Организационно-правовые документы

Устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы учреждения утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части правовой Гражданского кодекса Российской Федерации. Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждения, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

· Наименование учреждения;

· Его вид;

· Местонахождение (почтовый адрес);

· Предмет и цель деятельности;

· Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

· Порядок распределения прибыли;

· Порядок образования учреждения, порядок управления и прекращения деятельности;

· Органы управления (внутренняя организационная структура).¹

Устав ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» составлен и оформлен на стандартных листах формата А4. Документ содержит титульный лист, на котором размещены наименование вида документа, гриф утверждения и другие заголовочные реквизиты.

Устав входит в состав УСОРД, поэтому на него распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Отметим, что размер полей в рассматриваемом Уставе меньше определенного ГОСТом - правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

Поскольку учредителями организации являются Министерство имущественных отношений Самарской области и Министерство здравоохранения и социального развития Самарской области, на титульном листе Устава размещены два грифа утверждения. В связи с тем, что эти организации имеют одинаковый статус, их грифы утверждения расположены на одном уровне, соответственно, в правом и левом верхних углах титульного листа.

Заметим, что Устав утвержден распорядительными документами: приказом министерства имущественных отношений Самарской области и приказом министерства здравоохранения и социального развития Самарской области.

Гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН, дальше идет наименование утверждающего документа в творительном падеже, есть дата приказа и его номер. В написании номера и даты утверждения в грифах этих учреждений отсутствует единообразие. В первом случае (министерство имущественных отношений Самарской области) дата оформлена не совсем верно, так здесь использовано своеобразное сочетание цифрового и словесно-цифровой способа оформления, когда месяц (январь) обозначен цифрой «01», год прописывается с буквой «г.» на конце. Гриф утверждения министерства здравоохранения и социального развития Самарской области оформлен правильно.

Другими элементами грифа являются подпись и расшифровка подписи, с инициалами перед фамилией. Утвердили устав министр имущественных отношений Самарской области А.А. Прокопьев и Министр здравоохранения и социального развития Самарской области Г.И. Гусарова.

Грифы утверждения заверены печатями. При этом оттиск печати полностью закрывает собственноручную подпись. На мой взгляд, это является ошибкой, поскольку тем самым затрудняется восприятие этого юридически значимого реквизита. Оттиск печати должен захватывать только часть наименования должности и собственноручной подписи.

Посередине титульного листа размещено наименование вида документа (заглавными буквами), затем указано полное наименование учреждения в винительном падеже. Наименование организации также написано заглавными буквами.

В нижней части листа приведен год создания документа; ошибка состоит в том, что не указано место составления и издания документа.

Текст документа составлен на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа оформлен в виде связанного текста.

Устав прошит, сброшюрован. В конце документа на оборотной его стороне указано количество страниц и экземпляров. Ниже текста расположена подпись. Ошибка в ее оформлении состоит в том, что отсутствует расшифровка собственноручной подписи. Подпись заверена печатью, которая почти полностью закрывает ее и тем самым затрудняет восприятие. Оттиск печати захватывает оборотную часть документа и листок, на котором написано количество экземпляров и число листов.

Нумерация страниц производится в верхнем правом углу.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально - трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя, который заключается между работником и работодателем в лице их представителей.

Порядок разработки и согласования коллективного договора регулируется статьями 36-44 ТК РФ.

Коллективный договор заключается, если одна из сторон (работники или работодатель) выступит с предложением о его заключении.

При недостижении согласия между работниками и работодателем по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров коллективный договор подписывается на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.

Работники должны быть под роспись ознакомлены с коллективным договором (для этого к коллективному договору может прилагаться лист ознакомления).⁴

Содержание и структура коллективного договора определяются его сторонами (ст. 41 ТК РФ). В коллективном договоре могут включаться обязательства работников и работодателя по следующим вопросам:

1. формы, системы и размеры оплаты труда;

2. выплата пособий, компенсации;

3. занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

4. рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

5. улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

6. другие вопросы, определенные сторонами.

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного самим коллективным договором (ст. 43 ТК РФ).

Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации.

В случае изменения названия организации, реорганизации в форме преобразования, а также расторжение трудового договора с руководителем организации коллективный договор сохраняет свое действие. При ликвидации организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока ликвидации.

Изменения и дополнения коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения.

Коллективный договор в течение семи дней со дня подписания направляется работодателем на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.³

Вступление коллективного договора, соглашения в силу не зависит от факта их уведомительной регистрации.

При осуществлении регистрации коллективного договора, соглашения соответствующих орган по труду выявляет условия, ухудшающие положения работников по сравнению с трудовым законодательством, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор, а также в соответствующую государственную инспекцию труда.

Коллективный договор в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» является правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения между работниками и работодателем, заключенным в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Самарской области.

Сторонами коллективного договора являются:

Работодатель - Государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», в лице директора Киреевой Натальи Александровны;

Работники - представленные Профсоюзным комитетом Государственного учреждения Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», в лице председателя профсоюзного комитета Федоровой Натальи Николаевны.

В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» утверждается директором проект коллективного договора, заключения коллективного договора, внесения изменений и дополнений в коллективный договор, контроль за выполнением условий коллективного договора (ПРИЛОЖЕНИЕ 1). В нем говорится, что в коллективных переговорах по подготовке, заключению или изменению коллективного договора участвуют представители работников (профсоюзный комитет) и работодателя (директор учреждения). Представители стороны, получив предложение о наличии коллективных переговоров, обязаны вступить в переговоры в течение семи календарных дней со дня получения указанного предложения. В учреждении создаются действующая комиссия по ведению коллективных переговоров.

При внесении изменений в коллективном договоре от Председателя Профкома Н.Н. Федоровой пишется служебная записка на имя директора «Центра» о разрешении создать комиссию для внесения изменений в коллективный договор (ПРИЛОЖЕНИЕ 2).

После переговоров, на котором присутствует секретарь профсоюзного комитета Н.В. Середа, коллектив работников в количестве 30 человек, Председатель комиссии, Председатель Профсоюзного комитета, составляется протокол заседания (ПРИЛОЖЕНИЕ 3).

На повестке дня рассматриваются вопросы, связанные с изменением коллективного договора в части оплаты труда работников ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». Выслушивают выступление директора учреждения о внесении изменений в коллективный договор в части оплаты труда работников, главного бухгалтера Е.И. Гринину об изменении положения по оплате труда работников, Председателя Профкома Н.Н. Федорову о предоставлении комиссии коллективного договора с приложениями. Затем члены комиссии, рассмотрев коллективный договор с приложениями, принимают решения единогласно подписать коллективный договор с внесенными в него изменениями.

Сам коллективный договор составляется на 3 года (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 1). Хранится в отделе кадров. Регистрируется в департаменте труда министерства здравоохранения и социального развития Самарской области.

Коллективный договор нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью. Ставится подпись директора.

Коллективный договор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформлен следующим образом:

Документ оформлен на бумаге белого цвета стандартного формата. Коллективный договор входит в состав УСОРД, поэтому на него распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Отметим, что размер полей в рассматриваемом Коллективном договоре меньше определенного ГОСТом - правое и верхнее на 5 мм, нижнее на 10 мм.

Наименование вида документа и другие заголовочные реквизиты оформлены на титульном листе. В левой его части расположены справочные данные: юридический адрес учреждения и номер телефона. Практически по центру листа расположен реквизит «наименование вида документа», ниже указан срок, в течение которого действует коллективный договор. Далее приведено полное наименование учреждения.

В нижней части листа на одном уровне располагаются слова «от работодателя:», дальше указывается должность, сокращенное наименование учреждения, подпись, расшифровка подписи, пропечатаны строки для указания даты; однако эти строки не заполнены, что снижает правовое значение документа. «От работодателя» договор подписал директор Н.А. Киреева. Подпись заверена гербовой печатью, оттиск которой накладывается на роспись, затрудняя восприятие этого важнейшего реквизита. Печать должна накладываться на наименование должности.

В правой стороне листа прописаны слова «От работников:». Представителем работников является председатель профсоюзного комитета Н.Н. Федорова. Здесь также указана должность, сокращенное наименование учреждения, подпись, расшифровка подписи, пропечатаны строки для размещения даты, которые, впрочем, не заполнены. Здесь также размещена печать, которая, ввиду неудачного расположения, закрывает роспись и затрудняет ее восприятие.

На титульном листе есть отметка, что данный документ зарегистрирован в Департаменте труда министерства здравоохранения и социального развития Самарской области, проставлена дата и регистрационный номер, есть роспись (без расшифровки); подпись заверена печатью. Заметим, что регистрация коллективного договора носит уведомительный характер и не влияет на статус документа, его юридическую силу.

Нумерация страниц производится в верхнем правом углу.

Коллективный договор имеет следующие разделы: 1. общие положения, 2. трудовые отношения, 3. рабочее время и время отдыха, 4. оплата труда, 5. охрана труда, 6. социальные льготы и гарантии, 7. гарантия деятельности профсоюзной организации, 8. заключительное положение.

Действие коллективного договора распространяется на всех работников независимо от должности, членства в профсоюзе, длительности трудовых отношений, характера выполняемых работ.¹

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами:

7. порядок приема и увольнения работников;

8. основные правила, обязанности и ответственность сторон трудового договора;

9. режим работы;

10.время отдыха;

11.применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;

12.иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Правила внутреннего распорядка должны быть утверждены в каждой организации.

Правила внутреннего трудового распорядка являются организационно-распорядительным документом, следовательно, к их оформлению распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003.³ Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка грозит руководителю организации штрафом от 500 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Правила согласовываются с выборным органом первичной профсоюзной организации предприятия, иным выборным органом работника и утверждается руководителем организации. Они, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Для ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка все работники должны быть с ними ознакомлены под роспись. Правила должны находиться в доступном от всех работником месте.

Содержание правил внутреннего трудового распорядка зависит от особенностей режима труда, установленного работодателем для различных работников (с ненормированным рабочим днем, со сменным режимом работы и пр.). Вот примерный перечень основных разделов, которые рекомендуется включать в правила внутреннего трудового распорядка:

13.общие положения - определяют цель утверждения правил, круг лиц, на которые они распространяются, случаи, в которых применяются;

14.основные права и обязанности работодателя - в соответствии с ТК РФ на работодателя возложена обязанность по организации труда работников (создание безопасных условий труда, обеспечение трудовой дисциплины, представление установленных законодательством прав и гарантий);

15.основные права и обязанности работников - конкретизируется права и обязанности работников, установленные ТК РФ, применительно к специфике конкретного работодателя;

16.порядок приема, перевода и увольнения работников - перечисляются документы, сопровождающие процедуры приема, перевода и увольнения работников, а также лица, наделенные специальными полномочиями для совершения указанных действий, иные особенности;

17.режим рабочего времени и времени отдыха - содержит информацию о времени начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительности рабочей недели, выходных днях, количество смен в сутки, времени обеденного перерыва, перечень должностей работников с ненормированным рабочем днем, основание и продолжительность дополнительных отпусков, место и сроки выплаты заработной платы;

18.поощрения за успехи в работе - перечисляются виды поощрений, применяемые к работникам у данного работодателя;

19.дисциплинарная ответственность - определяет порядок наложения дисциплинарных взысканий, предусмотренных трудовым законодательством, виды нарушений, которые у данного работодателя относятся к дисциплинарным проступкам разной тяжести.

Правила внутреннего трудового распорядка в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 4) являются приложением к коллективному договору. Они согласованы с Председателем профсоюзного Комитета работников Н.Н. Федоровой и утверждены директором учреждения Н. А, Киреевой, но без даты согласования и утверждения. Работники учреждения ознакомливаются с Правилами внутреннего трудового распорядка под роспись.

Правила внутреннего трудового распорядка ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформляется следующим образом:

Документ печатается на бумаге белого цвета.

Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.

Так как правила внутреннего трудового распорядка является приложением к коллективному договору, то в правом углу указывается следующие «ПРИЛОЖЕНИЕ 2», данное оформление является неверным, так как здесь отсутствует символ №, наименование распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Ниже в правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. В конце стоит двоеточие. Дальше указывается должность (она начинается со строчной буквы) и наименование учреждения, но наименование учреждения указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись и расшифровка подписи. Ниже отведено место для написания даты, но это место не заполнено. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, оттиск которой проставлен на подписи, это затрудняют прочтение как одного, так и другого юридически значимого реквизита. Левый угол предназначен для грифа согласования оформляется следующим образом: пишется прописными буквами «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие. Ниже указывается должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения правил внутреннего трудового распорядка.

Ниже указывается наименование вида документа. Первая буква прописная, далее идут строчные.

Правила содержат несколько разделов:

20.порядок приема, перевода и увольнения работников;

21.основные обязанности работников;

22.основные обязанности Администрации;

23.рабочее время и его использование;

24.поощрения за успехи в работе;

25.ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Первый раздел Правил регламентирован в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядка приема, перевода и увольнения работников. В этом разделе говорится о том, что работники реализуют свое право на труд на основании личного заявления и трудового договора с ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».¹

В четвертом разделе говорится о рабочем времени и его использовании. Здесь не указана работа в выходные и нерабочие праздничные дни, ничего несказанно о ненормированном рабочем времени. Привлечение работников к работе в выходные дни происходит без письменного соглашения работника. За это ему дается отгул.

Шестой пункт посвящен ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Нарушение трудовой дисциплины, то есть неисполнение или ненадлежащие исполнение по вине работника обязанностей, возложенных на него Правилами внутреннего трудового распорядка.²

За нарушение трудовой дисциплины администрация учреждения применяет следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение.³

До применения взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должны быть затребованы объяснения в письменной форме. В случае отказа работника дать объяснения составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

В коллективном договоре листы не пронумерованы. Главы сливаются с основным текстом, так как напечатаны одинаковым размером шрифта, не выровнены по центру. На мой взгляд можно было так же выделить полужирным начертанием наименования глав.

Текст Правил находится в отделе кадров.

Должностные инструкции - локальный организационно-правовой документ, определяющий основные функции, должностные обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции по определенной должности.

Должностная инструкция не является обязательным документом, однако должностные инструкции призваны помочь работникам лучше ориентироваться в своих должностных обязанностях и представляют работодателю право требовать от работника исполнения своих должностных обязанностей, должностные обязанности работника можно включить в условия трудового договора, однако при большой текучести кадров эта процедура может стать трудоемкой.

Не требуется составление должностной инструкции на каждого работника, а если работники занимают одинаковые должности, но выполняют разовую работу, должности необходимо переименовать либо составить именные должностные инструкции.

Разрабатывая должностные инструкции, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих в котором содержится перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Характеристики должностей содержат три раздела:

· «должностные обязанности» - приводится перечень функций, которые выполняются по данной должности;

· «должен знать» - указываются требования о наличии обязательных знаний и навыков, необходимых для выполнения трудовой функции;

· «требования к квалификации» - излагаются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, стажу работы.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

· «Общие положения» - включает наименование должности в соответствии со штатным расписанием, отнесение ее к определенной категории (специалист, технический исполнитель) и содержит основные сведения о ней»;

- название структурного подразделения;

- подчиненность работника;

- порядок назначения и освобождения от должности;

- порядок замещения должности в период отсутствия работника.

· «Задачи и функции» включает формулировку основного назначения должности и перечисляет действия, которые должен выполнять работник;

· «Обязанности» - устанавливает порядок исполнения работником своих должностных обязанностей;

· «Права» - определяет права, предоставляемые работнику для реализации возложенных на него обязанностей. И порядок осуществления этих прав;

· «Ответственность» - определяет ответственность работника за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных на него обязанностей;

· «Взаимоотношения» - фиксирует внутриорганизационные связи и контакты, возникающие при выполнении работником своих обязанностей.

Должностные инструкции в организации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 5) составлены не на всех социальных работников. Отсутствие этих документов для отдельных должностей является серьезным недостатком организации документирования и прямым нарушением норм трудового законодательства. Для ознакомления с должностной инструкцией составляется ведомость для социальных работников. При приеме на работу заведующий отделением знакомит нового работника с должностной инструкцией, после чего он расписывается в ведомости и ставится дата. В данной организации отдел кадров эту работу не выполняет. Отсутствие визы ознакомления - обязательного реквизита должностной инструкции - является серьезной ошибкой, снижающей правовое значение документа. В некоторых случаях это может стать причиной трудовых конфликтов и судебных споров.

Рассмотрим оформление этого вида документа на примере должностной инструкции специалиста ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».

Должностная инструкция специалиста по социальной работе ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформлена на стандартном листе бумаги формата А4.

Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.

В правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. Ошибкой является размещение двоеточия после этого слова. Это слово выровнено по правому краю листа. Далее указаны должность и наименование учреждения; заметим, что наименование организации указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись, под росписью - расшифровка подписи. Ниже проставляется дата. Она оформлена неверно, так как здесь предусмотрен словесно-цифровой способ оформления, т.е. вместо положенного «марта» пишется «03» и год прописывается с буквой «г.» на конце. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, которая проставлена на должности и затрагивает собственноручную подпись, не затрудняя, впрочем, ее восприятие.