Правила создания делового текста

 

Составление текста делового письма базируется на грамотном использова­нии устойчивых словосочетаний и стандартных формулировок. Это можно на­звать особым видом искусства, даже если речь идет о наборе стандартных выражений и устойчивых оборотов, а не только об оригинальных посланиях. Собирая отдельные элементы, как частички мозаики, можно создать маленький шедевр или бессмысленное цветное пятно. И если кому-то покажется, что со­ставлять тексты деловых писем так же просто, как собирать цветы, то, следует заметить, Сперанский М.М. сам умел и очень ценил у других умение состав­лять деловые письма.

Композиция текста. Текст делового письма обычно состоит из трех частей. Первая часть - вве­дение, вторая часть – введение, вторая часть - основное содержание, третья часть - заключение. Введение обычно содержит информацию о реальных, имевших место фак­тах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса). Вторая часть называет желаемые, предполагаемые события. Высказываются идеи, мнение, пожелания. В третьей части подводятся итоги и тема закрывается.

Все предложения в письме носят характер просьбы либо сообщения. Рекомендуется четко их разделять, так как характер решений по каждому из них совершенно разный: просьбу нужно либо удовлетворить, либо отказать в ее удовлетворении, а сообщение просто принимают к сведению и учитывают в дальнейшем.

Официально-деловой стиль. Текст делового письма составляется в соответствии с требованиями офи­циально-делового стиля, который обладает специфическими чертами построе­ния словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения; - точность и ясность изложения; - лаконичность и краткость текста.

Специфика официально-делового стиля определяется назначением доку­мента. Однозначность понимания текста обеспечивается употреблением тер­минов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой по­священ документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, пред­лагаю, направляю и так далее) возможна в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо корректно начинать с обращения к адресату. Наиболее часто упот­ребляемыми формами обращения являются, следующие: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа!

Обращение «Уважаемые господа!» употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы, историзмы).

Особенностью официально-делового стиля является широкое употребле­ние устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. Их использование позволяет сократить время на составление текста при решении повторяющихся, стандартных вопросов и не требует особой трени­ровки ума. Это тоже искусство, но крайне популяризированное. Практически каждый может, воспользовавшись стандартными фразами и выражениями, со­ставить несложное служебное письмо.

При составлении писем необходимо придерживаться следующих рекомен­даций:

1. Текст должен легко проговариваться, быть воспринимаемым на слух.

2. Текст должен быть освобожден от сложных словесных оборотов и узкой терминологии.

3. В тексте должны быть указания на объект (по отношению к чему), субъект (кто), сроки (когда), действие (что должен/мог бы сделать) и ожидаемый результат (чтобы/чего добиться).

4. Проверяйте правильность построения формулировок и устойчивых оборотов.

5. В тексте не должно быть орфографических, грамматических и стилистических ошибок.

6. Текст должен быть «живым», то есть сформулирован вполне естествен­но, как будто вы разговариваете с коллегой по работе. В первую очередь важно донести до адресата, чего от него хотят и почему он должен вы­полнить вашу просьбу.

Что касается писем оригинальных, нетрадиционных, то здесь как раз и раскрывается настоящий талант ведения деловой переписки.

Если есть возможность, попросите вашего коллегу, речь которого вы счита­ете достаточно грамотной, проверить составленный вами текст. Даже если его замечания покажутся вам неуместными, постарайтесь рассмотреть их очень внимательно. Порой мы не замечаем очевидных промахов и грубых ошибок, а человеку постороннему это видно с первого взгляда. Мнение грамотного человека всегда ценится очень высоко, поэтому важно правильно принять замеча­ния и советы. В конце концов, вы можете вернуться к исходному варианту как наиболее правильному, но чуткое отношение к мнению коллеги станет гаранти­ей его благоприятного расположения и готовности помочь в других непростых ситуациях.

Составление деловых писем равно можно назвать наукой и искусством, так как специалист должен не только владеть определенными знаниями, но и обла­дать практическим опытом и профессиональным чутьем. Обязательный набор знаний и навыков включает в себя:

- знание реквизитов делового письма, правил их оформления;

- умение обращаться с программами подготовки текстовых документов;

- умение составлять электронные сообщения;

- знание правил составления текстов делового письма. Чтобы грамотно изложить суть вопроса и добиться его положительного решения, нужно уделять достаточно внимания как форме, так и содержанию письма. Владея сутью вопроса и умея четко излагать свои мысли, любой специалист сможет заниматься деловой перепиской грамотно и эффективно.