Аутсорсинг в издательской деятельности

Одним из путей оптимизации бизнес-процессов в целях сокращения затрат и увеличения доходов является аутсорсинг.

 

Аутсорсинг (от англ. outsourcing) - передача организацией определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой организации, специализирующейся в соответствующей области. Аутсорсинг базируется на долгосрочных контрактах по обеспечению эффективной работоспособности отдельных управленческих систем.

 

Российские издательства отдают определенные бизнес-процессы на аутсорсинг с тем, чтобы в краткосрочной перспективе получить финансовые преимущества, возможность выпускать новые издательские продукты, а в долгосрочной перспективе - изменять границы своей деятельности.

 

Издательства пользуются аутсорсингом бухгалтерского и налогового учета, который предлагает услуги по восстановлению, ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговых платежей, составлению промежуточной и годовой отчетности, а также ведению дел с налоговыми органами. Использование услуг стороннего физического или юридического лица не противоречит нормам Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

 

Необходимо отметить, что издательство, решившее передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, должно обязательно зафиксировать это решение в приказе по учетной политике.

 

Для оказания услуг по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности заключается договор возмездного оказания услуг в соответствии с п. 2 ст. 779 ГК РФ. При этом в договоре необходимо четко прописать обязанности сторон, установить сроки выполнения обязательств и четко разграничить ответственность издательства и аутсорсинговой организации (аутсорсер) за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета.

 

Цена услуг аутсорсера зависит, как правило, от количества совершаемых организацией-заказчиком хозяйственных операций (либо количества первичных учетных документов), от используемой автоматизированной системы обработки документов.

 

Аутсорсинг бухгалтерского учета в издательской деятельности имеет ряд существенных преимуществ:

 

• концентрация управленческих усилий на основной (издательской) деятельности;

 

• снижение рисков неправильного отражения операций в бухгалтерском учете и искажения отчетности, соответственно снижается и вероятность неверного исчисления налоговых платежей;

 

• отсутствие необходимости организации рабочих мест, приобретения специального программного обеспечения, специальной литературы.

 

Грамотное составление договора на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета гарантирует издательству полную ответственность аутсорсера за возможные штрафные санкции со стороны контролирующих органов.

 

Но наряду с достоинствами бухгалтерский аутсорсинг имеет и недостатки:

 

• может оказаться, что выбранный издательством аутсорсер не отвечает всем требованиям высокопрофессионального поставщика услуг в связи с тем, что аутсорсеры могут привлекать специалистов низкой квалификации в целях установления невысокой цены на свои услуги;

 

• передача бухгалтерской документации сторонней организации может привести к потере конфиденциальности информации;

 

• для крупных издательств передача бухгалтерского учета на аутсорсинг нередко ведет к снижению оперативности в учете;

 

• существует возможность потери первичных учетных документов;

 

• отсутствует контроль над деятельностью организации или специалистов, которые предоставляют бухгалтерские услуги;

 

• аутсорсеры не всегда досконально разбираются в специфике работы издательства, что может привести к некорректному отражению информации в учете.

 

Другой функцией, которую издательства часто передают внешним исполнителям на аутсорсинг, является юридическое обслуживание. Издательство вместо того, чтобы набирать собственный штат юристов, заключает договор с аутсорсером и пользуется услугами профессиональных юристов на постоянной основе.

 

Юридический аутсорсинг включает такие услуги, как анализ существующих правовых схем взаимодействия издательской организации с ее контрагентами с точки зрения соответствия действующему законодательству, разработка проектов внутренней документации (регламентов, положений, инструкций и т. п.), консультации по любым вопросам корпоративного права, юридическое обслуживание трудовых взаимоотношений, юридическое сопровождение договоров (авторских, с контрагентами, обслуживающими организациями и т. д.) и издательских проектов, представление интересов издательств в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, согласование юридических действий с нормативными документами.

 

Аутсорсинг юридических услуг приносит издательству определенные выгоды, среди которых, в первую очередь, можно выделить оптимизацию затрат, так как услуги сторонней юридической организации обходятся дешевле, чем содержание штатных юристов, для которых кроме заработной платы, премий, выплат во внебюджетные фонды требуется организация рабочих мест, приобретение оргтехники и юридических справочно-информационных программ с необходимостью их постоянного обновления. Все эти расходы заменяются ежемесячной оплатой услуг юридической организации.

 

Еще одним преимуществом аутсорсинга юридических услуг является то, что аутсорсер имеет возможность привлекать разных юристов, каждый из которых специализируется в какой-либо отрасли права. Лишь крупным издательствам доступно содержание большого штата юристов.

 

Услуги по подбору персонала представляют собой один из видов аутсорсинговых услуг, так называемый кадровый аутсорсинг. Несмотря на то, что это довольно дорогой способ поиска кандидатов, работодатели часто обращаются в специализированную организацию по подбору кадров. Как правило, такое обращение к аутсорсеру вынужденное, так как самостоятельные попытки подбора персонала не всегда приводят к положительному результату или в издательстве нет специалиста по кадрам.

 

При кадровом аутсорсинге издательство должно заключить договор с кадровым агентством на оказание услуг по подбору кадров. На основании заключенного договора аутсорсер в соответствии с требованиями издательства, установленными в договоре, находит претендента, удовлетворяющего условиям договора, и предлагает его кандидатуру на рассмотрение издательства. Результатом выполнения договора является принятие претендента на работу в качестве сотрудника в издательство.

 

В договор на оказание услуг необходимо включить такие пункты, как уровень профессиональной подготовки соискателя на должность, образование, стаж работы по направлению. В приложении к договору, как правило, указываются дополнительные требования к претенденту, например, пол, возраст, стаж, знание иностранных языков и т. д.

 

Обязательный пункт договора - условия его исполнения. Для издательства данный пункт имеет особое значение, потому что именно от него зависит, в какой момент оно имеет право включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении, расходы по подбору персонала. Из практики следует, что договор считается исполненным, если работодатель принял на работу претендента и назначил срок его выхода на работу.

 

Однако издательство в договоре с кадровым агентством может указать и такой вариант исполнения договора: подтверждение профессионализма кандидата после прохождения испытательного срокаhttp://www.intercom-audit.ni/. В соответствии с Трудовым кодексом РФ за организациями закреплено право устанавливать испытательный срок для вновь принятых специалистов (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, один из пунктов договора может предусматривать обязанность кадрового агентства произвести бесплатную замену работника, не прошедшего испытательный срок.

 

Обычно услуги специализированных организаций по подбору кадров оплачиваются издательствами по конечному результату. Как правило, цена услуги определяется в виде процента от годового дохода нанятого работника. Кроме того, цена может определяться в зависимости от количества и сложности оказываемых услуг в процессе подбора персонала (подача объявления в специализированных изданиях; помощь в составлении и прием резюме; создание информационной базы, содержащей сведения о соискателях; проверка рекомендаций с прежнего места работы, проведение специальных тренингов, тестирования и пр.), от сложности и сроков исполнения заказа, от условий найма, от имиджа организации-заказчика и др.http://www.intercom-audit.ni/

 

Издательства часто отдают на аутсорсинг систему маркетинговых коммуникаций и связей с общественностью. Аутсорсинг маркетинга выгоден издательствам, которые заинтересованы в продвижении своих проектов на целевые рынки, но штатное расписание и бюджет которых не предполагает наличия полнофункционального отдела маркетинга.

 

Издательства не только являются потребителями аутсорсинговых услуг, но и сами становятся аутсорсерами. Таким образом, аутсорсинг выступает как средство трансформации деятельности издательств, что дает возможность расширить источники получения доходов.

 

В настоящее время издательства чаще всего берут на аутсорсинг следующие бизнес-процессы:

 

• создание фирменного стиля, логотипа, фирменного или товарного знака, подготовка руководства по фирменному стилю организации;

 

• разработка дизайн-проектов продукции (визитки, конверты, бланки, буклеты, брошюры, плакаты, календари, каталоги, листовки), дизайн-проектов корпоративной периодики (журналы, газеты);

 

• организация фото- и видеосъемки;

 

• создание интернет-магазинов и электронных каталогов продукции;

 

• организация форумов, электронных досок объявлений и новостных рассылок;

 

• создание интернет-версий печатных изданий.

 

В современных условиях аутсорсинг стал катализатором развития издательской деятельности, так как приводит к созданию издательских организаций нового типа - издательских бюро. В России примером издательского бюро может служить ООО «Медиаком», деятельность которого охватывает следующие направления: разработку концепций (паспорта издания) периодических корпоративных изданий; разработку и создание рекламной продукции; создание подарочных и юбилейных изданий.

 

2.2.Электронная информация и электронные издания в издательской деятельности

На современном этапе экономического развития издательская деятельность включает принципиально новые процессы, среди которых можно выделить создание и распространение электронной информации. Термин digital content (цифровое содержание) трактуется как электронная информация. Примерами ее в издательском деле являются электронные документы, издания, формуляры, бланки, билеты, графические и тоновые изображения, договоры и пр. Электронная информация создается, фиксируется и передается посредством материального носителя - магнитного, оптического, лазерного и др.

 

На базе электронной информации создается электронное издание. В соответствии с ГОСТ 7.60-2003 «Издания. Основные виды. Термины и определения» электронное издание - это издание, для использования которого необходимы средства вычислительной техникиГОСТ 7.60-2003. Издания. Основные виды. Термины и определения. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 ноября 2003 г. № 331-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.60-2003 введен в действие непосредственно в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июля 2004 г. П. 3.1.1.2..

 

В соответствии с ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» электронное издание - это электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведенияГОСТ 7.83-2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 15 января 2001 г. № 14-ст введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 2002 г. П. 3.2..

 

Для оптимизации процесса комплектования библиотечных фондов российскими электронными изданиями было создано ФГУП НТЦ «Информрегистр». «Информрегистр» функционирует на основании Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 77 «Об обязательном экземпляре документов», в котором установлен порядок предоставления различных видов электронных документов, их регистрации, хранения и включения в национальный библиотечно-информационный фонд.

 

Производители документов в целях последующего распределения электронных изданий между библиотечно-информационными организациями доставляют в Депозитарий электронных изданий ФГУП НТЦ «Информрегистр» пять обязательных экземпляров электронных изданий.

 

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 29 сентября 2009 г. № 675 «Об утверждении перечней библиотечно-информационных организаций, получающих обязательный федеральный экземпляр документов» был утвержден перечень библиотечно-информационных организаций, получающих из НТЦ «Информрегистр» обязательный федеральный экземпляр электронных изданий, в который вошли: Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека, Парламентская библиотека Российской Федерации, Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук. Библиографическое описание электронных изданий создается на основе ГОСТ 7.82-2001 «СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов». Классификация электронных изданий производится на основе Универсальной десятичной классификации (УДК) и Государственного рубрикатора научно-технической информации (ГРНТИ).

 

Одним из видов электронных изданий является электронная книга, т. е. версия книги в электронном (цифровом) виде.

 

Электронные книги обладают рядом преимуществ по сравнению с печатными изданиями:

 

• малый объем (возможность хранения на электронных, оптических и прочих носителях десятков и сотен тысяч книг);

 

• возможность быстрого и простого изменения гарнитуры и кегля шрифта;

 

• возможность прослушать текст книги;

 

• низкие затраты на распространение (в большинстве случаев оплачивается только объем информации, переданной по компьютерным сетям, или физический носитель);

 

• меньшие затраты времени на издание.

 

Наряду с достоинствами у электронных книг есть и недостатки, в частности отсутствие элементов оформления.

 

Единого стандартного формата для создания электронных книг не существует. Форматы можно классифицировать по различным основаниям. По функциональному назначению выделяются следующие форматы: текстовые, разметки гипертекста, автономные и специальные, т. е. предназначенные для применения в конкретных программах и аппаратах.

 

Текстовые форматы (RTF, DOC, ODF) весьма удобны для черновой работы над книгой, но не эффективны для представления конечного результата. К форматам разметки гипертекста относятся HTML и SML. Среди автономных форматов выделяются: PDF (в этом формате преимущественно распространяется техническая документация), ExeBook (формат разработан специально для книгоиздания, в нем реализован визуальный эффект «живой» книги, что дает пользователю возможность комфортного чтения) и DjVu (формат, разработанный специально для распространения сканированных документов - книг, прежде всего математических, журналов и пр.).

 

Группа специальных форматов создана для корректорской работы: iSilo (поддерживает множество шрифтов, корректно работает с графикой, позволяет вставлять в книги гиперссылки); FB2 (формат представления электронных версий книг, который призван обеспечить совместимость с любыми устройствами и форматами); TR (дает возможность индексации текста, может быть использован при составлении каталогов электронных книг).

 

Причиной роста спроса на электронные книги стали как естественные рыночные факторы, в том числе макроэкономические, и активность производителей, так и изменение структуры спроса, т. е. постепенный переход от потребления печатных книг к потреблению электронных книг.

 

Сетевое издательское дело

Внедрение стандартных систем обработки данных и дешевых, удобных в пользовании средств по созданию электронной информации, например Microsoft Word, придали новое значение издательским процессам. Издательские организации получили возможность передавать свою собственную информацию с использованием таких электронных средств, как e-mail и Web-сайты.

 

Новые технологии создания электронной информации, управления ее обработкой, распространением и обеспечения доступа к ней используются многими медиаорганизациями, передающими электронную информацию конечным пользователям. В настоящее время эти процессы в целом известны как сетевое издательское дело.

 

Сетевое издательское дело - это интегрированный процесс создания электронной информации с различными формами ее представления для конечных пользователей.

 

Сетевое издательство - это интегрированный комплекс процессов, программного обеспечения и техники, при помощи которого можно создавать электронные издания и предоставлять их конечному потребителю в удобной для него форме.

 

Под сетевым изданием понимается сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, зарегистрированный в качестве средства массовой информации; под продукцией СМИ - отдельный выпуск либо обновление сетевого издания, под распространением продукции СМИ - предоставление доступа к сетевому изданиюЗакон РФ от 27.12.1991 № 2124-1 (ред. от 11.07.2011) «О средствах массовой информации». Ст. 2..

 

Главной задачей сетевого издательства является оперативное генерирование, опубликование и обновление электронной информации.

 

Сетевая деятельность позволяет издательству:

 

• увеличить объемы передаваемой и публикуемой электронной информации;

 

• оптимизировать средства компоновки и объединения информации из различных источников;

 

• публиковать электронную информацию в любое время, в любом месте, на любом выводном устройстве;

 

• расширить возможности и скорость корректировки электронной информации для обеспечения ее актуальности и достоверности;

 

• снижать затраты на выпуск электронных изданий.

 

Дополнительные доходы издательство может получать от издания электронных книг, а также от продаж электронной информации по запросам пользователей. Сетевые издательства могут увеличить возврат своих рыночных инвестиций через более эффективное целевое распределение продукции на рынках и активное участие в корпоративных маркетинговых программах.

 

Эффективность сетевой издательской деятельности не определяется работой только одного отдельно взятого издательства. Создание сетевой структуры предполагает интегрированную систему, включающую издательства, технических провайдеров (поставщиков операционных и сервисных средств) и организации, стимулирующие интеллектуальную и финансовую поддержку сети. Такую кооперацию обеспечивает сетевая издательская система Ecosystem. Ecosystem включает профессиональные издательства, графические дизайнерские бюро, ведомственные издательства и потребителейhttp://www.ruprint.ru/.

 

Взаимодействие всех компонентов сетевой структуры и их усиление являются залогом увеличения количества сетевых издательств и роста прибыли от продаж электронной информации.

 

В сетевых издательствах редакционно-издательский процесс претерпевает существенные изменения. В первую очередь из-за нематериального существования интернет-изданий отпадает необходимость в действиях, связанных с полиграфическими работами, покупкой расходных материалов для полиграфического исполнения.

 

Публикация материалов в интернет-изданиях осуществляется не отдельными завершенными выпусками (номерами), а по мере их поступления и готовности. В большинстве случаев из этапов редакционно-издательского процесса в интернет-редакциях исключаются такие операции, как корректура и совершенствование авторского текста редактором.

 

Сетевой издательской деятельностью в РФ занимаются следующие издательства: ООО «АСТ», ООО «Эксмо», ООО «Олма-Пресс», ООО «Инфра-М» и др.

 

Рынок сетевых издательств в РФ сталкивается с рядом проблем в своем развитии. Первая проблема состоит в том, что для электронных изданий не разработаны нормативные документы, регламентирующие понятийный аппарат, не налажен сбор, статистический учет и хранение электронной продукции.

 

Вторая проблема - многообразие применяемых средств для доступа в Интернет, каждое из которых предъявляет особые требования к обработке данных и передаче информации. К этим средствам относятся мобильные телефоны, персональные средства поддержки данных (PDAs - personal data assistants) и абонентские пункты электронной почты e-mail. Многообразие технологических решений и отсутствие стандартов совместимости выводных средств от различных производителей создают трудности при выборе издателями необходимой техники.

 

Третьей проблемой является защита электронных изданий как на законодательном, так и на техническом уровне. Особенно остро стоит вопрос защиты авторских и смежных прав. Российские сетевые издательства ведут активную борьбу с интеллектуальным «пиратством». В 1997 г. была создана некоммерческая организация - Ассоциация по защите интеллектуальной собственности «Русский щит» (далее - Ассоциация), которая занимается противодействием нарушению авторских прав в сети Интернет и торговле электронными изданиями на различных носителях. В двадцати основных регионах России и ряде стран СНГ действуют филиалы Ассоциации. За период функционирования в Ассоциации накоплен опыт и разработаны методики, позволяющие снижать уровень интеллектуального «пиратства».

 

В рамках своей компетенции и от имени правообладателей-участников Ассоциация осуществляет следующие виды деятельности:

 

• взаимодействие с оперативно-розыскными и следственными органами, занимающимися правонарушениями в области авторского права;

 

• мониторинг правонарушений в сфере авторских прав;

 

• пресечение незаконного использования объектов авторского и смежных прав;

 

• расчет ущерба от противоправной деятельности в сфере авторского и смежных прав.

 

Основной проблемой продажи электронных изданий является то, что электронная книга не материальный объект в понимании потребителей, и поэтому покупатель не всегда готов платить за электронные издания.

 

Система распространения электронных изданий схожа с системой распространения печатных изданий. Распространением электронных изданий занимаются сетевые агрегаторы. Агрегатор - это информационный центр, в котором собраны электронные издания разных издательств. На российском рынке представлены зарубежные агрегаторы. Примером может служить «Эльзевир» («Elsevier»), крупнейшее в мире издательство научной, технической и медицинской литературы, которое представляет на рынке электронных книг в РФ более 10 500 изданий на платформе ScienceDirect и MDConsult.