Основные реквизиты письма-запроса

1) адресант (название организации-отправителя и ее данные);

2) адресат (название и адрес получателя письма);

3) дата;

4) номер регистрации письма;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) подпись.

 

Пример служебного письма-запроса

ЗАО «Фильтрум»     ул. Зеленая, д.11,                                                  г. Горловка, 208067                              e-mail:[e-mail] тел.: [phone] факс:(099) -230-21-19 Генеральному директору ООО «Донхолод» Е.В.Турбину ул. Портовая, 18, г.Донецк, 83028 16.01.2017 г. № 01-9/182   О поставке холодильных камер   Уважаемый Евгений Владимирович! Просим Вас сообщить о возможности поставки большой партии холодильного оборудования (холодильные камеры МК-500, 1000 единиц), а также стоимость одной холодильной камеры при оптовой поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплаты. Заранее благодарны и убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным.   С уважением, Директор ЗАО «Фильтрум»         (подпись)         И.М. Васильев

ЗАДАНИЯ

1. Ознакомьтесь с примерами стандартных выражений, используемых в письмах-запросах.

причина обращения	В связи с неполучением счета-фактуры... Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п. В целях скорейшего решения вопроса... Для согласования спорных вопросов... В целях безопасности прохождения груза... Во избежание конфликтных ситуаций...
ссылки на основание для обращения	Учитывая, что производственные показатели снизились на... В соответствии с достигнутой ранее договоренностью... На основании нашего телефонного разговора... Согласно постановлению правительства... Согласно протоколу о взаимных поставках... В соответствии с (протоколом о взаимных поставках на... год..., предварительной договоренностью..., телефонным разговором от... и т. п.) На основании (протокола..., торгового соглашения..., прейскуранта..., нашей договоренности о... и т. п.) Согласно (протоколу..., торговому соглашению..., прейскуранту..., нашей договоренности о... и т. п.) Ссылаясь на (протокол переговоров..., нашу договоренность…, наш телефонный разговор... и т. п.).
запрос	Просим Вас сообщить о возможности поставки... Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год... Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку... Мы будем признательны, если... Не откажите в любезности сообщить нам о... Прошу Вас выслать образцы материалов...
пожелание относительно сроков предоставления интересующей информации	Просим ответить по возможности скорее. Просим ответить в двухнедельный срок. Прошу отослать ответ обратной электронной почтой. Настоятельно просим ответить в трехдневный срок

Ознакомьтесь с образцами текстов писем-запросов. Укажите, из каких частей они состоят.

А) О предоставлении прайс-листа и образцов материалов

Уважаемый Вячеслав Петрович!

Наше предприятие заинтересовано в покупке продукции Вашего производства. Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов.

Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара. Все сведения (каталоги, прайс-листы, ссылки на сайты партнеров, а также информацию об условиях взаимодействия) прошу направлять на электронный адрес [e-mail].

Директор ОАО «Яндекс»         /подпись/    О.В. Белых

Б) О предоставлении документов

Уважаемый Семен Ильич!

Для заключения договора между ООО “Радуга” и ООО “Донтехсбыт” прошу предоставить следующий перечень документов:

— устав организации;

— свидетельство ИНН;

— свидетельство ОГРН;

— свидетельство ИФНС;

— приказ на генерального директора.

Копии документов прошу направить по электронной почте, оригиналы документов прошу направить курьерской службой.

Заместитель коммерческого директора /подпись/ И.И.Воронов

В) О коммерческом предложении

Уважаемый Геннадий Иванович!

Прошу направить в наш адрес коммерческое предложение на поставку компьютерного оборудования с указанием сроков поставки и условий оплаты.

Заместитель коммерческого директора   /подпись/ И.И.Лещинский

Г) О выдаче архивной справки

Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Шаповалова Наталья Яковлевна должность инженера в обществе с ограниченной ответственностью «Полис» с марта 2016 года по декабрь 2017 года.

Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «Янтарь» Светлане Викторовне Резниченко.

Генеральный директор / подпись/ А.А. Степанов