Почему люди не оптимально используют временной ресурс?

 

• Недостаток информации
• Отсутствие навыков тайм-менеджмента

 

Тест

Экспресс-оценка способности управлять рабочим временем

Инструкция: отметьте, пожалуйста, рядом с каждым утверждением, насколько оно Вам соответствует (поставьте «+»)

 

Утверждения	почти никогда	иногда	часто	почти всегда
1.Перед каждым рабочим днем я резервирую время для подготовительной работы, планирования.
2.Я перепоручаю все, что можно перепоручить.
3.Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их решения.
4.Каждый официальный документ я стараюсь обработать один раз и окончательно.
5.Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие дела я делаю в первую очередь.
6.Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных встреч и неожиданно созываемых совещаний.
7.Свою дневную нагрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком своей работоспособности.
8.В моем плане есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9.Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах.
10.Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
Итого:

 

Анализ результатов: Суммируются баллы.

 

0 – 15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств; некоторых целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

16 -20 баллов: Вы пытаетесь управлять своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

21 – 25 баллов: у Вас хороший самоменеджмент.

26 – 30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально обходиться со своим временем.

 

 

 

«ПОГЛОТИТЕЛИ» ВРЕМЕНИ

 

1. Нечеткая постановка цели

2. Отсутствие приоритетов в делах

3. Попытка слишком много сделать за один раз

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решений

5. Плохое планирование трудового дня

6. Личная неорганизованность

7. Чрезмерное чтение, недостаточные навыки работы с текстовой информацией

8. Скверная система личных записей

9. Индифферентное отношение к работе

10. Недостатки кооперации или разделения труда

11. Отрывающие от дел телефонные звонки

12. Незапланированные посетители

13. Неспособность сказать “нет”

14. Неполная, запоздалая информация

15. Отсутствие самодисциплины

16. Неумение довести дело до конца

17. Отвлекающая обстановка

18. Затяжные совещания

19. Плохая связь

20. Болтовня на частные темы

21. Излишняя коммуникабельность

22. Желание знать все (все знать, повсюду успевать)

23. Длительные ожидания

24. Слишком редкое делегирование

25. Недостаточный контроль за порученным

26. Распорядок дня не увязан с ритмом продуктивности

27. Частое откладывание дел

28. Отсутствие приемов работы с корреспонденцией

29. Отвлекающие личные дела

30. Отсутствие современных вспомогательных средств

 

Листок учета дневных помех

Нач.	Оконч.	Длительность	Описание помехи	Внешние причины	Внутренние причины	Катастроф.	Устранение

ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ

1. План на день должен быть связан с месячным и недельным планами

2. Составляйте план на 60% рабочего времени, чтобы оставалось время на спонтанные и непредвиденные дела

3. Обращайтесь к плану несколько раз в день, подводя промежуточные итоги

4. В планах фиксируйте результаты, а не просто действия

5. Используйте для себя наиболее удобные форматы планирования

6. Если задача не выполнена, определите ее место в будущих планах

7. Определяйте время начала и окончания большинства планируемых дел

8. Определяйте приоритеты, по крайней мере, выделяйте те дела, которые во что бы то ни стало нужно сделать до конца дня

9. Составьте перечень рутинных дел, которыми вы будете заполнять непредвиденно возникающие паузы

10. Чередуйте/ группируйте дела разных типов

11. Согласовывайте свои планы с планами других людей

12. Составляйте план письменно, те планы, которые находятся в голове, легко отвергаются

13. «Съешьте лягушку» в начале дня

14. «Слона лучше есть бутербродами»

Планирование дня с помощью метода «АЛЬПЫ»

1. Количество задач на день должно быть оптимальным (7+/-2)

2. Задачи должны быть согласованы со списком задач (целей) на неделю или месяц

3. Задачи должны быть завершены, цели достигнуты

4. Планируйте невозможное

 

Категория	Описание задачи	Выполнение
1 (А)	Обсудить с Р. Часть проекта ВВ	Да, продуктивно!
2 (В)	Дописать квартальный отчет (6 стр.)	Да, уложился в 5 стр.
3 (В)	Поболтать с боссом 10-12 мин. (networking)	Нет, не поймал

 

Гибкое и жесткое планирование

Время	HARD	SOFT
9.00 – 9.45	Переговоры с заказчиком	· Позвонить в бухгалтерию по вопросу… · Подготовить ответ на письмо… · Поиск в интернете информации о …
10.30 – 11.00	Совещание с поставщиком