Охарактеризуємо кожну стадію реєстраційних проваджень окремо.

 

Стадія порушення та розгляд справи починається з подання заяви та документів (перелік яких затверджений нормативно-правовими актами України) зацікавленою фізичною або юридичною особою до компетентного органу публічної адміністрації.

Подання заяви від заінтересованої особи - заявника - є обов'язковою умовою початку провадження в адміністративній справі. Подання заяви є характерною умовою більшості реєстраційних проваджень. Аналогічний початок провадження (порушення справи) у такий спосіб має місце і у провадженнях цивільного, господарського, адміністративного, а також конституційного судочинства.

Способами подання документів до реєстраційного органу можуть слугувати: 1) безпосереднє подання; 2) поштове відправлення.

Безпосереднє подання доку ментів - це передача документів до реєстраційного органу буквально "з рук у руки", від заявника до особи, уповноваженої на прийом заяви. При цьому необов'язково особою, яка подає документи, виступає саме заявник - нею може бути будь-яка фізична особа, котра може діяти за дорученням, виданим заявником (на підставі фідуціарного правочину (від лат. fiducia - "довіра"). Спосіб безпосереднього подання документів на практиці найбільш поширений, тому що характеризується, порівняно з поштовим відправленням, більшою надійністю і швидкістю. Надійність такого способу полягає в тому, що повністю унеможливлюється ймовірність втрати необхідних для реєстрації документів, що може мати місце при поштовому відправленні. Швидкість такого способу обґрунтовується економією часу, необхідного для поштового оброблення повідомлення та його доставки до реєстраційного органу.

Спеціальний порядок обліку заяви врегульовано універсальним нормативним актом, що регулює діловодство в Україні, - Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою КМУ від 17.10.1997 р.№ 1153.

Відповідно до об'єктів реєстрації змінюється перелік документів, які треба подавати до реєстраційних органів.

Наводимо деякі з цих переліків:

документи, які подаються на реєстрацію адвокатського об'єднання:

заява, підписана уповноваженим представником об'єднання; статут адвокатського об'єднання; установчий договір чи протокол зборів адвокатів про створення адвокатського об'єднання; дані про кількісний склад адвокатського об'єднання, наявність у його членів свідоцтв про право на заняття адвокатською діяльністю; документ про внесення плати за реєстрацію1;

на реєстрацію транспортних засобів надаються документи, що засвідчують правомірність придбання транспортного засобу, оцінку його вартості, відповідність конструкції транспортного засобу встановленим вимогам безпеки дорожнього руху, а також вимогам, які є підставою для внесення змін до реєстраційних документів. Реєстрація придбаних нових транспортних засобів проводиться за умови відповідності конструкції і технічного стану даної марки (моделі) транспортного засобу обов'язковим вимогам норм і стандартів, які діють в Україні, що підтверджується сертифікатом відповідності або свідоцтвом про визнання іноземного сертифіката; також додається висновок за результатами перевірки технічного стану транспортного засобу із застосуванням діагностичного обладнання і контрольно-вимірювальних приладів на відповідність вимогам безпеки дорожнього руху;

для реєстрації пунктів обміну іноземної валюти надаються інформація уповноваженого банку або кредитно-фінансової установи про наявність необхідних технічних засобів для визначення справжності банкнот, сертифікованої комп'ютерної системи або електронного контрольно-касового апарата, сейфа для зберігання валютних цінностей і бланків суворої звітності та довідка про наявність сигналізації або охорони;

документи які надаються для реєстрації фінансової установи у державному реєстрі: заява про внесення інформації до Державного реєстру фінансових установ; реєстраційна картка із загальною інформацією про юридичну особу; у випадках, передбачених нормативно-правовими актами, - інформація про ліцензії та правила надання фінансових послуг, реєстраційна картка з інформацією про відокремлені підрозділи юридичної особи (за наявності); інші документи, перелік і форми яких установлюються відповідними нормативно-правовими актами для окремих видів фінансових установ2;

документи які надаються для реєстрації аудиторських фірм та аудиторів, які одноособово надають аудиторські послуги1: заява; реєстраційна картка; нотаріально посвідчена копія свідоцтва про державну реєстрацію; нотаріально посвідчені копії установчих документів; копії сертифікатів аудиторів - співзасновників фірми та директора фірми; копія довідки органів статистики; витяг з наказу про призначення керівником фірми сертифікованого аудитора, завірений власною печаткою; відгук РВ АПУ (РВ САУ) на подані документи; документ про оплату за включення до Реєстру;

документи, які надаються для реєстрації символіки об'єднань громадян: заява, яка підписується двома членами центрального статутного органу об'єднання громадян; положення про символіку об'єднання громадян; опис символу і відмітного знака; рішення центрального статутного органу про затвердження положення та опису; зображення символіки; - документ про сплату реєстраційного збору; копії свідоцтва про реєстрацію об'єднання громадян та його статуту тощо.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії. Усі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії установи або іншою призначеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом нанесення на нього умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим зазначенням у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідний - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створюваний - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється. При реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, видом діяльності, кореспондентами тощо.

Метою цієї стадії є встановлення відповідності вимогам закону документів, які подаються реєстратору на вчинення державної реєстрації.

За проведення державної реєстрації справляється реєстраційний збір. Наприклад, за реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців справляється збір у таких розмірах: десять неоподатковуваних мінімумів доходів громадян - за державну реєстрацію юридичної особи; два неоподатковуваних мінімуми доходів громадян - за державну реєстрацію фізичної особи - підприємця.

Після отримання відповідних документів компетентний орган державної реєстрації здійснює:

- перевірку комплектності документів і повноти відомостей, зазначених у реєстраційній картці або представлених документах;

- перевірку документів, які подаються до компетентного органу публічної адміністрації, на відсутність підстав для відмови у внесенні до Державного реєстру.

На цій стадії особа, яка здійснює реєстраційне провадження:

- перевіряє дійсність поданих заявником документів;

- перевіряє наявні в Єдиному державному реєстрі прав записи щодо конкретного об'єкта нерухомого майна: про права на останнє, правом] і ми, обмеження (обтяження);

встановлює за наявними в реєстраційній установі документами, чи мало місце накладення на майно арештів та інших заборон, які є перепоною для державної реєстрації права на об'єкт нерухомого майна;

- з'ясовує відповідність поданих на реєстрацію права на нерухоме майно або його обмеження документів законодавству України;

- перевіряє (за наявними в реєстраційному органі документами) дотримання прав і законних інтересів третіх осіб;

встановлює відсутність суперечностей між заявленими та вже зареєстрованими правами на об'єкт нерухомого майна;

 

- виявляє наявність чи відсутність інших підстав для припинення чи відмови в державній реєстрації речового права на нерухоме майно чи його обмеження.