Структура текста ділового листа 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Структура текста ділового листа



Другим відмітним моментом в написанні ділового листа є його характерна структура.

Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення в нього необхідної кількості інформації. Лист буває одноаспектним і багатоаспектним. Один аспект листа зазвичай складає зміст всього листа, і найчастіше це листи, які не вимагають відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з наступних аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів.

Лист складається зазвичай по схемі:

  • Вступ. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, складання листа, що послужили підставою; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок.
  • Основна частина. В основній частині висловлюється опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз і докази, що приводяться. Саме у цій частині необхідно переконати, довести, що в нараді (конференції, круглому столі), що проводиться, необхідно брати участь, що вироблювана продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д.
  • Висновок. Висновок листа є висновками у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити тільки одну завершальну частину. Основні питання листа треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальній для сприйняття.

Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати.

Організація діловодства в установі.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації заложить ефективність управління в цілому.

Документування — це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг — рух документів в установі з моменту створення до Відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.

Швидкість документообігу заложить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на piк (IV категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладеш в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок робота з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.

Рганізаційно-методичну допомогу у вдосконалені системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

Функції діловодства.

Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання е самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації і автоматизації документаційних процесів тощо.

Основними завданнями служби діловодства е встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи з документами і скорочення кількості документів.

Звернення

Діловий лист практично завжди починається із звернення. Ця невелика за об'ємом частина тексту виключно значуща для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увага адресата, але і задає листуванню потрібну тональність, сприяє налагодженню і підтримці ділових відносин. Важливість звернення визначається автором листа, звернення дозволяє забезпечити собі слухача. Особливої уваги заслуговує розділовий знак, наступний за зверненням. Кома після звернення додає листу буденний характер, знак вигукування підкреслює значущість і офіційний стиль.

Виклад кожного аспекту змісту слід починати з нового абзацу.

Розбиваючи текст офіційного листа на абзаци, ми полегшуємо його сприйняття адресатом. Вважається, що середня довжина абзацу повинна складати 4-5 пропозицій. Проте в текстах офіційних листів часто зустрічаються абзаци, які складаються з однієї пропозиції. Але яка б не була довжина абзацу, завжди слід пам'ятати, що він є внутрішньо замкнутою смисловою одиницею.

Для ділового листа краще використовувати бланк з емблемою фірми і її назвою, а також фірмові конверти, на яких повторюються ті ж, що і на бланку, реквізити.

Сам лист починається з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаної на конверті.

З правого боку пишуть дату відправлення листа - день, місяць і рік повністю.

Ще нижче - звернення, з лівого боку. Починається воно з тієї ж ввічливої форми, яка використовувалася перед прізвищем вашого адресата на конверті.

Після закінчення листа ставлять підпис і прізвище, нижче вказують посаду і назву фірми. Прізвище можна вказувати без ініціалів. Після підпису і прізвища обов'язково вкажіть свою посаду і назву вашої фірми.

Завершити лист потрібно також ввічливим формулюванням.

Постскриптум (P.S.) виносять вниз, після підпису. Нижче постскриптуму ставлять свій підпис або ініціали.

Загальне правило для будь-якої кореспонденції - з лівого краю паперу донизу залишають вільне поле однакової ширини.

Адреса того, кому відправляється лист, вказується на конверті, адреса відправника повинна бути вказана двічі: на конверті і в тексті листа (в кінці, нижче за підпис, або в правому верхньому кутку першої сторінки).

Зміст ділового листування

Третім обов'язковим відмітним моментом в написанні ділового листа є його зміст.

За змістом і призначенням листи можуть бути:



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2016-08-10; просмотров: 203; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.227.239.9 (0.022 с.)