В зависимости от содержания документа выделяют такие виды докладных записок: 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

В зависимости от содержания документа выделяют такие виды докладных записок:



- инициативная - составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы;

-  информационная - составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы;

- отчетная - информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Текст докладной записки обычно начинается с устойчивого словосочетания Довожу до Вашего сведения и состоит из 3-х частей:

- констатирующая часть: излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

- анализирующая часть: анализ сложившейся ситуации;

- резюмирующая часть: предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

 

 

В зависимости от типа адресата докладные записки бывают

внутренние внешние
- используются в пределах одного предприятия или организации: например, адресованы руководителю структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения); -составляются на стандартном листе бумаги рукописным способом. - выходят за пределы предприятия, адресованы руководителю вышестоящей организации; - оформляются на бланке организации или машинописным способом в 2-х экз. (1-й – адресату, 2-й – в дело); - дополнительно вводятся такие реквизиты, как: регистрационный номер (индекс), место составления документа (город), указание исполнителя документа, телефон, факс, адрес составителя.

Необходимо помнить, что:

- регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации;

- если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров;

- вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки;

- резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

 


Реквизиты внешней докладной записки:

1) наименование ведомства, организации, где составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже);

2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);

3)  название вида документа (печатается прописными буквами);

4)  дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу);

5) регистрационный номер;

6)  место составления документа (располагается в одном ряду с датой в правом углу);

7)  заголовок к тексту;

8)  текст (располагается под заголовком);

9)   приложение (список прилагаемых документов);

10)  подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).

Пример внешней докладной записки

 
ОАО «Макеевский сталеплавильный завод» ул. Парковая, д.7, оф.114,  г. Макеевка,86099 тел./факс (049) 112-56-90 e-mail: pskovstal@mail.ru ОКПО 22222222 ОГРН 33333333333333 ИНН/КПП 66666666666/5555555555   Генеральному директору АО «Металлургпром» Н.В. Григорьеву  

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

10.11.2017 №14-3-12                                                               г.Макеевка

 

О нарушении сроков поставки

Довожу до Вашего сведения, что ООО «Изумруд» нарушает график поставки обогащенной руды на ноябрь 2017г., принятый на Совете директоров концерна «Металлургпром» от 14.10.2017. На текущую дату смещение сроков поставки составляет 10 календарных дней. Данный факт негативно влияет на выполнение ОАО «Макеевский сталеплавильный завод» плана производства стального и чугунного литья в ноябре 2017г. Если в графике поставок будет сохраняться вышеуказанная тенденция, то по прогнозам невыполнение плана составит около 30%, что в количественном выражении составит 1500 тонн.

Необходимо не позднее 16.11.2017 принять меры по возобновлению поставок обогащенной руды от ООО «Изумруд», а также откорректировать график таким образом, чтобы к 23.11.2017 объем поставок достиг запланированных показателей. Вариант откорректированного графика поставки обогащенный руды на ноябрь 2017г. прилагаю. Со своей стороны предлагаю содействие в предоставлении транспорта для перевозки сырья в виде самосвалов марки «БелАЗ-75570» в количестве 4 единиц.

Приложение: вариант графика поставки руды на ноябрь 2017 на 7 л. в 1 экз.

Директор                       / подпись/                           О.О.Савинов


 

Реквизиты внутренней докладной записки:

1) наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)

2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);

3)  название вида документа (печатается прописными буквами);

4)  дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу)

5) регистрационный номер;

6) место составления документа;

7) заголовок к тексту;

8)  текст

9)  приложение (список прилагаемых документов);

10)  подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).

Пример внутренней докладной записки

 

Транспортный отдел                              Директору                                                                ООО «Сатурн»                                                                С.С. Сапронову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 04.10.2017 № 6                                              г.Донецк                                                                                 О невыполнении должностных обязанностей Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Голубенко Иван Степанович не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 082 МК 90) на плановый технический осмотр. Такими действиями Голубенко И.С.  нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2016. В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Голубенко И.С. выговор.   Начальник транспортного отдела           / подпись /           Е.А. Янченко  

ЗАДАНИЯ

1.Ознакомьтесь с образцами докладных записок. Укажите их вариант (внутренняя, внешняя). Назовите отличия в оформлении реквизитов документов.

А)

Филиал ООО «Север»                                     Генеральному директору

                                                         ООО «Север»

                                                         О.О. Иванову

ул. Советская, д. 123, 116900,

г.Самара, 45001,

тел./факс (049) 112-56-90

E-mail: sever@sev.ru

                                     

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

20.02.2017 № 12/05-14                                                      г. Самара

 

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

 

Довожу до Вашего сведения, что в силу недостатка в кандидатах для формирования административного аппарата для филиала в г. Самара необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 24.04.2017. Собеседования с новыми кандидатами будут проведены до 22.04.2017. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2017.

 

 

Начальник отдела      / подпись/                 В.О. Семенов

Б)

Отдел продаж                                        Директору ЧП «Оникс»

П.О. Капиносу

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

07.04.2017 № 6/34                                                               

 

О нарушении трудовой дисциплины

 

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2017, менеджер по продажам Сафонова Татьяна Владимировна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Сафоновой Т.В., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить выговор Сафоновой Т.В..

 

Начальник отдела продаж / подпись/                 О.А. Ивасюк

2.Укажите словосочетания, которые являются предпочтительными при составлении докладной записки:

1) довожу до Вашего сведения – ставлю Вас в известность, что... – считаю необходимым сообщить;

2) прошу наложить дисциплинарное взыскание... – прошу объявить замечание... – прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания... – прошу применить дисциплинарное взыскание в форме...;

3) в связи с несоответствием профессиональных знаний занимаемой должности – в связи несоответствием занимаемой должности;

4) прошу принять соответствующие меры – прошу отреагировать на этот факт;

5) не был присутствующим на работе – был отсутствующим на работе – отсутствовал на рабочем месте.

 



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2021-04-05; просмотров: 90; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 44.221.81.212 (0.014 с.)