Загальне і кадрове діловодство.

Для успішного розвитку будь-якого підприємства, організації чи установи дуже важливою є організація роботи з документами, особливо організація роботи з кадровою документацією.

Кадрова документація – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, в наказах, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, трудових книжках. Підготовкою та оформленням цих видів документів займається відділ кадрів, який є обов'язковим і дуже важливим структурним підрозділом будь-якого підприємства.

На підприємстві «ЖЕО-1» організація обліку кадрів покладається безпосередньо на відділ кадрів. Основним призначенням документації з кадрів є подання необхідної інформації стосовно працівників, зайнятих на підприємстві, або які знаходяться в резерві.

Розпорядча діяльність відділу кадрів підприємства «ЖЕО-1» полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Існує певний порядок прийняття працівника на роботу. Як і у всіх інших організаціях у «ЖЕО-1» прийняття на роботу здійснюється на основі заяви громадянина. При вступі на роботу громадяни подають, перш за все, письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказуючи свою професію, кваліфікацію тощо. Заяви на підприємстві «ЖЕО-1» пишуться, як правило, власноруч і, звичайно, заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому папері А4.

В кадровій діяльності вся документація поділяється на 3 групи:

1. Особисті та особові документи працівника;

2. Організаційно-розпорядча документація;

3. Первинна облікова кадрова документація.

Документація по особовому складу на підприємстві «ЖЕО-1» відділ кадрів веде з моменту зачислення працівника на роботу. Дані документи старший інспектор виділяє у самостійну групу. При прийнятті на роботу особи, відповідальний працівник відділу кадрів звіряє всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (трудовою книжкою, дипломом, паспортом).

Значну роль на підприємстві відіграють накази – це правовий акт, що його видає керівник підприємства на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань,які поставлено перед даним підприємством.

Вивчаючи діяльність відділу кадрів «ЖЕО-1» я побачила, що накази надзвичайно часто зустрічаються на практиці, тому що вони регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівника на інші посади, звільнення, надання річних відпусток, заохочення та інше.

Прослідкувавши за роботою кадрової служби комунального підприємства «ЖЕО-1». Можна зробити висновок, що вона є однією з найважливіших структурних підрозділів. Адже саме відділ кадрів веде облік кадрів даного підприємства, метою якого – є одержання даних про наявність і рух працівників в цілому на підприємстві і в кожному його відділі зокрема, контроль за виконанням плану по встановленій чисельності робітників та службовців, контроль за кількістю прийнятих і звільнених працівників.

Організація документообігу.

У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю документів. Порядок їх обробки і руху на підприємстві з моменту створення чи одержання до здавання в архів, як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом керівника підприємства.

Документообіг – рух службових документів на підприємстві від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити 3 групи:

1. Внутрішні

2. Що надходять(вхідні)

3. Що відправляються(вихідні)

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи,повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів.

Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління КП «ЖЕО-1», всі операції по прийому, передачі, складання і оформлення, відправці (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів. Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства у КП «ЖЕО-1» і табелем уніфікованих форм документів.

Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. В централізований документообіг входить вся документація, підлягаюча централізованій реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу.

Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документооборот рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, забезпечує основні напрямки діяльності організації (в нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи).

У КП «ЖЕО-1» існує окремий структурний підрозділ, до завдань якого входить забезпечення централізованого документообігу.

Контроль за виконанням документів і прийнятті рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина виробничого процесу. Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.

Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання та завдання. Обов'язковому контролю підлягають: накази, розпорядження, постанови та інші документи.

У КП «ЖЕО-1» усі листи реєструються, а потім передаються заступникові генерального директора. Він розподіляє документи для виконавців.

Терміни виконання вимірюються календарними днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження. За характером виконання документи поділяються на дуже термінові, термінові та безстрокові. Як правило, строк для виконання загальних документів не повинен перевищувати 30 днів.

До системи документообігу КП «ЖЕО-1» входять різноманітні документи – листи, договори, посадові інструкції, бухгалтерські звіти та інші документи, від яких залежить ефективність управління підприємством у цілому.

На кожному підприємстві відбувається постійне обертання документів незалежно від їх кількості. Чим більшим є обсяг документної інформації, тим складнішою є організація документообігу. Правильна організація документообігу, у свою чергу, сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники підрозділів, спеціалісти,службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро). Рух документів на підприємстві вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних умов до потоків документів.

При дослідженні організації документообігу на підприємстві «ЖЕО-1» мною були виявлені найбільші порушення саме в його регламентації.

Сьогодні, коли технології дозволяють ефективніше та швидше опрацьовувати великі документні потоки, перехід на автоматизовану систему документообігу дозволить набагато пришвидшити управлінські процеси та оптимізувати документообіг в цілому.