Morris Howard « SIGNATURE (HAND-WRITTEN) (підпис)

Business letter

Business letter - formal paper communications between, to or from businesses and usually sent through the Post Office or sometimes by courier. Business letters are sometimes called "snail-mail" (in contrast to email which is faster).

Most people who have an occupation have to write business letters. Some write many letters each day and others only write a few letters over the course of a career. Business people also read letters on a daily basis. Letters are written from a person/group, known as the sender to a person/group, known in business as the recipient. Here are some examples of senders and recipients:

· business «» business

· business «» consumer

· job applicant «» company

· citizen «» government official

· employey «» employee

· staff member «» staff member

There are many reasons why you may need to write business letters or other correspondence:

· to persuade

· to inform

· to request

· to express thanks

· to remind

· to recommend

· to apologize

· to congratulate

· to reject a proposal or offer

· to introduce a person or policy

· to invite or welcome

· to follow up

· to formalize decisions

· to follow up

· to formalize decisions

There are certain standards for formatting a business letter, though some variations are acceptable (for example between European and North American business letters). Here are some basic guidelines:

· Use A4 (European) or 8½ X 11 inch (North American) paper or letterhead

· Use 2.5 cm or 1 inch margins on all four sides

· Use a simple font such as Times New Roman or Arial

· Use 10 to 12 point font

· Use a comma after the salutation (Dear Mr Bond,)

· Lay out the letter so that it fits the paper appropriately

· Single space within paragraphs

· Double space between paragraphs

· Double space between last sentence and closing (Sincerely, Best wishes)

· Leave three to fives spaces for a handwritten signature

· cc: (meaning "copies to") comes after the typed name (if necessary)

· enc: (meaning "enclosure") comes next (if necessary)

· Fold in three (horizontally) before placing in the envelope

· Use right ragged formatting (not justified on right side)

Block format is the most common format used in business today. With this format, nothing is centred. The sender's address, the recipient's address, the date and all new paragraphs begin at the left margin, like this:

Wicked Wax Co. «SENDER'S ADDRESS (адреса відправника)

22 Charlton Way (may be printed company logo and address)

London, SE10 8QY

5th December, 2006 «DATE (дата написання)

Ms. Maggie Jones

Angel Cosmetics Inc. «RECIPIENT'S ADDRESS (адреса одержувача)

110 East 25th Street

New York, NY, 10021

USA

Your ref: 123 «RECIPIENT'S REFERENCE (IF ANY) (посилання одержувача)

Our ref: abc «SENDER'S REFERENCE (IF ANY) (посилання одержувача)

Dear Ms. Jones, «SALUTATION (звертання)

Forthcoming Exhibition «SUBJECT (тема)

First paragraph...

Second paragraph... «BODY OF LETTER (текст листа)

Third paragraph...

Sincerely, «CLOSING (заключна формула ввічливості)

Morris Howard «SIGNATURE (HAND-WRITTEN) (підпис)

Morris Howard, President «NAME, TITLE (TYPED) (ім’я, посада)

cc: Brian Waldorf «COPY TO (копії)

Enc: catalogue «ENCLOSURE (додатки)

ПОЯСНЕННЯ ДО ШАБЛОНУ ОФІЦІЙНОГО ЛИСТА

 

 

 

АДРЕСА ВІДПРАВНИКА

При написанні в листі своєї адреси потрібно вказувати лише наступні дані: будинок номери, вулиця, індекс, місце, країна, телефон.

(При написанні адреси не потрібно вказувати своє ім'я, в англійській мові ім'я вказується лише в кінці листа.)
Примітка: порядок вказівки адреси відправника в англомовних країнах наступний: номер будинку, вулиця, індекс, місце. Однак якщо лист надсилається з країни, в якій порядок написання адреси відрізняється (наприклад, з Росії), то потрібно дотримуватись саме того порядку, який прийнятий в країні відправлення.

Британський англійська
У британському англійською адресу зазвичай розташовується в правому верхньому куті листа.
Американський англійський
В американському англійському адресу зазвичай розташовується в лівому верхньому кутку, під датою, або в кінці листа, після підпису.

ДАТА

Дата повинна бути приведена повністю. Для Великобританії характерний наступний формат дати:

день / місяць / рік. Коми не використовуються.

Приклад

12 June 2005

В деяких інших країнах використовується наступний формат дати:

місяць / день / рік, причому після дня часто ставиться кома.

Приклад

June 12, 2005

Британський англійський

Дата написання листа в британському англійською ставиться праворуч, на одну сходинку нижче адреси відправника (якщо лист набирається і відправляється в друкованому вигляді, дату також можна ставити у верхньому лівому куті).

Американський англійський

Дата написання листа в американському англійському ставиться в лівому верхньому куті (іноді вона може розміщатися по центру вгорі листа).

АДРЕСА ОДЕРЖУВАЧА

Порядок вказівки адреси одержувача:

Кому (Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr...)

номер будинку, вулиця

місце

індекс

КРАЇНА (великими літерами)

В американському англійському індекс (званий зіп-кодом) зазвичай ставиться в тому ж рядку, де місце, і відокремлюється комою.

Адреса одержувача листа пишеться зліва.

Британський англійський

У британському англійською адресу одержувача починається на тій же рядку, де пишеться дата, або на один рядок нижче дати.

Американські англійський

В американському англійському адресу одержувача починається на два рядки нижче адреси відправника (або на два рядки нижче дати, якщо адреса одержувача вказується не в лівому верхньому куті).

ПРИВІТАННЯ

Якщо ім'я людини відомо

Dear (шановний (-ая)) Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + прізвище

Наприклад: Dear Mr Miller

Також можливо написати повне ім'я людини. Таке написання переважно, якщо невідомий стать людини.

Наприклад: Dear Chris Miller

Якщо ім'я людини невідомо

Є кілька способів звернутися до людини, коли ім'я невідоме:

ПУНКТУАЦІЯ

У британському англійському знаки пунктуації у вітанні або взагалі не використовуються, або використовується тільки кома.

Наприклад: Dear Mr Miller / Dear Mr Miller,

В американському англійському в привітанні використовується двокрапка.

Наприклад: Dear Mr. Miller:

Різниця між Ms, Miss та Mrs

Mrs використовується по відношенню до заміжньої жінки.

Miss використовується по відношенню до незаміжньої жінки.

Ms використовується, коли сімейний стан жінки невідоме, а також може використовуватися по відношенню до незаміжньої жінки.

Примітки: скорочення Ms, Mrs, та ін звичайно пишуться без крапки в британському англійською, і з крапкою в американському англійському (наприклад: Mr.).

ТЕМА

Рядок з темою листа не є обов'язковою. Однак її можна і використовувати, і в такому випадку одержувач листа відразу зрозуміє, за яким воно приводу. Рядок з темою відділяється від тіла листа зазвичай одним з трьох способів:

використанням слів "Subject" ("Тема") або "Re:" (лат. "Відносно");

набором теми жирним шрифтом;

набором теми великими літерами.

Британський англійський

Рядок з темою зазвичай поміщається між вітанням і тілом листи (і відокремлюється від них порожніми рядками).

Американський англійський

В американському англійському рядок з темою також може розташовуватися між адресою одержувача та привітанням (і відділятися від них порожніми рядками).

ЗМІСТ ЛИСТА

Перша буква тексту пишеться з великої літери (навіть якщо вітання закінчується комою). Текст вирівнюється по лівому краю, і після кожного абзацу слідує порожній рядок. На відміну від української мови, в англійській мові абзац зазвичай не починається з відступу.

Перший абзац: введення і мотив написання листа.

Наступні абзаци: більш докладне поясненюється мотив для написання листа, зазначення передумов до написання листа, і т.п.

Останній абзац: підсумовування мотиву для написання листа, і точне пояснення того, чого відправник хоче від одержувача.

Примітка: текст повинен викладатися чітко

ПРОЩАННЯ

Британський англійський

Якщо у вітанні вказувалося ім'я та / або прізвище одержувача, використовується слово

"sincerely" [sɪnˈsɪə.li] ("з щирою повагою").

Якщо ім'я та / або прізвище не вказувалися, використовується слово "faithfully" [ˈfeɪθ.fəl.i] ("з найглибшою пошаною").

Американський англійський

Використовується слово "sincerely" незалежно від того, вказувалося чи в привітанні ім'я та / або прізвище одержувача, чи ні ("faithfully" зазвичай не вживається в американському англійському).

ВКЛАДЕННЯ

Якщо до листа потрібно додати документи, можна або окремо перерахувати всі вкладені документи, чи просто написати слово "Enclosure" ("Вкладення") під підписом.
ПОШИРЕНІ ФРАЗИ У ОФІЦІЙНОМУ ЛИСТУВАННІ

Привітання (якщо адресат відомий)

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr...

Шановний (-а) Міс / Місіс / Містер / Доктор...

Перший абзац

We have received your letter dated...

Ми отримали ваш лист від...

Many thanks for... / Thank you (very much) for...

(Велике) спасибі за...

This is to confirm...

Для підтвердження...

We hereby inform you...

Ми повідомляємо вас...

Останній абзац

If you have any questions, do not hesitate to contact us.

Якщо у вас є питання, зв'яжіться з нами, не вагаючись.

We look forward to your reply.

З нетерпінням чекаємо вашої відповіді.

We are looking forward to hearing from you soon.

З нетерпінням чекаємо від вас звісток.

Прохання

We got your address from...

Ми дізналися вашу адресу від...

Your advertisement has come to our attention.

Ми мали можливість побачити вашу рекламу.

We were told that you produce...

Нам повідомили, що ви виробляєте...

We intend to buy... / We are considering the purchase of...

Ми маємо намір купити... / Ми розглядаємо можливість покупки...

We have a steady demand for...

У нас є постійний попит на...

We would like to know more about...

Ми хотіли б більше дізнатися про...

Could you please send us information about...?

Не могли б відправити нам відомості про...?

Please send us your catalogue / catalog.

Просимо вас надіслати нам ваш каталог.

Пропозиція

We are pleased to hear that you are interested in our products.

Ми були раді дізнатися, що вам цікаві наші товари.

We hereby send you our offer.

Цим листом ми відправляємо вам нашу пропозицію.

Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer.

У вкладенні ви знайдете нашу пропозицію.

We are pleased to make the following offer:

Ми раді запропонувати вам наступне:

We assure you that your order will be dealt with promptly.

Ми запевняємо вас, що ваше замовлення буде негайно оброблений.

Please let us know your requirements as soon as possible.

Будь ласка, повідомте нам ваші вимоги як можна швидше.

We look forward to receiving your order.

З нетерпінням чекаємо вашого замовлення.

Замовлення

Enclosed please find our order. / Our order is enclosed.

Наше замовлення - у вкладенні.

We would like to place the following order:

Ми хотіли б розмістити наступний замовлення:

We herewith order the following items:

У цьому листі ми замовляємо наступні предмети:

We require the goods urgently.

Нам терміново потрібні товари.

We would be grateful if you could deliver as soon as possible.

Ми були б дуже вдячні, якби ви виконали доставку якомога швидше.

Please let us know when we can expect the delivery.

Будь ласка, повідомте нам, коли очікувати доставку.

Повідомлення про відправку

We are pleased to inform you that your goods were sent today.

Раді вам повідомити, що сьогодні були відправлені ваші товари.

We hereby inform you that your goods will be delivered tomorrow.

Цим листом повідомляємо вас, що ваші товари будуть відправлені завтра.

We hope that the goods will arrive in perfect condition.

Ми сподіваємося, що товари прибудуть у відмінному стані.

We look forward to doing business with you again.

З нетерпінням чекаємо продовження нашого з вами співробітництва.

Повідомлення про одержання

We have received your delivery.

Ми отримали вашу доставку.

Your delivery arrived in perfect condition on...

Ваша доставка прибула у відмінному стані в...

Thank you very much for executing our order professionally.

Велике спасибі за те, що ви професійно виконали наше замовлення.

Business letter

Business letter - formal paper communications between, to or from businesses and usually sent through the Post Office or sometimes by courier. Business letters are sometimes called "snail-mail" (in contrast to email which is faster).

Most people who have an occupation have to write business letters. Some write many letters each day and others only write a few letters over the course of a career. Business people also read letters on a daily basis. Letters are written from a person/group, known as the sender to a person/group, known in business as the recipient. Here are some examples of senders and recipients:

· business «» business

· business «» consumer

· job applicant «» company

· citizen «» government official

· employey «» employee

· staff member «» staff member

There are many reasons why you may need to write business letters or other correspondence:

· to persuade

· to inform

· to request

· to express thanks

· to remind

· to recommend

· to apologize

· to congratulate

· to reject a proposal or offer

· to introduce a person or policy

· to invite or welcome

· to follow up

· to formalize decisions

· to follow up

· to formalize decisions

There are certain standards for formatting a business letter, though some variations are acceptable (for example between European and North American business letters). Here are some basic guidelines:

· Use A4 (European) or 8½ X 11 inch (North American) paper or letterhead

· Use 2.5 cm or 1 inch margins on all four sides

· Use a simple font such as Times New Roman or Arial

· Use 10 to 12 point font

· Use a comma after the salutation (Dear Mr Bond,)

· Lay out the letter so that it fits the paper appropriately

· Single space within paragraphs

· Double space between paragraphs

· Double space between last sentence and closing (Sincerely, Best wishes)

· Leave three to fives spaces for a handwritten signature

· cc: (meaning "copies to") comes after the typed name (if necessary)

· enc: (meaning "enclosure") comes next (if necessary)

· Fold in three (horizontally) before placing in the envelope

· Use right ragged formatting (not justified on right side)

Block format is the most common format used in business today. With this format, nothing is centred. The sender's address, the recipient's address, the date and all new paragraphs begin at the left margin, like this:

Wicked Wax Co. «SENDER'S ADDRESS (адреса відправника)

22 Charlton Way (may be printed company logo and address)

London, SE10 8QY

5th December, 2006 «DATE (дата написання)

Ms. Maggie Jones

Angel Cosmetics Inc. «RECIPIENT'S ADDRESS (адреса одержувача)

110 East 25th Street

New York, NY, 10021

USA

Your ref: 123 «RECIPIENT'S REFERENCE (IF ANY) (посилання одержувача)

Our ref: abc «SENDER'S REFERENCE (IF ANY) (посилання одержувача)

Dear Ms. Jones, «SALUTATION (звертання)

Forthcoming Exhibition «SUBJECT (тема)

First paragraph...

Second paragraph... «BODY OF LETTER (текст листа)

Third paragraph...

Sincerely, «CLOSING (заключна формула ввічливості)

Morris Howard «SIGNATURE (HAND-WRITTEN) (підпис)

Morris Howard, President «NAME, TITLE (TYPED) (ім’я, посада)

cc: Brian Waldorf «COPY TO (копії)

Enc: catalogue «ENCLOSURE (додатки)