Пояснення до шаблону офіційного листа

 

 

 

АДРЕСА ВІДПРАВНИКА

При написанні в листі своєї адреси потрібно вказувати лише наступні дані: будинок номери, вулиця, індекс, місце, країна, телефон.

(При написанні адреси не потрібно вказувати своє ім'я, в англійській мові ім'я вказується лише в кінці листа.)
Примітка: порядок вказівки адреси відправника в англомовних країнах наступний: номер будинку, вулиця, індекс, місце. Однак якщо лист надсилається з країни, в якій порядок написання адреси відрізняється (наприклад, з Росії), то потрібно дотримуватись саме того порядку, який прийнятий в країні відправлення.

Британський англійська
У британському англійською адресу зазвичай розташовується в правому верхньому куті листа.
Американський англійський
В американському англійському адресу зазвичай розташовується в лівому верхньому кутку, під датою, або в кінці листа, після підпису.

ДАТА

Дата повинна бути приведена повністю. Для Великобританії характерний наступний формат дати:

день / місяць / рік. Коми не використовуються.

Приклад

12 June 2005

В деяких інших країнах використовується наступний формат дати:

місяць / день / рік, причому після дня часто ставиться кома.

Приклад

June 12, 2005

Британський англійський

Дата написання листа в британському англійською ставиться праворуч, на одну сходинку нижче адреси відправника (якщо лист набирається і відправляється в друкованому вигляді, дату також можна ставити у верхньому лівому куті).

Американський англійський

Дата написання листа в американському англійському ставиться в лівому верхньому куті (іноді вона може розміщатися по центру вгорі листа).

АДРЕСА ОДЕРЖУВАЧА

Порядок вказівки адреси одержувача:

Кому (Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr...)

номер будинку, вулиця

місце

індекс

КРАЇНА (великими літерами)

В американському англійському індекс (званий зіп-кодом) зазвичай ставиться в тому ж рядку, де місце, і відокремлюється комою.

Адреса одержувача листа пишеться зліва.

Британський англійський

У британському англійською адресу одержувача починається на тій же рядку, де пишеться дата, або на один рядок нижче дати.

Американські англійський

В американському англійському адресу одержувача починається на два рядки нижче адреси відправника (або на два рядки нижче дати, якщо адреса одержувача вказується не в лівому верхньому куті).

ПРИВІТАННЯ

Якщо ім'я людини відомо

Dear (шановний (-ая)) Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + прізвище

Наприклад: Dear Mr Miller

Також можливо написати повне ім'я людини. Таке написання переважно, якщо невідомий стать людини.

Наприклад: Dear Chris Miller

Якщо ім'я людини невідомо

Є кілька способів звернутися до людини, коли ім'я невідоме:

ЗВЕРНЕННЯ АНГЛІЙСЬКОЮ МОВОЮ В ЛИСТАХ

СТИЛЬ	ОДНИНА	МНОЖИНА
ФОРМАЛЬНИЙ І СТРОГО ОФІЦІЙНИЙ	My dear Sir / Sir - Вельмишановний пане My dear Madam / Madam - Вельмишановна пані
СТРОГО ОФІЦІЙНИЙ	Sir / My dear - Пане Mr. Smith - Пане Сміс Madam / My dear - Пані Mrs. Smith - Пані Сміс	Sirs - Панове! Mesdames – Дами!
ОФІЦІЙНИЙ	Dear Sir - Шановний пане Dear Madam - Шановна пані	Dear Sirs/ Sirs - Шановні панове! Dear Mesdames/ Mesdames – Дами! Gentlemen - Панове! Ladies – Леді! Dear Sir or Madam - Шановні пан або пані
МЕНШ ФОРМАЛЬНИй (за наявності попереднього листування)	Dear Mr. Jones - Шановний пане Джонс! Dear Mrs. Jones- Шановна пані Джонс!	Dear Messrs. Jones and Smith Dear Mmes. Jones and Smith
НЕОФІЦІЙНИЙ	Dear Jack / Jack – Дорогий Джек!

 

ПУНКТУАЦІЯ

У британському англійському знаки пунктуації у вітанні або взагалі не використовуються, або використовується тільки кома.

Наприклад: Dear Mr Miller / Dear Mr Miller,

В американському англійському в привітанні використовується двокрапка.

Наприклад: Dear Mr. Miller:

Різниця між Ms, Miss та Mrs

Mrs використовується по відношенню до заміжньої жінки.

Miss використовується по відношенню до незаміжньої жінки.

Ms використовується, коли сімейний стан жінки невідоме, а також може використовуватися по відношенню до незаміжньої жінки.

Примітки: скорочення Ms, Mrs, та ін звичайно пишуться без крапки в британському англійською, і з крапкою в американському англійському (наприклад: Mr.).

ТЕМА

Рядок з темою листа не є обов'язковою. Однак її можна і використовувати, і в такому випадку одержувач листа відразу зрозуміє, за яким воно приводу. Рядок з темою відділяється від тіла листа зазвичай одним з трьох способів:

використанням слів "Subject" ("Тема") або "Re:" (лат. "Відносно");

набором теми жирним шрифтом;

набором теми великими літерами.

Британський англійський

Рядок з темою зазвичай поміщається між вітанням і тілом листи (і відокремлюється від них порожніми рядками).

Американський англійський

В американському англійському рядок з темою також може розташовуватися між адресою одержувача та привітанням (і відділятися від них порожніми рядками).

ЗМІСТ ЛИСТА

Перша буква тексту пишеться з великої літери (навіть якщо вітання закінчується комою). Текст вирівнюється по лівому краю, і після кожного абзацу слідує порожній рядок. На відміну від української мови, в англійській мові абзац зазвичай не починається з відступу.

Перший абзац: введення і мотив написання листа.

Наступні абзаци: більш докладне поясненюється мотив для написання листа, зазначення передумов до написання листа, і т.п.

Останній абзац: підсумовування мотиву для написання листа, і точне пояснення того, чого відправник хоче від одержувача.

Примітка: текст повинен викладатися чітко

ПРОЩАННЯ

Британський англійський

Якщо у вітанні вказувалося ім'я та / або прізвище одержувача, використовується слово

"sincerely" [sɪnˈsɪə.li] ("з щирою повагою").

Якщо ім'я та / або прізвище не вказувалися, використовується слово "faithfully" [ˈfeɪθ.fəl.i] ("з найглибшою пошаною").

Американський англійський

Використовується слово "sincerely" незалежно від того, вказувалося чи в привітанні ім'я та / або прізвище одержувача, чи ні ("faithfully" зазвичай не вживається в американському англійському).