Основные реквизиты письма-ответа

1) адресант (наименование организации-отправителя и ее данные);

2) адресат (с указанием адреса);

3) дата, номер регистрации письма;

4) дата, номер регистрации письма, на который дается ответ;

5) заголовок к тексту;

6) текст;

7)приложение;

8) подпись руководителя с расшифровкой.

 

Пример служебного письма-ответа

Типография издательства                                                                      «Новый мир»                                                                      83023,                                                     ул. Депутатская 89, г.Донецк, 83056 тел.: [phone] факс [phone]   Директору ЗАО «Космос»                                                               «Новый мир»                                                                      И.В. Марченко   ул. В.Яна, 3/5, г.Киев, 67044  тел.[phone]  факс [phone]       10.06.2017 № 10-9/1032  на № 51-94/36 от 02.06.2017   Об изготовлении бланков бухгалтерского учета и отчетности   Уважаемый Игорь Владимирович!     Сообщаем, что выполнение Вашего заказа на изготовление бланков бухгалтерского учета и отчетности на бумаге типографии в количестве 1 тыс. штук возможно в течение июля 2017 года.   Приложение: расчет стоимости выполнения работ на 1 стр.в 2 экз.   Директор                                                          В.Г. Котенко

ЗАДАНИЯ

1.Прочитайте пример письма-запроса и соответствующего ему письма-ответа. Укажите отличия в составе реквизитов.

А)

ПИСЬМО-ЗАПРОС

ЗАО «Космос»   ул. В.Яна, 3/5, г. Киев-13, 06325 тел.[phone]

Директору типографии издательства                                                             «Новый мир»                                                                      В.К. Котенко   ул. Петренко, 89, г.Донецк, 83028

 

02.06.2017   № 51-94/36

 

 

Об изготовлении бланков

бухгалтерского учета и отчетности

                            Уважаемый Василий Константинович!

 

Просим сообщить о возможности изготовления бланков бухгалтерского учета и отчетности на бумаге типографии в количестве 1 тыс. штук в течение июля 2017 года.

 

Директор                                                                  И.В. Марченко

Главный бухгалтер                                                Л.В. Степанова

 

 

Б)

ПИСЬМО-ОТВЕТ

 

 

Типография издательства                                                                      «Новый мир»                                                                                                                             ул. Петренко, 89, г.Донецк, 83028 тел.: [phone]

Директору ЗАО «Космос»                                                               «Новый мир»                                                                      И.В. Марченко   ул. В.Яна, 3/5, г. Киев-13, 06325, г. Киев-13

 

10.06.2017 № 10-9/1032 

на № 51-94/36 от 02.06.2016

 

Об изготовлении бланков

бухгалтерского учета и отчетности

 

Уважаемый Игорь Владимирович!

    Сообщаем, что выполнение Вашего заказа на изготовление бланков бухгалтерского учета и отчетности на бумаге типографии в количестве 1 тыс. штук возможно в течение июля 2017 года.

 

Приложение: расчет стоимости выполнения работ на 1 стр.в 2 экз.

 

Директор                                                          В.Г. Котенко

Главный бухгалтер                                                О.И. Горбенко

 

2. Прочитайте и запомните ключевые фразы, которые могут быть использованы при составлении письма-ответа:

отрицательный ответ

положительный ответ

С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос...; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия...; К глубокому сожалению, проблемы с... не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время... и т. п. Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар...;

Идя навстречу Вашим пожеланиям...; Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если...; К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако...; Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что...; Мы готовы учесть все Ваши замечания...; Учитывая Ваши соображения по данному вопросу...; Надеемся, Вас заинтересует наше предложение...; Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение)... и т. п.

3. Ознакомьтесь с примерами текстов писем-ответов, содержащих положительный ответ.

А)

Уважаемые господа!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший Вас. Мы можем предложить Вам этот товар на следующих условиях:

пластмассовые... (название) в упаковке дисков по... штук;

доставка: фрахт оплачивается до границы;

упаковка дисков: бесплатно;

оплата: безотзывный аккредитив;

Будем благодарны за Ваш заказ. Со своей стороны обещаем обслуживание в любое время.

С уважением...

Б)

Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего запроса от... (дата) на поставку... (название товара). При своевременном заказе мы сможем поставлять Вам... (количество) изделий ежеквартально. Поскольку Вы ознакомлены с ценами и графиком поставок и Ваши отзывы об этом были положительными, мы можем начать отгрузку товара после получения заказа.

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество...

В)

Уважаемые господа!

В ответ на Ваш запрос от... (дата) сообщаем, что внимательно ознакомились с Вашими образцами (название товара). Хотим заверить Вас, что сможем изготовить изделия надлежащего (нужной Вам, желаемой) качества. Чтобы удовлетворить Ваши ежегодные потребности, мы можем предложить Вам такие условия договора:

...

Просим Вас прислать ответ в течение пяти дней с момента получения этого письма.

С уважением...

Г)

Уважаемые господа!

Спасибо за запрос от... (дата) на поставку (название товара). Сообщаем, что этот запрос принят к рассмотрению. Об окончательном решении мы сообщим Вам дополнительно.

С уважением,...