Є також листи-прохання, листи-запити, листи-сповіщення, листи-відповіді, листи-запрошення і ін. Кожен різновид листів має свої особливості в складанні і оформленні.

Види листів.

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, які виділяють у зв'язку із особливим способом передавання тексту — пересиланням поштою.

Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.

Правильність листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.

Виклад змісту листа мас бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, які стали підставою для написання. У доведені подаються історія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо.

Службовий лист мусить бути бездоганним. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору. Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені. Кореспонденція поділяється на такі види листів:

— ділові (формальні та неформальні);

— особисті (приватні);

— рекомендаційні;

— прямої поштової реклами.

Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією).

Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.

Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.

Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.

До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.

Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання 'га:звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.

Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа є, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

Огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.

За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі. постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та інших форм діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання та збуту - комерційною.

Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.

За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.

Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція мас приватний характер.

Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.

Собисті листи пишуть, як правило. від руки. і якщо інколи їх можна надрукувати, то запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають під руки, що підкреслює щирість того, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до людини та події в її житті.

В багатьох країнах вважають, що в окремих випадках о6ов'язково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви гостювали в їх будинку понад добу. 0бов'язковими є також листи, в яких дякують за подарунки, якщо не було нагоди подякувати особисто.

Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Вони означають: " Пред’явник цього мас право на вашу увагу та гостинність". (з огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист).

Якщо ви пишете рекомендаційний лист, разом з ним можна вкласти у конверт вашу візитну картку. А ім 'я того, кого ви рекомендуєте, можна написати олівцем.

Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит, адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних покупок.

Уявіть собі, що ви як керівник фірми отримали рекламний лист, з пропозицією придбати конкретний товар, ідеальним, безумовно, буде випадок, якщо на конверту у вступному зверненні ви прочитаєте своє ім'я, прізвище та правильно вказану посаду. Написаний в довірчому, товариському тоні, такий лист ви прочитаєте з початку до кінця. Тим більше, якщо у ньому йтиметься про проблеми, які вас зацікавлять.

Використання для рекламного розсилу завчасно виготовлених бланків з текстом полегшить ваше завдання. Якщо ж кількість адресатів значна, перед текстом можна обмежитись словами "Керівнику", "Шановна Пані або Пан".

Вкладені у конверт рекламні листівки спрямовуються фактичним покупцям, дані про яких є в картотеці постійних адресатів. Привабливі невеликі одноаркушеві вкладники ("стафери”), що виконуються на якісному папері з використанням багатокольорової поліграфії. Ксерокопія віддрукованого на машинці тексту, вкладена в пакет з сірого паперу. навпаки, дає зворотню реакцію.

Один з найбільш відомих в США спеціалістів з маркетингу К.Дайк говорив, що він вважав би надзвичайною подією факт, якщо б на його звернення Відповіли 15% адресатів. Дейл Карнегі наводить у своїй книжці ряд листів, на які відповіли 50% адресатів.

Основною мовою міжнародного ділового листування за останнє сторіччя стала англійська. Лист англійською мовою зрозумілий діловій людині у будь-якому місці земної кулі. Розглянемо основні правила складання листів іноземним партнерам.

Листи-запрошення

Листи-запрошення з пропозицією взяти участь в семінарах, нарадах і інших заходах зазвичай адресуються керівникові організації, конкретному посадовцю, але можуть бути адресовані і всьому колективу. У листах вказуються умови участі, місце і час проведення заходів, а при необхідності і форма одягу. У листі зазвичай оформляється реквізит «додаток», в якому повідомляється програма заходу.

Гарантійні листи

Гарантійні листи складаються з метою підтвердження певних обіцянок або умов і адресуються організації або окремій особі. Гарантуватися можуть плата за виконану роботу, якість, терміни постачання продукції, оплата товару, оренда і т.д. В таких листах використовуються стандартні вирази: «фірма гарантує (гарантуємо, просимо) вислати на нашу адресу післяплатою (вид гарантії), оплату гарантуємо, терміни постачання гарантуємо, якість виробів гарантуємо...».

У листі зазвичай вказуються платіжні реквізити організації, яка дає гарантії оплати.

Бажано текст листа погоджувати з юридичною службою. Окрім підпису керівника організації може бути оформлений підпис головного бухгалтера. Підпис завіряється печаткою.

Листи-прохання

Існує величезна кількість ситуацій, які дають привід для викладу прохань від імені підприємств, організацій, установ. Текст даного листа зазвичай будується за наступною формою: в основній частині змісту виклад причини, яка спонукала поводитися з проханням; виклад самого прохання; у завершальній частині висловлюється надія на очікуваний результат. Прохання зазвичай висловлюється словами «прошу, просимо»:

• «Просимо сприяти...»
• «Просимо вислати на нашу адресу...»
• «Просимо взяти участь.
• «Прошу довести до відома...»
• «Прошу ліквідовувати заборгованість...»
• «Прошу прийняти заходи...»

Головна мета даного листа - переконати, довести в необхідності виконань прохання, тому в тексті листа приводяться переконливі докази, додаються розрахунки, кошториси і інші підтверджуючі підстави, які оформляються реквізитом «додаток».

Листи-відповіді

Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі висловлюються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо це лист-відмова) і констатується сама відмова.

Характер інформації ділового листа зазвичай припускає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, тобто в діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові у відповідь кореспонденції. Це означає: