Автоматизація обліку фінансових результатів.

Зміни в господарському механізмі роблять актуальною проблему підвищення ефективності діяльності суб’єктів господарювання. Відповідно зростає роль контрольно-аналітичних функцій, що зумовлює застосування ЕОМ для обробки інформації.

Основними завданнями комплексу автоматизованого обліку фінансових результатів є забезпечення:

· обліку і аналізу витрат як по окремих статтях, так і в цілому по підприємству;

· правильності віднесення доходів і витрат до відповідних звітних періодів;

· обліку витрат і результатів діяльності по структурних підрозділах;

· формування та розподіл прибутку;

· накопичення даних для відображення їх у машинних регістрах синтетичного обліку, декларація по ПДВ і податку на прибуток, бухгалтерській звітності.

Інформація із зазначених завдань формується у різних масивах, які створюються за документами, що відображають переміщення товарно-матеріальних цінностей, засобів, коштів, розрахунків, тощо. Тобто інформаційно ці завдання пов’язані між собою, а також із завданнями інших комплексів системи автоматизації бухгалтерського обліку. Отже, автоматизація обліку фінансових результатів в значній мірі визначається методикою обліку, оперативністю та аналітичністю інформації на даних ділянках обліку. Підсистема обліку прибутку розглядається як самостійна кібернетична система, яка складається з трьох блоків:

· вхід (інформація про доходи і витрати);

· моделювання процесу формування і розподілу прибутку (трансформація доходів та витрат у фінансовий результат);

· вихід (звіт про фінансові результати, облікова інформація для внутрішнього використання).

Облік прибутку повинен бути побудований таким чином, щоб його показники можна було перетворити в показники звітності про фінансові результати. З цього приводу виникає об’єктивна необхідність у підвищенні оперативності бухгалтерського обліку, що на нинішньому етапі неможливо без автоматизації облікових робіт із застосуванням сучасних технічних засобів і технологій збору та опрацювання обліково-економічної інформації. Система автоматизованого бухгалтерського обліку (АБО) є однією з різновидів автоматизованої системи опрацювання інформації.

Сучасною автоматизованою системою бухгалтерського обліку і аналізу, котра забезпечить вищезгадані завдання, повинна бути система, до складу якої входять автоматизовані робочі місця бухгалтерів (АРМБ). Основна концепція побудови АРМБ заключається у децентралізованій обробці інформації безпосередньо на робочому місці облікового працівника з використанням персональних баз даних, баз знань та цілей, а також у формуванні локальних та глобальних мереж АРМ на базі ПЕОМ.

АРМБ – являє собою проблемно орієнтовану діалогову систему “користувач-комп’ютер”, програмні та технічні засоби якої забезпечують вирішення функціональних задач безпосередньо на робочому місці.

Бухгалтер зі свого АРМа викликає програму, здійснює ввід інформації з документа через клавіатуру. У цьому випадку виключається процес кодування інформації, що в документі, процес компонування і підбору документів у пачки, підрахунку контрольних сум, таксування, що збільшує продуктивність праці. Крім цього змінюються типові форми первинної документації. При вводі здійснюється контроль правильності та достовірності інформації. Звичайно, найбільша кількість помилок при паперовій (ручній) обробці даних виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до іншого, а теж при складанні звітності та різних довідок. Використання АБО дозволить повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки в умовах АСОЇ ведеться, як правило, один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилок при переносі даних між регістрами обліку дорівнює “нулю”. Функціонування АРМБ виключає необхідність виносу документів з бухгалтерії до інформаційно-обчислювального центру (ІОЦ), дозволяє контролювати процес обробки на будь-якій стадії, виключає непорозуміння між працівниками бухгалтерії та ІОЦ, щодо строків обробки інформації та її якості. Робота в умовах АРМБ підвищує оперативність та контрольні функції обліку, здійснює прямий вплив на вдосконалення методології бухгалтерського обліку. Слід зазначити, що однією із важливих експлуатаційних характеристик сучасних АРМБ є наявність системи програмно передбаченої допомоги бухгалтеру при обробці інформації на ЕОМ. Наявність АРМБ здійснює вплив на всю організацію бухгалтерського обліку на підприємстві: функціональний розподіл праці бухгалтерів замінюється функціонально-системним, щодо цілей контролю і управління об’єктами синтетичного і аналітичного обліку.

Але переведення обліку на автоматизоване ведення бухгалтера здійснюють ручний ввід залишків і оборотів з клавіатури. Інформаційне забезпечення охоплює теж сукупність нормативно-довідкових відомостей, які є у вигляді різних довідників. Їх кількість і склад залежить від програмного забезпечення, що використовується, виникає проблема спеціального кодування та єдиної номенклатури кодів, як основного елементу комплексної механізації і автоматизації обліку, яка б задовільняла потреби усіх ланок облікової роботи. Ці коди забезпечують проходження потоку інформації від первинних документів до машинограм, тобто облікових регістрів. Важливе значення надається розробці і правильному застосуванню кодів синтетичних рахунків і об’єктів їх аналітичного обліку. Як правило, коди синтетичних рахунків і об’єктів їх аналітичного обліку мають сім знаків. Перші два знаки коду відведені для позначення номеру синтетичного рахунку, згідно плану рахунків, третій знак означає субрахунок або іншу вищу групову ознаку аналітичного обліку і код аналітичного обліку першого порядку, четвертий і п’ятий знаки означають коди аналітичних ознак другого, а шостий і сьомий третього порядку, відповідно.

Розроблені коди вводяться з клавіатури для створення довідника, який може корегуватись і доповнюватись. При взаємодії комплексу з іншими завданнями можна використовувати довідники господарських операцій, структурних підрозділів, МВО, партнерів, аналітичних рахунків, бухгалтерських кореспонденцій. При кодуванні документів бухгалтер використовує роздруковані на принтері довідники. Функціонування АРМБ дозволяє здійснювати введення у ЕОМ даних з документів, не виконуючи їх кодування. Адже зручно використовувати діалоговий режим, де на дисплеї дуже швидко знаходиться необхідний код.

До складу системи автоматизованої обробки задач з обліку фінансових результатів входить база даних і мовні програмні засоби, які реалізують доступ до даних та управління ними, а теж програмне забезпечення для розв’язку даного комплексу задач і засобів спілкування користувачів з системою у вигляді відповідних мов діалогу.

Раціональна організація синтетичного і аналітичного обліку господарських операцій із застосуванням АРМБ забезпечує виявлення фінансового результату та контролю за його подальшим використанням. При АБО регістрами синтетичного і аналітичного обліку є машинограми.

В умовах АРМБ здійснюється інтеграція обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також програм та групування дебетових і кредитових оборотів на рахунку, згідно з принципом подвійного запису, проводиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку; вирішення задач обліку в двох режимах – регламентному і запитовому; вихідну інформацію отримують у вигляді друкованих регістрів і відеограм.

Формування і контроль даних первинного обліку та нормативно-довідкової інформації (НДІ) здійснюється у наступному порядку. На екран дисплею виводяться форми первинних документів, а з клавіатури здійснюється набір даних шляхом заповнення пустих вікон форми, одночасно з набором допустимість значень реквізитів та правильність їх представлення. Інформація, яка пройшла контроль записується на машинний носій в робочу базу даних. Помилкові дані відображаються на екрані дисплею для необхідної коректировки реквізитів. Коректування первинних документів та НДІ здійснюється шляхом фізичного знищення або вводу нових даних. Виправлені дані знову розміщуються в робочу базу даних. Типові форми первинних документів та НДІ створюються ПЕОМ за взірцями бланків первинних документів та комплектуються у бібліотеку. Одночасно формується база даних первинної інформації, в якій зберігаються бухгалтерські записи за звітний період. Кожен з них має наступну стандартну структуру: довідкові та групувальні показники (номер документу бухгалтерського запису, код операції, підприємства; основний рахунок, кореспондуючий рахунок, кількість і сума).

База даних складається із продубльованих подвоєних господарських операцій і має велику інформаційну ємність. Вона дозволяє в реальному режимі часу отримувати на рівні кореспондуючих рахунків необхідну для аналітичного обліку і звітності інформацію та показники.

Схематично автоматизацію обробки даних з обліку фінансових результатів можна зобразити на рис. 2.

Як видно з даної схеми, побудова технологічного процесу обробки інформації про фінансові результати має свої особливості. Інформація, яка формується на рахунках прибутків, доходів і збитків накопичується при вирішенні інших облікових завдань, тобто є похідною. Запис на цих рахунках можливий лише при завершенні записів на інших синтетичних рахунках і потребує додаткового розрахунку.

Як видно з даної схеми, побудова технологічного процесу обробки інформації про фінансові результати має свої особливості. Інформація, яка формується на рахунках прибутків, доходів і збитків накопичується при вирішенні інших облікових завдань, тобто є похідною.

Алгоритми, які реалізуються на даній ділянці, передбачають сумування по різних угрупованнях, обчислення оборотів та вихідного сальдо. Є і спеціальні алгоритми, за якими виконується розрахунок витрат обігу.

Рис. 2. Схема автоматизованої обробки даних обліку фінансових результатів.

Підприємства можуть використовувати різні пакети прикладних програм-тому форми вихідних повідомлень можуть відрізнятись.

Важливим елементом комп’ютеризованого середовища є програмне забезпечення, яке складається із системного і прикладного. Сьогодні ринок програмного забезпечення пропонує широкий вибір бухгалтерських систем різного ступеня складності, спрямованості, якості на ціни.

Для підприємств, які у своїй роботі застосовують журнально-ордерну форму обліку, найкраще застосовувати програму “1С:Бухгалтерія”. Ця програма є поширеною серед фірм та завоювала добру репутацію серед бухгалтерів різних рівнів, завдяки своїй гнучкості, тобто здатності змінювати стандартні зразки типовий операцій, документів і розрахунків, що входять в комплект, згідно з конкретною системою обліку (планом рахунків, системного аналітичного обліку, іншими особливостями обліку, щодо конкретних суб’єктів господарювання).

Версія програми “1С:Бухгалтерія-Проф”розроблена для операційної системи Windows 98 являється універсальним бухгалтерським інструментом і може бути настроєна самим бухгалтером на діючу на підприємстві форму обліку та її особливості. Проте комплект поставки вже включає в себе попередню настройку різних режимів з тим, щоб полегшити освоєння програми користувачами, недостатньо знайомими з роботою на комп’ютері. Стандартна настройка включає в себе базовий список рахунків, містить зразки типових документів і комплект звітності для ДПА. Всі форми первинних документів, типові операції, документи, розрахунки, звіти і звітні форми є зразками, тому їх можна легко змінити під особливості діяльності господарюючого суб’єкта.

Слід зауважити, що згідно Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” від 22.05.97 р. (з відповідними змінами та доповненнями) прибуток визначається за сумою скоригованого валового доходу звітного періоду, зменшеної на суму скоригованих валових витрат, безпосередньо пов’язаних з одержанням доходу, і суми амортизаційних відрахувань. Облік валових доходів і витрат може вестись на підприємстві, як у окремому журналі, так і системно, із застосуванням рахунків “Валові витрати” і “Валові доходи”.

Для полегшення податкового обліку можна обліковувати валові доходи і витрати у розрізі статей податкової декларації, що дуже легко зробити із застосуванням засобів автоматизації. Для цього необхідно створити систему кодування валових доходів і витрат. Коди будуть мати у своїй структурі 3-5 знаків. Наприклад: перші два- код рахунку, інші код рядка доходів чи витрат, і т.д. З допомогою такої системи кодування можна забезпечити автоматизоване складання і виведення декларації про прибуток підприємства, що за відсутності на сьогоднішній день належного обліку валових доходів і витрат, значно спростить та полегшить його ведення та складання форми декларації.

Отже, використання ПЕОМ не лише допомагає бухгалтеру, а й спрощує роботу економіста і інших працівників; зменшуються затрати часу на опрацювання облікової інформації і надаються можливості оперативного виведення бухгалтерської звітності про фінансові результати. Також застосування автоматизації обліку підвищує якість його ведення, якість бізнесу підприємства, дозволяє швидко реагувати й адаптуватись до змін у нормативно-правовій базі обліку, які є дуже частими на сьогоднішньому етапі.

Висновки

У ринкових умовах існує потреба в об’єктивній інформації про стан господарської діяльності підприємства, а особливо про результати його діяльності. Економічною категорією, яка узагальнює діяльність підприємства є його фінансові результати. Вони можуть виступати у вигляді прибутків (коли доходи перевищують витрати), або збитків (коли витрати є більшими ніж доходи) – як у нашому випадку.

У цій роботі ми дослідили облік фінансових результатів в умовах здійснення діяльності з надання послуг, на матеріалах ТзОВ “Кадет”.

Як бачимо, облік цього показника відіграє дуже важливе значення не лише в подальшій діяльності підприємства, а й у функціонуванні певних державних структур.

Для досягнення високих фінансових результатів і управління процесом їх формування важливе значення має організація бухгалтерського обліку. У процесі виконання курсової роботи вивчалися теоретичні засади економічної суті доходів, витрат, втрат і фінансових результатів. Економічна суть перелічених категорій є базою для організації обліку. Зміст і номенклатура статей доходів, витрат і втрат є підставою для аналітичного обліку фінансових результатів.

Бачимо, що у зв’язку зі змінами у структурі оподаткування прибутку підприємств, змінами у складі прибутків (доходів) та витрат (збитків), а саме обмеженням складу витрат, які безпосередньо відносяться на фінансові результати, - змінилися старі підходи до обліку цих показників і ставляться більш жорсткі вимоги, щодо їх визначення. Також по новому трактується об’єкт оподаткування. У ТзОВ “Кадет” номенклатура статей доходів і витрат відповідає нормативним актам.

Фінансовий результат підприємства формується з валового доходу, як різниці між виручкою від реалізації товарів та їх купівельною вартістю, а також результату від іншої операційної діяльності та позареалізаційних операцій.

Негативним явищем є те, що з швидким ростом забезпечення комп’ютерною технікою ринку нашої країни, її застосування в обліковому процесі тут дуже обмежене; хоча б це дозволило в якійсь мірі спростити роботу бухгалтерів та економістів, надало ширші можливості для аналізу ситуації. Також застосування обчислювальної техніки дозволило б досить легко вести системний „податковий облік” із застосуванням рахунків “Валові доходи” та “Валові витрати” і автоматизовано виводити декларацію про прибуток.

Список використаних джерел

1. Про оподаткування прибутку підприємств Закон України від 22.05.97р №283/97(із наступними змінами і доповненнями).

2. Про податок на додану вартість Закон України від 3.04.97р. (із наступними змінами і доповненнями)

3. Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV (із наступними змінами і доповненнями).

4. Порядок подання фінансової звітності Затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 р. №419

5. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 "Баланс" Затверджено наказом Міністерства фінансів України 31.03.99 р. №87. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21.06.99 р. за №396/3689

6. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 3 "Звіт про фінансові результати" Затверджено наказом Міністерства фінансів України 31.03.99 р. №87. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21.06.99 р. за №397/3690

7. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 15 "Дохід" Затверджено наказом Міністерства фінансів України 29.11.99 р. № 290. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 14.12.99 р. за №860/4153

8. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 "Витрати" Затверджено наказом Міністерства фінансів України 31.12.99 р. № 318. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 19.01.2000 р. за №27/4248

9. План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій Затверджено наказом Міністерства фінансів України 30.11.99 р. № 291. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21.12.99 р. за №892/4185 (із наступними змінами і доповненнями).

10. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій Затверджено наказом Міністерства фінансів України 30.11.99 р. № 292. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21.12.99 р. за №893/4186 (із наступними змінами і доповненнями).

11. Методичні рекомендації з формування собівартості перевезень (робіт, послуг) на транспорті Затверджено наказом Мінтранпорту України від 05.02.01 р. №65

12. Загородній А.Г., Усач Б.Ф., Хом’як Р.П. Бухгалтерський облік та аудит підприємницької діяльності. – Львів: Видавництво ДУ “Львівська політехніка”, 1995р. – 208с.

13. Завгородний В.П. Автоматизация бухгалтерского учет, контроля, анализа и аудита. – К.: “АСК”. – 1998р.

14. Пушкар М.С. Фінансовий облік Навч. Посібник – Т.: Карт-Бланш, 2002. - 628 с.

15. Н. В. Чабанова, Ю. А. Василенко Бухгалтерський фінансовий облік: Посібник. – К.: „Академія”, 2002. – 672 с.

 

[1] Бензин, дизельне пальне і мастила, що заливаються в баки автомобілів і запасні місткості, не слід списувати на витрати доти, доки витрати цих паливо-мастильних матеріалів (ПММ) не буде підтверджено відповідним пробігом автомобіля. Саме тому у даному прикладі я ввів такі рахунки: 20.310 – ПММ у цистернах і 20.320 – ПММ в автомобільних баках (на досліджуваному підприємстві такі рахунки не практикують).

[2] Загальновиробничі витрати не розподіляються, оскільки у такому виді діяльності, як автотранспортні перевезення немає таких об’єктів розподілу, як готова продукція і незавершене виробництво.