Останнє нагадування і попередження про наступні юридичні дії

У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали ба­жаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно пере­конали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації.

1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним пору­шенням умов контракту, тому ми змушені передати цю спра­ву до нашого юридичного відділу.

2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові на­гадування, ми змушені...

3. З огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів...

4. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й ста­новить.... а термін сплати закінчився ще... (дата). Ми не мо­жемо більше нехтувати інтересами учителів і змушені подати позов до суду.

v Лист-претензія — це службовий лист, у якому вислов­люється невдоволення з приводу порушення умов укладе­ної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упаку­вання тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити парт­нерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшко­дуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, кон­тракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдо­волення, а потім претензію. Наприклад:

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з поста­чанням замовленого паперу для виготовлення поліграфіч­ної продукції, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) па­пір має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати папір.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

 

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід ви­явити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від... (дата) ми повідомили Вам остаточний тер­мін постачання замовленого садово-городнього інвентарю. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили його, пору­шивши умови угоди. У зв'язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою...

Шановні..!

Підтверджуємо отримання... (назва товару) відповідно до замовлення №... від... (дата). Під час перевірки ми вияви­ли, що бракує... одиниць. Гадаємо, що під час відвантажен­ня Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.

З повагою...

 

Шановні...!

Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата) товару, який було відвантажено відповідно до на­кладної №... в рахунок контракту №... від... (дата), не відпо­відає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зраз­ків, які Ви нам надсилали.

Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари.

Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зраз­кам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотри­муватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні.

З повагою...

 

Шановні панове!

Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили:

1) 5 упакувань товару пошкоджено (зігнута поверхня);

2) 6 упакувань мають недоліки виробничого характеру;

3) 7 упакувань залиті рідиною.

Отже, ми отримали 18 неякісних упакувань.

Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що... гривень буде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата).

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою...

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Ми дуже стурбовані...

2. Нам дуже прикро, що...

3. Нас неприємно вразив той факт, що...

4. Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким ста­ном справ і просимо пояснити цю неприємну для нас ситуацію.

5. Висловлюємо своє невдоволення з приводу...

6. Дуже прикро, що Ви не дотримуєтеся (не виконуєте) умов контракту.

7. На жаль, не отримали від Вас жодної відповіді.

8. Не зовсім задоволені тим, що...

9. Висловлюємо свою принципову незгоду з...

10. Нам неприємно усвідомлювати, що Ви порушуєте умо­ви нашої угоди.

11. Звертаємося до Вас із вимогою...

12. Гадаємо, що лише серйозні причини могли змусити Вас...

13. На жаль, не можемо схвалити...

14. Ми не погоджуємося на...

15. Не схвалюємо Вашої позиції щодо...

16. Зважаючи на те, що Ви вчасно не..., змушені...

17. Занепокоєні недотриманням Вами умов договору.

18. Змушені висловити свій рішучий протест проти...

19. Висловлюємо свій рішучий протест проти...

20. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою.;.

v Лист-відповідь на претензію — це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або перекон­ливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви пого­джуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході вико­нання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед ва­шим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів. Зробити це можна так:

 

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завда­ли. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодже­ними (замовлення № 9... від... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана... (прізви­ще та ім'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідоми­мо Вас про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів.

З щирою до Вас пошаною...

 

Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете пе­реконливо й аргументовано довести це, то маєте право про­сити чи вимагати відкликати її. Наприклад:

 

Шановні добродії!

Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви відмов­ляєтеся забирати та оплачувати замовлені металовироби у зв'язку з тим, що ми, за Вашим звинуваченням, виготови­ли їх з порушенням креслень.

Ми ще раз уважно переглянули Ваші креслення і вважаємо, що висловлена Вами претензія є необґрунтованою. На підтвердження своєї правоти вважаємо за потрібне нага­дати Вам: креслення на виготовлення обладнання затверджено Вашими експертами.

Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про готовність до проведення перевірок, представник інже­нера не з'являвся у призначений час.

Враховуючи все, сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважаємо Ваші звинувачення безпідставними, й просимо забрати виготовлені нами металовироби та оплатити їх. Чекаємо на відповідь.

З повагою...

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів

1. Це сталося через те, що...

2. Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилю­вання з приводу...

3. Вибачте, що завдали Вам прикрощів із...

4. Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через...

5. Розуміємо Вашу стурбованість...

6. Вибачте, будь ласка, проте в нас не було змоги вча­сно...

7. Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконуваного нами завдання та необхідність своєчасного завершення робіт.

8. Відповідаючи на Ваш лист від... (дата), повідомляємо, що ми розуміємо Вашу стурбованість із приводу...

9. Просимо Вас зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі, які ми зможемо подолати швидше разом із Вами (за Вашої підтримки).

10. Ми визнаємо свою провину (вину)...

11. Звертаємо Вашу увагу на те, що ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що...

12. Запевняємо Вас, що намагаємося вжити всіх необ­хідних заходів для виправлення ситуації.

13. Приймаємо Вашу обґрунтовану претензію до...

14. Перепрошуємо за цю прикру помилку, що завдала Вам стільки клопотів.

15. Сподіваємося, що Ви з розумінням поставитеся до нашого скрутного фінансового становища.

16. Мизробимо все можливе, щоб надалі не припускати­ся таких недоглядів.

17. Приймаємо Вашу претензію щодо пошкоджень через невідповідне упаковування Ваших товарів і просимо вибачити нам.

18. Неякісне упакування виробу №... зумовлене несправ­ністю обладнання.

 

Безпідставна претензія

1. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними.

2. Змушені повідомити, що здивовані Вашими звинува­ченнями щодо...

3. Ситуація, що склалася, є вкрай неприємною і потребує докладного з'ясування.

4. Цим листом заперечуємо Ваші звинувачення щодо... і хочемо нагадати обставини, за яких це сталося:...

5. Були прикро вражені висловленою нам претензією щодо...

6. Цим листом мусимо повідомити, що відхиляємо Вашу претензію щодо...

7. Вважаємо, що затримка у переданні Вам документації сталася не з нашої вини.

8. Насамперед (передусім) хочемо заперечити свою вину за затримку...

9. Узявши до уваги те, що пошкодження сталося через порушення інструкції з техніки експлуатації, вважаємо Ваші

звинувачення безпідставними й відхиляємо будь-які пре­тензії.

10. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й про­симо негайно відкликати свою претензію.

v Рекомендаційний лист — це службовий лист, який міс­тить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомен­дація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого на­вчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно від­різняються від характеристики. Автори «Універсального посібника з ділових паперів» чітко окреслюють ці відмінності:

- рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

- за рекомендацією можна звернутися до того, хто доб­ре знає особу, установу, компанію;

- особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

- у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок — «рекомендую» чи «не рекомендую».

Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати:

* з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

* рівень її професійної майстерності;

* чи має вона авторитет;

* які досягнення має особа тощо.

Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте; за будь-яких умов не забувайте, що об'єктивність рекомендації — справа вашої честі.

Наводимо приклади листів-рекомендацій:

 

Голові приймальної комісії

Київського національного університету імені Т. Шевченка

Я, Чукіна Вікторія Федорівна, учитель української мови та літератури Українського національного гуманітарного ліцею при Київському національному університеті імені Т. Шевченка, маю статус довіри.

Рекомендую для вступу до університету на філологічний факультет (спеціальність українська мова та література) мою ученицю, випускницю ліцею Татарчук Мирославу (ате­стат А3№ 015937, виданий 20 червня 2003 року).

Татарчук Мирослава закінчила ліцей із золотою медал­лю. Це здібна, творча, сумлінна, всебічно розвинена учениця, яка наполегливо працює над собою, має ґрунтовні знання з гуманітарних дисциплін, зокрема з української мови, літера­тури та іноземної мови, розвинене образне мислення.

Мирослава брала участь у районній олімпіаді з україн­ської літератури і зайняла призове місце.

Делікатна, тактовна, вихована, вимоглива до себе і до товаришів, користується повагою серед учителів та одно­класників. Мирослава має нахил до педагогічної роботи, серйозної науково-дослідної діяльності.

Директор ліцею Н. М. Червінська

Учитель української мови

та літератури В. Ф. Чукіна

 

Шановний...!

Дозвольте представити Вам пані... (прізвище, ім'я, по батькові), яка бере участь у конкурсі на заміщення вакант­ної посади директора відділу реклами.

Пані... (ім'я) працювала в нашій фірмі протягом... років на посаді помічника менеджера з питань реклами та мар­кетингу. Вивчала та аналізувала ринок збуту автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва, займалася роз­робкою та подальшою реалізацією комплексних рекламних кампаній. За час роботи набула досвіду співробітництва з газетами та журналами (підготовка, створення макетів.

написання рекламних текстів, визначення найефективніших для подання рекламних оголошень радіоканалів та каналів телебачення). Завдяки вдало спланованим і реалізованим пані... (ім'я та по батькові) рекламним кампаніям нашій фірмі вдалося досягнути високих рівнів збуту автомобілів.

Пані... зарекомендувала себе як людина принципова, до­свідчена, сумлінна. Важливо також відзначити, що вона цінує свою роботу, завжди уважно ставиться до клієнтів, уміє самостійно приймати рішення.

Гадаю, що, прийнявши... (ім'я, по батькові) на посаду директора відділу реклами. Ви зробите правильний вибір.

З щирою повагою до Вас...

 

Шановні панове!

Ми одержали Ваш запит про... (назва установи).

Наша співпраця з цією установою є доводі плідною, а тому ми можемо рекомендувати її Вам для співробітниц­тва. У цієї установи висококваліфіковане керівництво, а також значний досвід роботи у своїй сфері діяльності. За час нашої спільної праці з нею не виникало жодних проблем. Сподіваємося, що наша інформація стане Вам у пригоді.

З повагою та побажанням успіхів...

Шановні добродії!

Відповідаючи на Ваш запит про... (назва організації), на жаль, маємо повідомити, що наш досвід роботи з нею був негативним. Керівництву організації виявилося ненадійним. Терміни постачання товарів порушувалися. Зрештою ми змогли отримати замовлену нами продукцію лише через суд.

Три місяці тому ми розірвали ділові стосунки з цією орга­нізацією і не плануємо їх поновлювати. Просимо врахува­ти, що ця інформація є конфіденційною. З повагою...

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Рекомендація на посаду

1. Дозвольте порекомендувати Вам пана..., який береучасть у конкурсі на заміщення вакантної посади...

2. Знаю пана/пані... ще з часів навчання в школі...

3. Пан/пані... працює на посаді... з... року.

4. Знайомий з паном... уже понад 15 років.

5. Знаю пана/пані... як досвідченого, кваліфікованого пра­цівника.

6. Пан... має великий (значний) досвід підготовки тема­тичних прес-конференцій (написання прес-релізів, запрошень тощо).

7. Як дослідник пан... характеризується нестандартністю мислення, прагненням шукати нових шляхів реалізації за­думаного.

8. Учень/учениця... плідно працює президентом школи.

9. Він — один з найкомпетентніших наших учнів.

10. Принциповий, уважний, (добре) підготовлений, тактов­ний.

11. Пана... знаю з... року, тобто відтоді, як він почав пра­цювати в нашому об'єднанні.

12. Чуйна, товариська учениця, користується повагою се­ред товаришів.

13. На жаль, не можу взяти на себе відповідальності ви­соко оцінити його знання.

14. Рекомендуємо на посаду директора (менеджера від­ділу реклами) концерну... пані..., яка упродовж... років пра­цювала над...

—дослідженням та аналізом ринку збуту автомобілів, ав­томобільних фарб, царини відпочинку та розваг, а також сфери послуг (охоронних та нотаріальних);

— проведенням комплексних рекламних кампаній (рек­лама в газетах, журналах, у тому числі іміджева реклама, на радіо, у метрополітені тощо);

— втіленням іміджу нашої фірми (логотипи, представ­ницька продукція).

15. Має досвід написання щоденних повідомлень для пре­си (ведення ділової кореспонденції).

16. Знайомий з... не досить довго, проте за цей час він уже зарекомендував себе сумлінним, обдарованим учнем, чуйною і вихованою людиною.

17. Має ґрунтовні теоретичні знання.

18. Учениця... — впевнена у собі й водночас привітна й комунікабельна людина.