Состав учетных документов архива

 

На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, карто­теки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи со­ставляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные от­четы и др.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их системати­зации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к до­кументам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной закончен­ной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государствен­ной архивной службой форме. Технология составления и оформле­ния описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завер­шения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государствен­ной архивной службы предусматривается, что организации состав­ляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет — по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенк­латур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

Состав учетных документов установлен Основными правилами работы ведомственных архивов, является обязательным для органи­заций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и дополнительно включает в себя кроме вышеназ­ванных заверителей и описей:

книгу учета поступления и выбытия документов для учета каж­дого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), храня­щихся в архиве, утвержденные статистической службой Российской Федерации;

формы актов, в которых фиксируются любые изменения в со­ставе хранимых документов и итоги периодических проверок нали­чия и состояния;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчет-ности, другие материалы.

 

Оборудование архивохранилищ

 

Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранения или до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хра­нения организации должны обеспечивать не только учет докумен­тов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъяв­ляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обо­собленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Проду­манное размещение документов позволяет рационально использо­вать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить опти­мальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях ле­жит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного испбльзования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциаль­ные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном ар­хиве более целесообразно размещение дел не по структурным под­разделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению.

Для ориентации в динамично изменяющейся номенклатуре дел составляются топографические указатели, а все помещения, стелла­жи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеру­ются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Окна первого этажа архивохранилища должны быть дополни­тельно защищены открывающимися изнутри решетками (для экс­тремальной эвакуации), дополнительно укреплены и снабжены зам­ками двери. От прямых солнечных лучей окна защищают специаль­ным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильника­ми закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью ар­хивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе песок и брезент).

Архивы оборудуются стационарными или передвижными стелла­жами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стел­лажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен 45 см, от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте 35-40 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основные разрушители документов в архивохранилищах — плес­невые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся воздушным пу­тем-и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непрове­триваемых шкафах. Поэтому в архивохранилищах должен соблюдать­ся оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50—55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения. Поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах помещений. Наиболее дешев и удобен бытовой жидкостный пси­хрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице исходя из разницы температур сухого и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел к шпагату прикрепляются ярлыки с указанием номеpa описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикаль­ный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения — раз в 5 лет, для конфиденциальных документов — ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки про­водят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руково­дителем организации. При проверке контролируется не только прак­тическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных докумен­тах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксирова­ны итоги проверки.