Вул. Приходька, 26, м. Рівне, 33000, тел. 22-21-97, факс 27-13-74

10. Назва виду документа (реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації згідно з ДКУД та організаційно-правовим статусом організації.

Назва виду документа може бути надрукована на спеціальному бланку (так званому бланку конкретного виду документа, наприклад бланку протоколу) під час його виготовлення або на загальному бланку організації – при безпосередньому оформленні документа. В службових листах цей реквізит не зазначають.

Назву виду документа фіксують нижче реквізитів «Назва організації» та «Назва структурного підрозділу»; на кутовому бланку – без відступу від межі лівого берега (див. додаток 1), а на поздовжньому – центровано (див. додаток 2).

11. Дата документа (реквізит 11) – обов’язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та (чи) підписання, погодження, затвердження, прийняття, видання, реєстрації.

Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою, рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 07.09.2012 [21]. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 07 вересня 2012 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 07 вересня 2012 р. [21].Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

12.Реєстраційний індекс документа (реквізит 12). Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в установі.Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 523/03-30, де 523 – порядковий номер, 03-30 – індекс справи за номенклатурою. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 03-25/340, де 03-25 – індекс справи за номенклатурою, 340 – порядковий номер. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 139/03-25 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування». Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 19/95 – для спільних розпорядчих документів або 03-24/340/02-11/208 – для спільних листів. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 міліметрів [16].

Наприклад: наказ від 04.10.2012 № 450/748/654

 

Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

13.Посилання на реєстраційний індекс і дату документа (реквізит 13) фіксують на бланках листів. Цей реквізит має таку форму: На № __ від _________. Цю форму заповнюють лише у тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо).

Якщо вихідний лист є відповіддю на кілька листів однієї організації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні індекси і дати зазначені в усіх цих листах.

Якщо в одному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери і дати листів слід розташовувати один під одним у тій самій послідовності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті «Адресат».

Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

14. Місце складання або видання документа (реквізит 14) вказують у тому випадку, якщо його не можна з’ясувати за реквізитами «Назва організації» та «Довідкові дані про організацію». Даний реквізит не потрібно вказувати в документі, якщо він включений до назви організації.

Даний реквізит повинен бути узгоджений з адміністративно-територіальним поділом України. Прийнято вживати загальноприйняті скорочення: м., с., смт.

Реквізит розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата» та «Реєстраційний індекс документа».

15. Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.

Гриф обмеження доступу до документа («Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості») оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту «Адресат» або «Гриф затвердження».

Наявність реквізиту обумовлює особливий порядок обліку, зберігання і використання документів.

16. Адресат (реквізит 16) містить сукупність точних і повних даних згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням.

Адресатом документа може бути ор­ганізація, її структурний підрозділ або конк­ретна посадова особа чи громадянин.

Виділяють такі варіанти реквізиту:

-при умові, якщо лист адресують організації (чи її структурному підрозділу), то назву подають у називному відмінку:

Міністерство освіти і науки,

Молоді та спорту України

Департамент вищої освіти

 

- якщо лист адресують посадовій особі із зазначенням організації та структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному:

 

Міністерство освіти і науки,

Молоді та спорту України

Першому заступнику Міністра

Сулімі Є.М.

- якщо лист адресують керівникові організації або його заступникові та назва організації входить до складу назви посади адресата, то ввесь реквізит пишеться у давальному відмінку:

Першому заступнику Міністра

Освіти і науки, молоді

Та спорту України

Сулімі Є.М.

- якщо лист адресують багатьом однорідним установам, тоді назви всіх установ не перераховуються, а посада адресатів зазначається у давальному відмінку множини:

 

Ректорам вищих

Навчальних закладів

 

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Складові частини поштової адреси оформлюють відповідно до «Правил надання послуг поштового зв’язку» у такій послідовності [22]:

а) назва організації (юридична особа) або прізвище, ім’я, по батькові;

б) назва вулиці, номер будинку, офісу, квартири;

в) назва населеного пункту;

г) назва області, району, країни;

д) індекс.

 

 

Редакція журналу «Секретар»

Пр.-т Шевченка, 23, оф. 1101

Київ, 02094

 

або

 

Директору Національного