Риторическое обеспечение второй стадии переговоров.

На 1-й фазе – с точки зрения риторики на передний план выходит характер речей и аргументов. Именно поэтому эта фаза называется «фейерверком ораторского искусства».

Главной отличительной особенностью переговорной речи являются не ее привлекательность, а ее эффективность. Эффективная речь – это установка на партнера, с одной стороны, она включает в себя подстройку к его стилю речи, интеллектуальному уровню и эмоциональному настрою, с другой – это владение приемами аргументации.

Риторические аргументы оказывают сильное воздействие, особенно если они предлагают нестандартные подходы. Для изобретения нестандартных подходов психологи предлагают развивать латеральное мышление.

Латеральное мышление соединяет несоединимое, отыскивает между ними неординарные связи и отношения, поэтому тесно связано с интуицией, творческими способностями и чувством юмора.

Наряду с эффективностью аргументации большое значение на переговорах имеет тактика убеждения, которая состоит из таких компонентов как:

- легкость и четкость изложения собственного мнения;

- эмоциональность изложения;

- использование вокальных возможностей (изменение тональности, темпа речи, использование пауз);

- использование конкретных примеров;

- использование визуальных средств.

Однако, как бы не были убедительны доводы, если они не учитывают интересы и потребности оппонента, они теряют свою значимость.

3 фаза в минимальной степени требует риторического обеспечения, поскольку она ограничивается ритуально-рутинными процедурами.

Риторическое обеспечение третьей стадии переговоров.

На заключительной стадии переговоров благодаря риторике письменной речи происходит перевод устных договоренностей в формально закрепленный успех.

Письменная речь в силу точности и однозначности формулировок придает достигнутым соглашениям статусный, объективированный характер. Только точность и однозначность формулировок итогового документа переводит достигнутую победу в формально закрепленный успех.

 

Протокольные и этикетные вопросы организации и проведения переговоров

Основные рекомендации по процессу переговоров, исходя из их общей трехэтапности (подготовка, ведение, анализ после завершения).

При подготовке к переговорам определите состав делегации и ее руководителя.

– Типичная ошибка для российских участников переговоров – слишком большой количественный состав делегаций;

– Делегация должна работать, как единая команда.

Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером: выразите всю заинтересованность от участия в переговорах, запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, техническую документацию).

Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров:

– уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предприятия, его заместитель и т. д.?);

– место проведения переговоров;

– количественный состав делегации (сколько человек примет участие в переговорах?).

Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать).

За деятельность всех членов делегации и каждого из них в отдельности отвечает глава делегации. Поэтому глава делегации должен полностью владеть предметом переговоров, хорошо знать каждого сотрудника, его профессиональные и личные качества. Только при соблюдении таких условий глава делегации сможет успешно выполнять свои функции и обеспечить максимальную эффективность работы участников встречи.

 

Ведение. Рассадка:

– глава делегации садится в центре, напротив него – глава партнерской делегации;

– справа от главы – второе лицо в делегации, слева – переводчик.

Требования к характеру беседы:

– спокойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен, необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая;

– через 5–7 минут после начала подается чай, кофе;

– через час беседы чай, кофе предлагается вторично;

– по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например, прием).

 

Этапы ведения переговоров:

Первый этап – уточнение интересов, позиций, целей и т. д. участников переговоров. Но как бы хорошо ни была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов.

Второй этап – обсуждение позиций; главное на этом этапе аргументация предлагаемых решений. Задача второго этапа состоит в определении параметров будущего контракта, соглашения или договоренности. На этом этапе важно устранить разногласия по ключевым вопросам и добиться взаимоприемлемого для всех подхода к решению главной проблемы.

Третий этап – согласование позиций. На третьем, завершающем этапе, участники сосредотачивают внимание на выработке окончательных договоренностей по всему спектру вопросов будущего соглашения или контракта. На этой стадии переговоры ведутся особенно интенсивно и требуют активного участия специалистов и экспертов. Целесообразно сначала согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако, прежде чем следовать ей, необходимо получить на это согласие партнера. На заключительном этапе стороны приступают к редактированию текста.

 

В ходе самих переговоров могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые потребуют дополнительных проработок статей контракта, а также определенной корректировки позиций. В таких случаях следует проявлять не только твердость, но и гибкость, готовность к взаимным уступкам и допустимым компромиссам. Разумеется, что искомый компромисс должен носить взаимоприемлемый и взаимовыгодный характер. Каждая сторона должна извлечь из компромисса определенную пользу. Уступка, способствующая прогрессу переговоров, всегда оправдана. Жесткий прямолинейный подход, исключающий компромиссы, не позволяет добиться положительных результатов при проведении переговоров.

Протокольные нормы переговорного процесса:

Нормы взаимности, время (окончательное решение приглашенной стороны.) время начала утренних переговоров – 10 часов, вечернее время – с 15 часов (длятся переговоры около 2 часов).

В формирование делегаций: количество членов делегации приходящих, должно быть равно с пригашающей стороны. Принцип равенства во всем!

Протокольные нормы, знакомства и представления: женщину представляют мужчины, старшего представляют младшие.

ПЕРВЫМ представляется «хозяин».

Главный гость, «хозяин» представляет команду,

Служебный транспорт: Самым почетным местом – место сзади справа, при этом «хозяин» располагается слева от гостя..

Если используется личный транспорт – самое почетное рядом с шофером.

 

Визит вежливости

В соответсвии с общепринятой практикой, прежде чем начать деловую часть своего визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне.

Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи остается за гостем.

Протокольный визит вежливости длиться 20-30 минут

Через 5-7 минут можно подавать чай, кофе и т. д. Спиртное не подается!

Инициатива ведения беседы находится у принимающей стороны, инициатива ухода принадлежит гостям.