Понятие расчетов с подотчетными лицами и их место в экономике организации

 

Предприятие может осуществлять расчеты с другими субъектами хозяйствования не только непосредственно с расчетного счета или через кассу, но и опосредованно - через своих сотрудников. Для этого суммы аванса выдаются работникам предприятия под отчет. В дальнейшем указанные сотрудники осуществляют целевое расходование выданных сумм, а оставшиеся неизрасходованными суммы возвращают назад в кассу предприятия. Наиболее распространена выдача денег под отчет сотрудникам на административно-хозяйственные нужды и на расходы, связанные со служебными командировками.

Служебной командировкой в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель [13, c.328].

Не будут признаваться служебными командировками поездки физических лиц, не связанных трудовыми отношениями с организацией, поскольку только работники предприятия могут быть направленными в командировку (т.е. поездки физических лиц, заключивших с предприятием договор подряда, не являются командировками, и суммы, выплачиваемые таким лицам, не считаются командировочными расходами).

Порядок направления работников в служебную командировку регулируется Трудовым кодексом Республики Беларусь, Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35 (в ред. постановления Министерства финансов Республики от 04.02.2013 № 4), а также Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 г. №115.

Документально командировка оформляется следующим образом:

издается приказ нанимателя о направлении сотрудника в командировку, в котором указываются пункт назначения, цель командировки, ее сроки и продолжительность (порядок направления в командировку руководителя юридического лица определяется собственником предприятия или органом, им уполномоченным);

оформляется командировочное удостоверение, где указываются номер соответствующего приказа, место и сроки пребывания сотрудника в командировке;

оформляется задание по командировке, где указываются цель командировки, план встреч и переговоров с партнерами и т.п. (задание составляется в обязательном порядке при зарубежных командировках, а при командировках по Республике Беларусь оно может составляться по усмотрению нанимателя в произвольной форме).

После возвращения из командировки работник в течение трех дней обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. По расходам, понесенным в иностранной валюте, авансовый отчет составляется в той валюте, в которой был выдан аванс, с последующим перерасчетом в белорусские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату приема отчета. К авансовому отчету прилагаются следующие документы в подлинниках:

командировочное удостоверение с оттисками печатей, которые служат подтверждением фактического времени пребывания работника в местах командировки (данное требование не является обязательным при командировках за пределы Республики Беларусь, так как возмещение расходов, связанных с командировкой работника за границу, производится на основании приказа нанимателя с указанием места и сроков пребывания работника в командировке, отметки в паспорте о пересечении границы и подтверждающих документов в оригинале о фактически произведенных за время командировки расходах);

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно (возмещению подлежат также расходы по предварительному бронированию проездных билетов и плата за пользование постельными принадлежностями в поездах);

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

отчет о проделанной работе в соответствии с заданием по командировке (в случае его составления).

На основании представленных документов бухгалтерия производит расчет сумм командировочных расходов, подлежащих возмещению. К командировочным расходам относятся расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения, расходы за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных расходов (суточные) и иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы. При этом одни расходы возмещаются в пределах норм, установленных Министерством финансов Республики Беларусь (суточные, расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов), а другие возмещаются в сумме фактически понесенных расходов (оформление заграничных паспортов и других выездных документов, уплата государственной пошлины, сборов иностранных представительств, комиссионных при обмене чеков в банке на иностранную валюту) [13, c.330].

Если сумма командировочных расходов, подлежащих возмещению, превышает сумму выданного сотруднику аванса, предприятие производит выплату недостающей суммы, а если наоборот - сотрудник возвращает сумму неизрасходованного аванса в кассу предприятия. Новые авансы выдаются подотчетному лицу только при условии полного расчета по ранее выданному авансу.

При заграничных командировках порядок возмещения расходов сотрудникам имеет некоторые особенности. В частности, часть расходов покрывается в иностранной валюте, а часть - в белорусских рублях: нормы суточных за проезд и пребывание на территории иностранных государств устанавливаются в иностранной валюте, а при проезде на территории республики суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам для оплаты командировок в пределах Республики Беларусь. При командировании работников в страны Содружества Независимых Государств, когда при пересечении границы отметка в паспорте не ставится, дата пересечения границы определяется по проездным билетам с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

Нормированию при загранкомандировках подлежат не только суточные, но и расходы по найму жилого помещения и расходы по проезду. Так, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно возмещаются по тарифу 2-го класса: по проезду воздушным транспортом - по тарифу экономичного класса, на судах - по тарифу туристического класса, железнодорожным транспортом - по тарифу купе [6, c.214].

Денежные авансы могут выдаваться сотрудникам и на административно-хозяйственные расходы. Размеры и сроки выдачи подотчетных сумм должны определяться руководителем предприятия и согласовываться с учреждением обслуживающего банка, но не должны быть больше законодательно установленных. На территории Республики Беларусь расчеты между юридическими лицами наличными денежными средствами возможны только с разрешения обслуживающего банка и ограничены в размерах - не более 50 базовых величин в месяц. Максимальные сроки, на которые могут выдаваться названные суммы, составляют:

не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения предприятия;

не более 10 рабочих дней - на расходы, осуществляемые вне места расположения предприятия;

до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размеры одной базовой величины.

В течение трех дней по истечении срока, на который авансы были выданы, подотчетные лица должны составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию вместе с оправдательными документами (кассовыми чеками и копиями товарных чеков к ним, квитанциями к приходным кассовым ордерам и др.). Передача подотчетных сумм одним работником другому запрещена.

При использовании подотчетным лицом пластиковой карточки (корпоративной или личной) отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов должен быть представлен не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки (исключая день прибытия) [6, c.215].

Для учета операций с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо этого счета может отражать либо задолженность предприятия перед подотчетными лицами, либо задолженность подотчетных лиц перед предприятием. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому сотруднику.