение, 16.Особые условия

Контрактинг – организация подготовки К. М.б. централизованным – все процедуры обязательны и единобразны д/ всех Пр; выполняются одним отделом, кот. несет ответст-ть за все К по всем Пр. Децентрализованным – занимается отдельный спец, кот. подчиняется управляющему Пр.

Предварит. работа по заключению К включает действия:

1)выбор претендентов (полный перечень)

2)подготовка запросов претендентам

3)рассылка запросов претендентам

4)подготовка и передача претендентами предложений закзчку

5)составление и заключение К

Подготовка запросов претендентам – направляется письмо с инфо о Пр и запрашивается след. инфо у претендентов:

1)сведения о заинтересованности претендентов в подготовке предложения

2)данные о тех. персонале и V работ

3)опыт работы в области, определенной предметом К

4)предварит. планы и др. сведения

При получении ответов от потенц. контракторов: они тщательно анализируются, на этой основе опред-ся претенденты, наиболее полно отвечающие запросам и требованиям закзчка. Обычно, это группа из 6-8 претендентов (их показатели разнятся незначительно). Им закзчк направляет запрос на подачу предложений.

Цель: получение от фирм конкурентных предложений, которые закзчк анализирует и выбирает max эффективное. Запрос – набор документов, которые готовит претендент д/ заключения К. Запрос включает:

1)письмо-запрос на подачу предложения. Оно содержит перечень документов, включенных в запрос, дату и процедуру представления предложения

2)инфо д/ претендента, т.е. подробно изложенные правила и процедуры подготовки и подачи предложения.

3)форма предложения, т.е. необходимые коммерч. предложения

4)формы соглашения, т.е. предлагаемые положения и условия, кот. будут использованы д/ составления К м/у сторонами. Эти положения и условия включают: права, обязанности, ответст-ть, обязательства по возмещению ущерба сторон во t выполнения работ по Пр.

Спецификации на выполняемые работы включают документы, определяющие администрат. и процедурные требования и основные стандарты по Проектированию, качеству, технике безопасности и др.

Затем контракторы на основе полученных писем-запросов: готовят свои предложения, передают их закзчку в соответствии с указанным сроком и методом доставки.

Предложение потенц. контракторов содержит 3 раздела:

1)предложения по выполнению К, в.т.ч.: описание Пр, V предоставляемых услуг, рабочий план и графики, организация Пр;

2)тех. положения, т.е. полное описание предлагаемой технологии и четкое определение ответст-ти за выполнение задач;

3)коммерч. предложения, т.е. предварит. оценка стоимости работ, которая осуществляется на основе указанного закзчком метода оплаты в качестве предпочтительного (представ-ся как закрытый документ, т.к. содержит наиболее конфиденц. часть предложения). Закзчк Пр анализирует предложения, предполагается взвешенная оценка всех показателей. На этом этапе сравниваются цели и затраты Пр, t-ые и ценовые харак-ки, уровни рисковых ситуаций и потенц. эффекта. Здесь взаимодействие м/у закзчком и контрактором д.б. более тесным, т.к. стороны стремятся согласовать и уточнить условия К и придать им ясные формулировки. Затем закзчк выбирает К и принимает решение о его подписании.

Оформление К – это завершающий этап, затем начинается процесс реализации Пр.

Заключенным считается К, если он должным образом подписан сторонами с указанием юридич. адресов. Контракт подписывают лица, имеющие право подписи. После подписания основного К м. появиться целая серия К, субК, заказов на закупку.

 

 

Вопрос №7.30

Управление контрактами (К) и обеспечением проекта как одна из функций РМ: договоры поставки и подряда, их содержание и правовое регулирование.

Договор (Д) – согл-е сторон, направленное на установление, изм-е или прекращение гражданских прав и обязанностей. Д - основн. форма орг-и и регулир-я отн-й при осуществ. закупок или поставок. Д - 1. Закрепл-т обяз-ва и права сторон., 2. Опр-т порядок их исп-я., 3. Предусм-т способы защиты сторон.

Д поставки (ДПост) - это Д, по которому поставщик обязуется в установл. срок передать в собственность покупателю товар, предназначенный для предпринимат. деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принимать и оплачивать товар.

Д подряда ( ДПод) - одна сторона по заданию другой обязуется выполнить за плату определенную работу, результат переходит в собственность заказчика. - бывают: Дпод на кап. строительство., на проведение пр-тных и изыскательских работ., на выполнение НИиОКР.

Закупки бывают - прямые., поср-е., биржевые. Гос. рег-е закупок осущ. ч/з налоги, тамож-е сборы, антимон-е меропр-я.

Для обеспеч-я пр-та мат-техн. ресурсами и услугами надо решить следующее:

1. Подготовить спецификации и технические условия, которые характеризуют кол-во и кач-во необходимого оборудования, машин, работ и т.д.

2. Спланировать и организовать процесс закупок.

3. Изучить ист-ки закупок рес-в, переговоры с воз-ми пост--ми.

4. Предварительный сбор участников торгов.

5. Подготовка документов для торгов.

6. Провед-е торгов и прин-е реш-я о присужд-и К-та выигравшим заявителям.

7. Размещение заказов, включая переговоры о поставке.

8. Контроль поставок, приняите мер в случае отклонения.

9. Разрешение конфликтов. 10. Взаиморасчеты.

11. Найм специалистов, консультанта. 12. Планир-е поставок.

13. Орг-я бухучета. 14. Доставка, приемка, хранение товара.

15. Учет и контроль доставки.

Задачи 12,13,14,15 - поставки (logistics), остальные - закупки.

Для эффективного менеджмента необходимо:

При планировании и организации:

- руководствоваться данными ПСД.,

- разрабатывать графики в полной увязке с общим планом пр-та.

- план должен охватывать пр-т в целом.

- выбор места закупок на основе расчета стоимости вариантов.

- при планировании опр-е стр-р и лиц, ответ-х за кажд позицию.

При выборе поставщиков:

-выбор на основе “квалификационных анкет”, освещающих возможности поставщика

- на основе “квалификационных анкет” разрабатывается список претендентов.

- этот список согласовывается с заказчиком и руководителем пр-та.

- окончательный выбор - в результате торгов.

При размещении заказов:

- стандартизация закупок (сокращ-е номенклатуры в соответствии с пр-тной организацией)

- на основе стандартизации оформляются общие заказы.

- заявки оцениваются, проводятся торги и идет заключение К.

- заключение К - только в результате дополнительной встречи и согласования с победителем торгов по вопросам: требования перевозки., требования хранения., порядок платежей и премирования.

При контроле поставок:

- контроль на основе графиков или др. методических приемов.

- контроль по каждому из видов поставок.

- контроль на основании общего плана пр-та.

- изменения, происходящие на основе анализа контрольных данных вносятся в общий график пр-та.

- контрольные мероприятия основываются на стандарт. формах отчетности.

Вопрос №7.31