Комплексы задач обработки путевых листов и товарно-транспортной документации

Обработка путевой и перевозочной документации включает в себя расчет оплаты выполненной транспортной работы, а также расчеты следующих итоговых показателей работы автотранспортного средства и водителя:

• время в наряде, исчисляемое с момента выхода автомобиля из гаража на автомобильные дороги общего пользования до его возвращения на предприятие, организацию, в гараж за вычетом времени на обед и отдых (по данным путевого листа);

•время простоя, которое складывается из времени простоя под погрузкой-разгрузкой (по данным транспортных накладных), времени простоя на линии из-за технических неисправностей автомобиля и по другим эксплуатационным причинам (по данным путевого листа)

• время в движении, которое составляет разницу между временем в наряде и временем в простое;

•общий пробег (по данным путевого листа), определяемый по разнице между показателями спидометра при возвращении на предприятие, в гараж и при выезде из гаража;

•пробег с грузом, равный сумме расстояний перевозки грузов, указанных в транспортных (товарно-транспортных) накладных и других, сопроводительных к грузу документах;

•пробег без груза, составляющий разницу между общим пробегом и пробегом с грузом;

•фактический расход горючего (по данным путевого листа).

Расход автомобилем горючего равен суммарному количеству горючего, находившегося в баке автомобиля в момент выезда на работу и полученного за время работы (в том числе в виде талонов), за вычетом остатка, с которым автомобиль возвращается на предприятие, в гараж. Наряду с фактическим расходом горючего формой путевого листа предусматривается также фиксация расхода горючего по нормам, установленным для отдельных марок автомобилей. Сопоставление фактического расхода горючего с расходом по норме позволяет определить размер экономии или перерасхода горючего каждым водителем и в соответствии с этим производить доплату или удержания из заработной платы.

Планирование расхода горючего до недавнего времени проводилось на основе нормативов по автомобильному транспорту, утвержденных Департаментом автомобильного транспорта Минтранса РФ в 1993 г. В настоящее время во многих организациях используют другие ведомственные и собственные производственные нормы. Автоматизированная система должна иметь гибкую настройку норм расхода топлива в зависимости от марки машины, горючего, использования прицепов, специального оборудования, сезона и т.д.

Если в организации есть склад ГСМ, то водители заправляют топ­ливо непосредственно в своем автохозяйстве. В противном случае им выделяют деньги, талоны, иные средства платежа для приоб­ретения топлива. Возникает необходимость подсчета и списания этих средств. Ситуация осложняется из-за постоянных изменений цен на автозаправочных станциях.

Количество перевезенного груза определяется в тоннах по фак­тическому весу (масса брутто) перевезенного груза на основе накладных и других сопроводительных к грузу документов. Вес штуч­ных, длинномерных, а также объемных грузов (дрова, лесоматериалы, песок, глина, известь и т. п.) может быть определен с помощью установленных для этой цели переводных коэффициентов; тонно-километры определяются путем умножения веса перевезен­ного груза на расстояние перевозки.

Путевая и перевозочная документация является также основа­нием для определения стоимостных показателей перевозок грузов по результатам работы за день (смену, рейс). К ним, в частности, относятся:

•заработная плата водителя (рассчитывается по данным путе­вого листа и прилагаемых к нему транспортным накладным), ко­торая включает: оплату за количество перевезенного груза, отра­ботанное время, выполненные при перевозке транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, доплату (удержа­ния) за экономию (перерасход) горючего, за качество обслужи­вания потребителей, штрафы за нарушения условий выполнения задания и другие выплаты и удержания в соответствии с законодательными актами и нормативными положениями, действующими на предприятии;

•стоимость выполненной транспортной работы, которая рас­считывается по каждой транспортной накладной. Основными со­ставляющими итоговой стоимости являются стоимость перевозки грузов, доплаты за транспортно-экспедиторские операции, про­чие работы и услуги, сумма налогов и сборов.

Из общей стоимости определяется плата, которую должен получить перевозчик от заказчика-плательщика за выполненные перевозки грузов и сопутствующие перевозке транспортно-экспе­диторские операции и услуги. Результат расчетов стоимости транс­портной работы фиксируется в соответствующем разделе транс­портной накладной и служит основанием для выписки платежно­го документа заказчику-плательщику.

После обработки путевого листа и транспортных накладных тре­тий экземпляр накладной вместе с платежным поручением на­правляется заказчику-плательщику, а четвертый экземпляр пере­дается вместе с путевым листом в архив перевозчика.

Обработка информации по данным путевых и перевозочных документов обеспечивает проведение оперативно-технического учета, контроля и анализа деятельности перевозчика, а также со­ставление статистической и бухгалтерской отчетности для органов государственного управления и контроля.

Рассмотрим ситуацию, сложившуюся в настоящее время на рынке специализированного ПО обработки путевой и перевозоч­ной документации. Существует ряд фирм-разработчиков, предла­гающих свою продукцию в этой области (табл. 4.1).

Как правило, все эти системы ориентированы на обработку путевых листов. В соответствии с планом перевозок на каждый ав­томобиль выписывается путевой лист установленной формы, ко­торый является основным первичным документом для учета рабо­ты и, одновременно, документом, удостоверяющим право пере­возки груза. Существует много различных форм путевых листов: для легкового автомобиля (форма № 3), для легкового такси (№ 4), для специального автомобиля (№ 3 спец.), для грузового автомо­биля повременно (№4-П), для грузового автомобиля сдельно (№ 4-С), для автобуса (№ 6) и др.

Многие программы имеют возможность распечатки путевых листов по разным формам. С практической точки зрения это может потребоваться только в организациях с небольшим количеством машин. Если число автомобилей, выходящих на линию, велико — диспетчерская служба просто не в состоянии в течение отведенно­го времени напечатать все путевые листы. Поэтому информация вписывается в подготовленные бланки путевых листов.

В общем случае все программы автоматизированной обработки путевой и перевозочной документации должны иметь следующие функциональные возможности:

•диспетчерский контроль за выпуском автомобилей на линию,
выходом водительского состава, выполнением сменных заданий;

•ведение журнала диспетчера автоколонны;

•выписка и таксировка путевых листов (сдельных, почасовых, автобусных перевозок);

•оперативная обработка путевой и товарно-транспортной до­кументации;

•ведение табеля работы водителей и ПС;

•учет фактического и нормативного расхода топлива по водите­лям, гаражным номерам, бригадам (суточный и с начала месяца);

•учет зависимости расхода топлива от условий эксплуатации (температура воздуха, снежные заносы и т.п.);

•расчет комплекса технико-экономических показателей исполь­зования автотранспорта по маркам машин, гаражным номерам, видам перевозок и др.;

•анализ выполнения сменно-суточных заданий водителей, пла­нов перевозки по бригадам, автоколоннам, АТП, по клиентуре и т.д.;

•формирование оперативных справок о работе водителей, бри­гад, выполнении клиентурного плана.

Таблица 4.1

Сравнительный анализ НО обработки путевой и перевозочной документации

 

Характеристики систем	1С-Рарус: Автотранспорт	Гектор: Путевые листы	Звезда: Путевые листы	Ининг-Автопарк	Интегпрог-сервис	Имформ авто
Среда	Windows 95/98	DOS	DOS	Windows 95/98	DOS	DOS
Средство разработки	Настройка к 1C: Бухгалтерии 7.5	Fox Pro 2.6	Клиентская Pervasive SQL	FoxPro	Clipper	MSM-
Сеть	файл-сервер и клиент-сервер		клиент-сервер	файл-сервер		файл-сервер
Основные пользоате-ли системы	Бухгалте-рия, дис-петчерская	Бухгалте-рия,	Диспетчерская, бух-галтерия	диспетчерская, склад запчастей	Эксплуата-ции	Диспетчер-обработки
Связь с бухгалтерскими систе мами, в том числе	Встроена в 1C: Бухгалте-рию	По з/п	По з/п и счетам	Передача в собствен-ный	Нет	Передача в бухгалте-рию Инфософт
з/п водителей	Есть	Есть	Есть	Нет	Нет	Есть
заказчиков ---------- складской учет движения материа-лов	Есть   Нет Информа-ции	В самой программе   Нет	Есть   В разработке	Нет ===== Есть	Нет Нет	Выписка счетов в самой программе   В бухгалте-рии Инфософт
Амортиза-ция и пе­реоценка основных средств	Есть	Нет	Есть	Нет	Нет	Есть
Взаиморасчеты: С заказчи-ками С водите-лями По горю-чему	Есть   Нет информа-ции	Есть   Нет	Есть   Нет	Есть    Есть	Нет   Нет	Есть   Есть
Учет горючего	Есть	Есть	Есть	Есть	Есть	Есть
Учет масла	Нет	Нет	Нет	Нет	Есть	Нет
Учет износа ресурсов	Нет информа-ции	Нет	Есть	Любые ресурсы	Шины, Аккумуля-торы	Нет
Аренда автомоби-лей	Нет	Нет	Нет	Есть	Нет	Ест*
Учет спецтехники, в том числе стро ительных машин	Нет	Есть	В разработке	Есть	Есть	Есть
Генератор отчетов	Нет Информа-ции	Нет	Есть	Нет	Нет	Нет информации
Наличие демовер-сии	Демо-ролик	Демо-версия и Демо-ролик	Нет	Демо-версия и демо-ролик	Демо-версия	Нет
Примеча- ние	Настройка к 1C: Бухгалте­рии 7,5			Хорошо развита складская	Система сделана под кон-кретную организа-цию	Система тре­бует адаптации при установке

 

Кроме того, на основе формирования единой БД в рамках АСУ АТП специализированное ПО выполняет следующие функциональ­ные задачи:

• выписка счетов заказчикам за оказанные автоуслуги;

• расчет основной заработной платы, оплаты труда кондукто­ров, всех видов доплат и надбавок по путевому листу (за класс­ность, продажу билетов, ночные часы, сверхурочное время, разъез­дной характер работы, экспедирование, ненормированный рабо­чий день, уборку салона и др.);

•корректировка начислений заработной платы по алгоритмам пользователя;

•расчет доходов АТП (по договорным тарифам и прочим формам);

•учет реализации автоуслуг, формирование ведомости расче­тов с заказчиками, учет дебиторов и кредиторов, выписка бан­ковских документов и т.д.

ПО должно быть снабжено удобным сервисом и доступно лю­бому пользователю. При этом за счет обеспечения работы программы в ЛС появляются большие возможности;

•однократный ввод путевых листов и товарно-транспортных накладных обеспечивает экономию труда при получении опера­тивной информации об использовании автотранспорта;

•отказ от таксировки путевой и товарно-транспортной доку­ментации обеспечивает сокращение численности управленческого персонала.

Особый интерес вызывают системы автоматизации управления АТП, в состав которых входят электронные ключи-идентификато­ры(типа iButlon), имеющие высокую степень надежности, и счи­тывающие устройства для них. Ключи iButton внешне похожи на дисковую металлическую батарейку. Диаметр диска около 17 мм, толщина от 3 до 6 мм. Идентификация происходит при соприкосновении металлической поверхности ключа и считывающего устройства. Корпус рассчитан на 1 млн. касаний к считывающему ус­тройству.

При инсталляции ПО автоматизированного рабочего места дис­петчера происходит его привязка к считывающему устройству, об­ладающему уникальным кодом. Этот код соответствует серии путе­вок, выдаваемых в данной диспетчерской. Нумерация путевок про­изводится автоматически по времени их создания.

При получении путевки водитель прикасается ключом к кон­тактному устройству, и на экран монитора выводится диалоговое окно для заполнения полей его путевого листа. Вся имеющаяся в базе данных информация (о водителе и его автомобиле) автомати­чески вносится в соответствующие поля путевого листа. Диспетчер выдает путевой лист, затем информация о количестве выписанно­го топлива считывается в память ключа iButton, принадлежащего водителю (запись информации проводится одномоментным касанием ключа и считывающего устройства). На автозаправочной станции также устанавливается считывающее устройство для ключа iButton, информация из памяти ключа поступает на компьютер оператора АЗС, и в соответствии с ней оператор производит отпуск топлива (количество выдаваемого топлива может определятся и оператором).